РАБОТА С ЗАЯВЛЕНИЯМИ, ОБРАЩЕНИЯМИ И ПРЕДЛОЖЕНИЯМИ ЧЛЕНОВ ПРОФСОЮЗА

Порядок работы с обращениями членов Профсоюза, сроки рассмотрения предложений, заявлений и жалоб в организациях Профсоюза устанавливаются регламентами выборных профсоюзных органов, утверждаемыми на пленарных заседаниях соответствующих выборных коллегиальных руководящих профсоюзных органов.

Выборные органы первичных, местных, межрегиональных и региональных организаций Профсоюза осуществляют работу с обращениями членов Профсоюза и профсоюзных организаций в соответствии с Инструкциями по делопроизводству, утверждаемыми исполнительными профсоюзными органами (президиумами) организаций Профсоюза.

Заявления (письма) членов Профсоюза рассматриваются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки – в срок не более 15 дней со дня поступления. Письма (заявления), не относящиеся к полномочиям комитета (совета) организации Профсоюза, направляются по принадлежности не позднее чем в пятидневный срок.

В отдельных случаях, когда для разрешения заявления или жалобы члена Профсоюза необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, сроки разрешения таких жалоб могут быть в порядке исключения продлены председателем профсоюзной организации, но не более чем на 30 дней, с сообщением об этом члену Профсоюза, подавшему заявление или жалобу в организацию Профсоюза.

Предложения, заявления и жалобы, на которые дается промежуточный ответ, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после выне­сения решения и принятия исчерпывающих мер по их разрешению.

Анонимные обращения (без подписи и указания фамилии, имени и почтового адреса) обращения, не поддающиеся прочтению, а также дубликатные (второй и последующие тексты одного обращения, направленного в различные инстанции или повторяющие текст предыдущего обращения, на который был дан ответ) не рассматриваются. На дубликатные обращения (заявления) могут направляться уведомления о ранее данных ответах или их копии.

В случае, если поставленные в обращении члена Профсоюза вопросы не входят в компетенцию данной профсоюзной организации, такие обращения в 5-дневный срок направляются по принадлежности с последующим информированием об этом заявителя.

Запрещается направлять письмо тому профсоюзному должностному лицу, на действие которого подана жалоба.

Обращения членов Профсоюза считаются рассмотренными, если на них даны письменные ответы.

Поступившее Интернет-обращение члена Профсоюза распечатывается, и дальнейшая работа с ним ведётся как с письменным обращением.

Основанием для отказа в рассмотрении Интернет-обращения, помимо оснований, предусмотренных для письменных обращений, также может являться:

· указание автором недействительных сведений о себе или адреса для ответа;

· поступление дубликата уже принятого электронного сообщения;

· некорректность содержания электронного сообщения;

· невозможность рассмотрения обращения без необходимых документов.

Предложения членов Профсоюза, высказанные на заседаниях профсоюзного комитета, профсоюзных собраниях и принятые этими органами к рассмотрению, фиксируются в соответствующих протоколах и по ним организуется работа.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается председателем профсоюзной организации (например, работа с жалобами). Контрольная картотека фиксируется на бумагоносителе (журнале) или в электронном виде, в которой ведется своя нумерация.

Документ считается исполненным в том случае, если решены поставленные в нем вопросы или автору дан ответ по существу. (Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным). В контрольной картотеке производится запись: «Снято с контроля» и указывается дата.

Выборные органы организаций Профсоюза обеспечивают учёт и анализ вопросов, содержащихся в обращениях членов Профсоюза, регулярно заслушивают на своих заседаниях итоги работы с обращениями и представляют необходимую информацию контрольно-ревизионным комиссиям.

ВОПРОСЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Сроки хранения документов определяются при утверждении номенклатуры дел комитетом (советом), президиумом профсоюзной организации с учетом требований архивных служб. Документыс длительным и постоянным сроком хранения подлежат сдаче в архив.

В случае передачи документов в государственный, муниципальный, вузовский архив и заключения с ним соответствующего договора или соглашения, профсоюзная организация становится источником комплектования информационных ресурсов государства.

При подготовке дел к сдаче в архив учитываются все требования Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также правовых актов по архивному делу и документационному обеспечению управления Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов РФ.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архивы, как правило, не подлежат, они хранятся в профсоюзных организациях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Для подготовки документов к сдаче в архив и к уничтожению проводится в установленном порядке экспертиза ценности документов. В архивы дела передаются на основании договора (соглашения) на постоянное, долговременное (свыше 10 лет) хранение и по личному составу.

Дела к уничтожению включаются в акт, если срок их хранения истек к 1 января того года, в котором составляется акт. Акт составляется экспертной комиссией и утверждается председателем профсоюзной организации.

Например: законченные в 2011 году дела со сроком хранения 5 лет, могут включаться в акт не ранее 1 января 2016 года.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения председателя организации Профсоюза с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Выдача (вынос) профсоюзных дел сторонним организациям производится с разрешения председателя организации Профсоюза. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

При ликвидации организации Профсоюза ее документы передаются по акту в выборный профсоюзный орган вышестоящей территориальной организации Профсоюза или в профсоюзную организацию, являющуюся правопреемником.

Экспертиза ценности и сдача документов в архив.В профсоюзных организациях, обладающих правами юридического лица, на все дела, отобранные на архивное хранение (10 лет и более) составляются приемо-сдаточные описи по установленной форме.

Дела временного срока хранения (до 10 лет) учитываются по номенклатуре дел до включения их в акт на уничтожение.

Акт на документы, подлежащие уничтожению, утверждается исполнительным выборным органом организации Профсоюза.

В случае смены бухгалтера производится прием-передача дел с участием председателя (представителя) контрольно-ревизионной комиссии соответствующей профсоюзной организации, что подтверждается соответствующим актом. При смене казначея или бухгалтера организации Профсоюза передаче подлежат только те дела, которые входят в номенклатуру дел под названием «Бухгалтерия профсоюзной организации».

Экспертиза ценности документов в профсоюзной организации проводится и в случаях, когда документы не сдаются на хранение в архивы: при составлении номенклатуры дел и выявлении избыточных папок с текущими материалами, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к тем или иным направлениям, при подготовке дел или отдельных документов текущего или постоянного хранения к последующему уничтожению.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

Контроль за ведением делопроизводства в организации Профсоюза осуществляет контрольно-ревизионная комиссия.