Работа со статистическими данными с использованием MS Office Excel

Выделим основные правила работы со статистическими данными в MS Office Excel.

1. Выберите ячейку на листе. Введите нужные числа или текст и нажмите клавишу ВВОД или TAB. Чтобы начать ввод данных с новой строки в ячейке, задайте разрыв строки, нажав клавиши ALT+ВВОД.

По умолчанию нажатие клавиши ВВОД перемещает курсор на одну ячейку вниз, а нажатие клавиши TAB - на одну ячейку вправо. Нельзя изменить направление перемещения для клавиши TAB, но можно указать другое направление для клавиши ВВОД.

Если использовать клавишу TAB для ввода данных в нескольких ячейках строки, а затем нажать клавишу ВВОД в конце этой строки, курсор переместится к началу следующей строки.

2. В ячейке могут отобразиться знаки #####, если она содержит число, которое не помещается в столбце. Чтобы увидеть текст полностью, необходимо увеличить ширину столбца.

Выберите ячейку, для которой необходимо изменить ширину столбца. На вкладке Начальная страница в группе Ячейки выберите команду Формат(рис. 1.1.).

Рисунок 1.1. Формат ячейки

В меню Размер ячейки выполните одно из следующих действий. Чтобы весь текст поместился в ячейке, выберите команду Автоподбор ширины столбца. Чтобы увеличить ширину столбца, выберите команду Ширина колонки и введите нужное значение в поле Ширина колонки.

3. Используя перенос, можно отобразить внутри ячейки несколько строк текста. Выберите ячейку, в которой необходимо перенести текст. На вкладке Начальная страница в группе Выравнивание выберите команду Переносить по словам(рис. 1.2.).

Рисунок 1.2. Выравнивание в ячейке

4. В Microsoft Office Excel представление числа в ячейке отличается от сохраненного значения. В большинстве случаев, хотя число отображается округленным, оно округлено только на экране. В вычислениях используется точное значение, которое не отображается.

После ввода чисел в ячейку можно изменить формат их отображения. Выберите ячейку, в которой содержатся нужные числа. На вкладке Начальная страница в группе Число наведите указатель на пункт Общие, а затем выберите в списке нужный формат (рис. 1.3.).

Рисунок 1.3. Формат числа

Форматы чисел. Применяя различные форматы чисел, можно изменять внешний вид числа без изменения самого числа. Формат не влияет на фактическое значение в ячейке, которое Microsoft Office Excel использует при вычислениях. Это фактическое значение отображается в строке формул. Строка формул - панель в верхней части окна Microsoft Excel, которая используется для ввода или изменения значений или формул в ячейках или на диаграммах. На ней отображается константа или формула, содержащаяся в активной ячейке (рис. 1.4.).

Рисунок 1.4. Строка формул и связанная с ней ячейка

Ниже приведены общие сведения о числовых форматах, доступных на вкладке Главная в группе Число. Чтобы просмотреть все доступные форматы чисел, щелкните Кнопка вызова диалогового окна рядом с надписью Число(рис. 1.5.).

Рисунок 1.5. Меню «Число»

В таблице 1.1. представлены основные форматы чисел, используемые Microsoft Office Excel при вычислениях.

Таблица 1.1

Форматы чисел в MS Office Excel

5.Быстро заполнять ряды данных различных типов можно путем выделения нескольких ячеек и перетаскивания маркера заполнения. Маркер заполнения - небольшой черный квадрат в правом нижнем углу выделенного блока. При наведении на маркер заполнения указатель принимает вид черного креста.

После перетаскивания маркера заполнения отображается кнопка Параметры автозаполнения , с помощью которой можно выбрать параметры заполнения выделенного диапазона ячеек. Например, для заполнения только форматов ячеек необходимо выбрать вариант: Заполнить только форматы, а для заполнения только содержимого ячейки — вариант: Заполнить только значения.

С помощью маркера заполнения можно быстро заполнить диапазон ячеек последовательностью чисел, дат или элементов встроенных списков, таких как дни недели, месяцы или годы. Для этого:

1. Выделите первую из заполняемых ячеек.

2. Введите начальное значение для ряда значений.

3. Введите значение в следующей ячейке, чтобы задать образец заполнения.

Например, если требуется задать последовательность 1, 2, 3, 4, 5..., введите в первые две ячейки значения 1 и 2. Если необходима последовательность 2, 4, 6, 8..., введите 2 и 4. Если необходима последовательность 2, 2, 2, 2..., вторую ячейку можно оставить пустой.

При заполнении последовательности она продолжается, как показано в таблице 1.2. Элементы, разделенные запятыми, помещаются в отдельные смежные ячейки.

4. Выделите ячейку или ячейки, содержащие начальные значения.

5. Перетащите маркер заполнения по диапазону, который нужно заполнить.

Для заполнения в порядке возрастания перетащите маркер вниз или вправо. Для заполнения в порядке убывания перетащите маркер вверх или влево.

Таблица 1.2

Заполнение последовательности в MS Office Excel