Простые деловые письма

К простым деловым письмам относятся несложные по содержанию и небольшие по объему документы, рассылаемые в коммерческих целях. Обычно в них содержится просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения какой-либо информации или продукции. В них может отсутствовать заголовок к тексту, обращение, но широко используются стереотипные выражения.

Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, каталогов, прайс-листов, какой-либо другой информации. При этом употребляются определенные стандартные выражения, например:

Если документ направляется в организацию в ответ на ее письмо или имевшие место предварительные разговоры, в письме-просьбе может быть соответствующей! отсылка:

Приведем несколько образцов писем-просьб:

1. Обращаемся к Вам с убедительной просьбой выслать комплектующие и дополнительное оборудование к присланным Вашим заводом двигателям по договору от... № ...

2. К сожалению, нами не получены Ваши предложения по дальнейшему сотрудничеству, что затрудняет нашу подготовку к переговорам. Просим сообщить ориентировочный объем оборота между нашими предприятиями на ближайшие три года.

3. На основании нашего телефонного разговора 05.02.99 направляем наши предложения о поставках Вашему предприятию канцелярских товаров. Просьба в двухнедельный срок рассмотреть наши предложения и дать ответ.

4. В соответствии с договоренностью наших представителей создается группа по контролю над качеством взаимопоставляемой продукции. Не могли бы Вы в ближайшие дни сообщить, когда ожидать прибытия Вашего эксперта.

Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интересуй использует стандартные выражения. К последним относятся:

Письмо-сообщение может быть реакцией на полученное письмо, содержать согласие или отказ от чего-либо. В этом случае уместна будет ссылка на предшествующую переписку или имевший место телефонный разговор:

Если письмо заключает отказ в просьбе, то оно имеет три части: в первой повторяется просьба, на которую дается ответ; во второй части дается обоснование отказа; в третьей части приводится формулировка отказа. Например:

Мы получили Ваше письмо с просьбой о включении Вашей рукописи в тематический план нашего издательства.

По оценке рецензента, с которой редакция согласна, рукопись написана не в соответствии с заявленной темой и содержит большое количество фактических ошибок.

В таком виде рукопись не может быть принята к изданию. Мы возвращаем ее Вам вместе с рецензией и заключением редактора.

Приводим образцы других писем-сообщений:

1. Доводим до Вашего сведения, что последний срок оплаты предоставленных Вам фирмой услуг – 1 марта. По истечении этого срока мы будем вынуждены подать на Вас иск в судебные инстанции.

2. НапоминаемВам (извещаем Вас), что общее собрание членов кооператива состоится...

3. В продолжение нашей переписки высылаем каталоги выпускаемой нами продукции.

4. В ответ на Ваш факс от... сообщаем, что наша делегация выезжает для ознакомления с Вашим предприятием...

5. В дополнение к нашему телефонному разговору уведомляем, что согласны снизить тариф на автомобильные перевозки на 10%.

Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.). При этом используются некоторые стереотипные выражения:

– Приглашаем (Вас), имеем честь пригласить Вас на..., посетить..., принять участие в...

Мы будем (Вам) благодарны, признательны, обязаны, если Вы можете посетить..., принять участие в...

При официальном приглашении могут использоваться письма, отпечатанные офсетным (типографским) способом, а также трафареты. Трафарет– это вид формализованного текста, в котором заранее предусмотрена типовая ситуация, используются типовые языковые формы ее выражения и в то же время имеются пробелы, которые заполняются переменной информацией – конкретными данными (фамилия приглашаемого, дата и т.п.) на пишущей машинке или от руки. Например:

По .случаю XI Международного конгресса

исследователей Арктики и Антарктиды

Государственный герб

Правительство Российской Федерации

просит

пожаловать на прием в пятницу, 17 ноября 199_ года, с 20.00 до 22 час.

Кремлевский Дворец съездов

Приведем примеры приглашений, связанных с проведением деловых встреч:

1. Уважаемый

Ректорат Санкт-Петербургского государственного технического университета в связи со 100-летием основания приглашает Вас принять участие в торжественном собрании, посвященном этой дате.

Собрание состоится в актовом зале университета... 1999 г.

Вход по пригласительным билетам.

Ректорат СПбГТУ

Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение, оказанное гостеприимство и т.д.). Здесь употребляются определенные стандартные выражения, например:

Приведем образцы писем-благодарностей:

1. Мы признательны Вам за присланное приглашение принять участие в ярмарке. Наше представительство в Праге обязательно свяжется с Вами в ближайшее время относительно условий участия нашей фирмы в ярмарке.

2. Искренне благодарим Вас за ценную информацию относительно маркетинга наших товаров. Готовы оказать Вам аналогичную услугу.

3. Мы получили от Вас статью экспресс-почтой. Она успеет в очередной номер журнала. Благодарим за оперативность.

4. Благодарим Вашу фирму за оказанное нашей делегации гостеприимство. Культурная программа была великолепна. Ждем ответного визита.

5. Заранее благодарим за своевременную отгрузку станков. Поточная линия вступает в действие по согласованному графику.

Сопроводительное (препроводительное) письмо содержит сообщение о направлении кому-либо (адресату) каких-то материалов (контрактов), продукции, образцов товара, каталогов и т.д. и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению с дорожными документами.

При этом используется некоторые стандартные выражения:

– Направляем, посылаем, высылаем, препровождаем (Вам)...

– Мы рады направите, дослать, выслать, препроводить (Вам)...

– Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма № ... от ... и направляем, посылаем, высылаем, препровождаем (Вам)...

– Направляем, посылаем, высылаем, препровождаем (Вам)... в приложении..., с этим письмом..., отдельным пакетом..., заказной бандеролью..., экспресс-почтой..., отдельной почтовой посылкой...

– В связи с этим направляем Вам на утверждение (для сведения, на рассмотрение, на заключение, на подпись, для дальнейшей проработки)...

В сопроводительном письме могут быть отсылки на предшествующие контакты:

– В ответ на Ваш запрос (на Ваше письмо № ... от...)

– В соответствии с нашей договоренностью (телефонным разговором, выраженной Вами просьбой, с дополнительным протоколом на... год) направляем, высылаем, отсылаем, препровождаем (Вам)...

Далее приведем образцы сопроводительных писем.

1. К письму прилагаем два оригинала и две копии контракта от... №... на закупку сельскохозяйственных удобрений.

Просим Вас в трехдневный срок подписать контракт и вернуть нам один оригинал.

Приложение: упомянутое на... листах.

2. Нами была произведена экспертиза алкогольной продукции, изъятой в складском помещении фирмы «Салун», не имеющей лицензии на продажу данной продукции. К акту о изъятии товара высылаем результаты анализа алкоголя и свидетельские показания.

Письмо-подтверждение содержит подтверждение получения грузов, запрашивавшихся материалов (каталогов, прайс-листов, образцов изделий), в необходимых случаях – важной корреспонденции. В таких документах используются следующие ставдартные выражения:

– (С благодарностью) подтверждаем получение...

– Благодарим за письмо от... № ... (за факс, за присланные экземпляры рекламы)...

– Образцы товаров Вашего производства нами получены. Благодарим за оперативность и благожелательность.

При необходимости подтвердить действие каких-либо договоренностей, ранее отправленных документов употребляются такие стереотипные выражения:

– Мы подтверждаем действие...

– В подтверждение ранее принятых нами обязательств по договору от ... №...

Приведем образцы писем-подтверждений:

1. Подтверждаем получение Вашего письма от... №... Принимаем меры к выполнению заказа*

2. Мы подтверждаем итоги наших предварительных переговоров о поставке Вашему предприятию запланированного количества антрацита.

3. Подтверждаем действие дополнительного протокола от... №... к договору между нашими предприятиями от... № ...

4.В подтверждение наших переговоров с Вашим представителем отгружаем Вам до 1 июля первую партию новых машин.

5. Получили Ваш факс от 31 июля 199_ г. Готовим предложения к предстоящим переговорам.

6. С благодарностью принимаем Ваше предложение встретиться для обсуждения перспектив нашего сотрудничества.