Источник комплектования

Источниками комплектования государственных архивов, хра­нящих документы постоянно, являются организации и физиче­ские лица, в деятельности которых образуются подлежащие пе­редаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, докумен­ты которых передаются в госархивы. Совместно с собственни­ками Росархив определяет, какие документы негосударствен­ных организаций и физических лиц могут быть приняты на до­говорной основе на госхранение.

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников ком­плектования, составляемыми в архиве на основе критериев ис­точников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

ü учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;

ü учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются осо­бо ценными;

ü учреждения и организации, от которых осуществляется груп­повой выборочный прием документов, имеющих ценную или не­обычную информацию, в совокупности отражающую их дея­тельность;

ü учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источни­ков комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятель­ности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также уч­реждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ве­домственные архивы контролируются госархивом.

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контро­лем госархивов как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госар­хив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц — источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, яв­ляющихся источниками комплектовании кинофотофоно- и ви­деодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплек­тования до заключения с ними договоров о передаче ими сво­их документов в госархив.

При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении докумен­тов учреждения и организации передают в архив все свои ар­хивные документы.

При выборочном приеме в архив поступают все ценные доку­менты от отдельных организаций определенного вида (группо­вой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочный прием).

Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соот­ветствии с Положением об Архивном фонде Российской Феде­рации.

Передача документов из ведомственных в государственные ар­хивы происходит по согласованному между ними графику еже­годно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с дела­ми в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.