Характеристика информации АИС-БУ

Экономическая деятельность хозяйствующего субъекта связана с экономической информацией, которая сопровождает и отражает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг.

Экономическая информация может быть классифицирована по разным признакам:

1) По функциям управления она подразделяется на плановую, учетную, нормативно-справочную и аналитическую.

2) По отношению к информационной системе бухгалтерского учета информация подразделяется на входную и выходную.

А) Входная информация по источникам поступления разделяется на внутреннюю и внешнюю информацию экономического объекта.

Б) По отношению к процессам обработки входная информация разделяется на обрабатываемую и необрабытываемую, т.е. не используется и не обрабатывается, но содержится в поступающих документах.

Входящая обрабатываемая информация вместе с промежуточной информацией образует исходную для обработки информацию. Результатом обработки является производная информация. Из нее выделяют промежуточную информацию, которая участвует в дальнейшей обработке и подлежит хранению, например остатки на счетах в течение отчетного периода, и результатную информацию, которая рассматривается как окончательный итог обработки, например, данные отчетности. Как промежуточная, так и результатная информация отражаются в выходных документах – отчетах.

Результатная информация вместе с необрабатываемой информацией образует выходную информацию. По назначению она разделяется на внутреннюю информацию, которую использует бухгалтерия и другие функциональные службы предприятия для анализа, контроля, при выработке и принятии управленческих решений, и внешнюю информацию, предназначенную для внешних пользователей: банков, инвесторов, контрагентов, государственных органов управления и т.п.

3) По стабильности информация подразделяется на постоянную (условно-постоянную) и переменную информацию.

Учетная информация, как категория экономической информации, имеет сложную иерархическую структуру, которая представлена реквизитами, показателями и документами.

Реквизиты – элементарные информационные единицы, которые не поддаются дальнейшему логическому членению. Они отражают определенные свойства объекта, процесса, явления и имеют определенное смысловое значение.

Различают: реквизиты-основания, которые характеризуют количественную сторону объекта, процесса, явления и реквизиты-признаки, которые характеризуют качественные стороны описываемого объекта или процесса (время и место действия, фамилию исполнителя, наименование работы и т.д.). Например, количество поступившего материала – это реквизит-основание, а наименование материала, единица измерения, наименование поставщика – это реквизиты-признаки.

При обработке над реквизитами-основаниями выполняются арифметические операции, а над реквизитами-признаками – логические (группировка, сортировка и др.).
Отдельно взятые реквизиты-основания и реквизиты-признаки экономического смысла не имеют. Поэтому применяются они только в сочетании. Из них компонуются более сложные информационные конструкции – составные единицы информации (СЕИ).

“Показатель – составная единица информации, которая включает один реквизит-основание и один или несколько реквизитов-признаков.

Показатель, с одной стороны, является сложной СЕИ, которая характеризует количественную и качественную стороны объекта. С другой стороны, это минимальная СЕИ, которая обладает информативностью и поэтому способна образовать документ. Например, любой однострочный документ включает один показатель. Но документы могут содержать и несколько показателей. Любой документ должен содержать также указание лица, ответственного за содержащуюся в нем информацию.

Информация может быть оценена как на качественном, так и количественном уровнях по специально разработанным методикам. Такая оценка имеет важное значение при организации хранения информации и технологии ее обработки.

1.3 Понятие информационного процесса бухгалтерского учета ‘’y

Совокупность процедур по сбору, регистрации, передаче, хранению, обработке и представлению пользователям экономической информации образует информационный процесс бухгалтерского учета.

В информационном процессе АИС-БУ выделяются три этапа. На первом этапе реализуются сбор данных, их регистрация, передача на обработку, хранение, накопление и подготовка к обработке. Этот этап называется "документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной информационной базы". Второй этап предполагает обработку учетных данных, их систематизацию и обобщение в течение отчетного периода, формирование аналитических и синтетических учетных регистров, а также составление оперативных отчетов, позволяющих бухгалтеру осуществлять контроль имущества предприятия и правильность отражения в учете производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия. Этот этап получил название "обобщение учетных данных и формирование учетных регистров". Здесь выполняются процедуры поиска, сортировки и группировки данных, их вычислительной обработки, отображения, тиражирования. На третьем этапе также выполняются процедуры обработки учетных данных. Они связаны с завершением месяца и отчетного периода, формированием регламентированной бухгалтерской отчетности, позволяющей составить представление о финансовом и имущественном положении предприятия на определенную дату и о финансовых результатах за отчетный период. Кроме того, на этом этапе составляется налоговая, статистическая отчетность и отчетность во внебюджетные фонды. Этот этап носит название "завершение отчетного периода и формирование бухгалтерской и другой внешней отчетности".

Технологический процесс (ТС) – совокупность взаимоувязанных этапов, процедур, операций, действий по преобразованию учетной информации от момента ее возникновения и регистрации до предоставления результатной информации пользователю.

Остановимся кратко на особенностях выполнения процедур преобразования информации.

1. Сбор и регистрация данных. Сущность данной процедуры заключается в определении и регистрации на носителях количественных и качественных характеристик определенного объекта наблюдения.

Сбор информации связан с измерением, подсчетом, взвешиванием материальных объектов, замером временных характеристик и т.д.

Сбор информации сопровождается ее регистрацией. Регистрация – это фиксация информации на материальном носителе: документе, машинном носителе.

2. Ввод информации в компьютер. В процессе ввода выполняются контроль и бухгалтерская обработка документа, в результате которой формируются бухгалтерские записи. Они вводятся и хранятся в информационной базе учета.

3. Хранение и накопление информации связано с потребностью получения данных за определенный интервал времени, многократного использования их при обобщении в разных разрезах.

С хранением информации связана такая процедура, как поиск данных, т.е. процедура выборки нужных данных по запросу пользователем.

4. Обработка экономической информации предполагает выполнение логических и арифметических операций над исходными данными в целях получения результатной информации.

В процессе обработки информации формируются результатные показатели, которые отражаются в текущих отчетах и регламентированной отчетности.

Процесс обработки информации сопровождается контролем выполняемых операций и корректировкой данных.

На разных этапах преобразования информации применяются свои специфические средства и методы, способы выполнения информационных процедур. Установленная последовательность процедур преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации определяют информационную технологию.

Информационная технология (ИТ)– совокупность взаимосвязанных процедур по преобразованию информации с использованием системы методов и способов выполнения этих процедур в определенной технической и программной среде.

Таким образом, информационную технологию предметной области характеризуют две составляющие:

• технологический процесс, определяющий последовательность этапов, процедур, операций, действий по преобразованию информации;
• совокупность методов и способов, используемых при выполнении процедур преобразования информации.

Применительно к АИС-БУ для современных информационных технологий характерны следующие черты:

• реализация информационных технологий решения задач учета, как в среде автономного использования компьютеров, так и в среде компьютерных сетей;
• активное участие бухгалтера, учетного работника как конечных пользователей в информационном процессе непосредственно на рабочих местах, оснащенных компьютерами;
• интерактивный режим работы, позволяющий вмешиваться в процесс обработки информации, меняя при необходимости данные и ход решения задач;
• дружественный пользовательский интерфейс, использующий меню, подсказки, возврат к предыдущим действиям и т.д.;
• интегрированность разных программных комплексов программ при реализации функций бухгалтерского учета: программ бухгалтерского учета, табличных процессоров, текстовых редакторов и др.;
• ведение единой информационной базы и организация доступа к ней широкого круга пользователей в рамках отведенных им полномочий;
• автоматизация формирования первичных документов и бухгалтерских записей;
• перенастройка форм и способов представления информации в процессе решения задач;
  интерактивный режим работы с выходными документами;
• возможность коллективной работы над документами в среде компьютерных сетей;
• адаптированность унифицированных систем к конкретным условиям их применения.

Различают обеспечивающие и функциональные информационные технологии.

Обеспечивающие информационные технологии – это технологии, которые могут использоваться как инструментарий в любой предметной области, в том числе в бухгалтерском учете, при решении разнообразных задач.

Функциональные информационные технологии – реализуют технологию решения задач в конкретной предметной области путем использования комбинации нескольких различных обеспечивающих технологий.