Тендерная документация

Каждому этапу тендера соответствует определенный набор документации. Так, письмо-приглашение к участию в тендереимеет целью уведомление PR-агентств о тендере и включает краткую информацию о клиенте и проекте, предлагаемом для выполнения. Здесь же оговариваются сроки

подачи заявки на участие в тендере. Знакомство клиента с консультантом может происходить как на основе изучения информации о нем, так и в ходе очной презентации.

Агентствам — участникам «шот-листа» направляется приглашение к подаче предложений(ППП) — комплект документов, включающий:

—информацию для агентств;

—техническое предложение — стандартные формы;

—финансовое предложение — стандартные формы;

—техническое задание;

—стандартные формы контрактов.

Следует добавить, что в рамках ППП каждому агентству предъявляется список агентств, которые также получили ППП идентичного содержания.

Среди документов в пункте «Информация для агентств»— подробное описание процедуры взаимодействия заказчика с агентством на протяжении всех этапов тендера, включая подачу, получение, вскрытие и оценку предложений, составление договора, а также рекомендации и требования заказчика по составлению технического и финансового предложений.

Оговариваются дополнительные вопросы, например:

—язык(и), на котором(ых) должны быть представлены предложения;

—примерное число человеко-дней для выполнения задания;

—необходимые требования к опыту предлагаемых ключевых сотрудников;

—валюта, в которой могут производиться расчеты и осуществляться платежи по контрактам;

—сроки представления предложений;

—дата, время и адрес вскрытия финансовых предложений;

—адрес клиента.

Раздел «Техническое предложение (ТП) — стандартные формы»включает следующие подразделы:

— форма подачи ТП;

—рекомендации агентства (сведения о предыдущих проектах и отзывы заказчиков об их исполнении);

—методологический подход и рабочий план для выполнения задания;

—состав рабочей группы и задача каждого члена группы;

—резюме предлагаемых профессиональных сотрудников;

—график работы персонала агентства;

—график мероприятий проекта;

—список привлеченных консультантов с их краткими характеристиками;

—комментарии и предложения консультантов по техническому заданию (замечания, касающиеся данных, услуг и средств, предоставляемых заказчиком).

Резюме персоналаагентства, занятого в проекте, содержит, как правило, следующие пункты:

—предлагаемая должность;

—наименование организации;

—Ф.И.О. сотрудника;

—профессия;

—год, число и месяц рождения;

—стаж работы в агентстве;

—гражданство;

—членство в общественных организациях;

—порученные задания;

—основная квалификация;

—образование;

—опыт работы с указанием в обратном порядке должностей и предыдущих мест работы;

—знание языков;

—подтверждение достоверности информации, изложенной в резюме, со стороны уполномоченного представителя.

Раздел «Финансовое предложение (ФП) — стандартные формы»включает следующие подразделы:

—форма представления ФП;

—общая сумма расходов по заданию;

—оплата труда (помесячное вознаграждение сотрудников при выполнении работ);

—возмещаемые командировочные расходы (транспорт, гостиница, суточные);

—затраты на организацию мероприятий;

— прочие расходы (например, телекоммуникации, полиграфия).Финансовое предложение сопровождается письмом, где указываются

стоимость такого предложения, наименование услуг, за которые выплачиваются комиссионные и премиальные суммы, а также координаты и должность контактного лица.

Важным является раздел «Техническое задание»(ТЗ). Здесь содержится обоснование необходимости участия в данном проекте PR-агентств и указываются цели задания, услуги, которые должны быть оказаны PR-агентством в рамках ТЗ, а также подробно расписывается этапность работ, необходимых для реализации данных услуг. В ТЗ разъясняются желаемые результаты работ, сроки и график их выполнения, формулируются критерии оценки предложений, описываются процедуры мониторинга и оценки результатов работы.

ТЗ начинается с исходной информации, призванной ввести будущего исполнителя в курс PR-кампании. Так, в ТЗ по организации и проведе-

нию информационной кампании для населения по вопросам выплаты пособий для детей показано, каким образом Правительство РФ приступило к совершенствованию государственной социальной политики, и в частности к реформированию системы выплаты пособий на ребенка.

...Выплаты данных пособий производятся в соответствии с российским законодательством из средств бюджетов субъектов Федерации и учитываются при взаиморасчетах федерального бюджета и бюджетов субъектов Федерации. Но в условиях повсеместного дефицита бюджетных средств всех уровней возникла проблема задержки выплаты пособий на местах. Субъекты Федерации испытывают хроническую нехватку средств для выполнения обязательств государства перед населением, причем дефицит средств и рост задолженности приобретают характер перманентной прогрессии. В этих критических условиях в качестве вынужденной меры многие регионы пошли на неординарный шаг - погашение задолженности путем взаимозачетов по оплате коммунальных услуг, путевок в детские санатории и пансионаты, выдачи продуктов и иных товаров в счет суммы задолженности. Этот шаг снизил, а в некоторых регионах остановил рост задолженностей, но тем не менее остроту проблемы не снял.

Тогда исходя из ограниченности бюджетных средств, а также учитывая, что наиболее нуждающиеся семьи оказались без одного из немногих стабильных источников доходов, законодатели приняли решение о введении учета среднедушевого дохода семьи в качестве критерия для предоставления пособия на ребенка. Теперь по законодательству пособия предоставляются семьям, среднедушевой доход которых не превышает 200 процентов величины прожиточного минимума.

Для успешной реализации намеченных государством мероприятий в социальной сфере требуется создание эффективной системы информирования общественности о происходящих переменах. Цель - достижение взаимопонимания и снижение сопротивления, связанного с недоверием к реформам...

В ТЗ определяются итоги предварительной работы экспертов заказчика, указываются «узкие места» в текущей информационной и разъяснительной деятельности среди населения и СМИ по требующему PR-поддержки вопросу, рассматриваются также возможные положительные тенденции в информировании, которые нуждаются в закреплении при реализации проекта.

Например, в ТЗ тендера на информационное обеспечение реформы выплаты детских пособий основные итоги предварительной работы определялись так:

...Предварительный этап работы над проектом позволил сделать несколько принципиальных выводов, существенных для дальнейшей деятельности.

В частности, выяснились следующие обстоятельства, которые необходимо учесть:

- недостаточная информированность большинства журналистов центральных газет относительно приоритетных направлений социальной политики, чему способствует в числе прочего отсутствие жесткой специализации сотрудников большинства изданий (теле- и радиопрограмм), корреспонденты которых, пишу-

щие и вещающие на социальные темы, работают в отделах оперативных новостей. В поле их внимания находятся десятки и сотни самых разнообразных сюжетов, и они не сосредоточиваются, как правило, на одной или двух темах;

- недостаточная информированность журналистов относительно существующей в стране ситуации с выплатой детских пособий, в том числе слабая информированность о последних решениях правительства в этой области;

- существование стойких стереотипов в общественном сознании в отношении социальной политики правительства (например, утверждение, что «правительство ищет любые возможности сэкономить на нуждах населения»);

- приверженность некоторых журналистов расхожим стереотипам, отсутствие глубокого понимания стратегии социальной политики;

- разная степень заинтересованности различных СМИ в адекватной оценке ситуации. Так, некоторые издания, предпочитающие сенсационность глубокому анализу, фокусируют внимание аудитории на «катастрофическом положении дел», указывают не на пути решения проблемы задолженности по пособиям, а на низкий уровень пособия как такового. В то же время издания, ориентированные на серьезный анализ, не только дают более подробную и взвешенную информацию на тему, но и показывают направления государственной политики в данной области;

- необходимость особого внимания вопросам просвещения журналистского сообщества, для чего недостаточно одних лишь информационных мероприятий типа брифингов и пресс-конференций - необходима работа с редакторами газет, руководством телекомпаний и радиопрограмм, с журналистским активом регионов;

- необходимость рассмотрения позитивного опыта решения проблемы в форме не только цифр и объемов выплат, но и живых сюжетов, показывающих, как конкретным людям в том или ином регионе в результате нового подхода была оказана помощь, для чего требуется выявить и подготовить информационные материалы о таких примерах...

Далее определяются цели и задачи кампании с указанием на то, что их результативность должна подтверждаться социально-психологическими исследованиями и мониторингом СМ И.

Вот основные цели и задачи кампании по реформе выплаты детских пособий:

...Главной целью проведения информационной кампании является информирование населения Российской Федерации о новом порядке начисления детских пособий, о существующем положении дел в этой области, о шагах правительства по реформированию этой системы и новых подходах к решению вопроса своевременной выплаты пособий и ликвидации задолженности, о перспективах адресного подхода к решению проблемы.

Целью кампании является также формирование позитивного имиджа социальной политики правительства, включая новые подходы к начислению и выплатам пособий на ребенка.

Информационная кампания должна стимулировать граждан России к активному участию в обсуждении проблем государственной поддержки семьи.

Организация информационной кампании должна строиться с опорой как на инициирование общественной дискуссии, так и на активизацию работы с региональными СМИ с широким привлечением существующих информационных сетей.

Особое внимание следует уделить разъяснению ряда непопулярных мер, объективно связанных с переходом на систему адресной помощи, а также вопросу преодоления негативных стереотипов, существующих на сегодняшний день в общественном мнении относительно новых социальных инициатив правительства. Важно информировать общественность о практических результатах, достигаемых в регионах России, об успехах нового подхода к назначению пособий на детей (информация о конкретных сюжетах, о тех областях, где удалось ликвидировать задолженность, и т.д.)...

Помимо общих формулировок ТЗ предполагает проведение конкретных акций и создание определенных информационных продуктов, например:

... - необходимо силами специалистов, работающих в команде исполнителя, создавать модельные материалы для распространения по информационным сетям. В Москве, например, могут быть подготовлены интервью первых лиц министерства, в регионах - конкретные репортажи с мест, которые должны распространяться параллельно;

- необходимо создать небольшой буклет о приоритетах социальной политики правительства в помощь журналистам, пишущим и вещающим на социальные темы;

- целесообразно издать большим тиражом краткие листовки и информационные брошюры, разъясняющие новые подходы, для распространения среди широких слоев населения...

Далее формулируются особенности взаимодействия будущего исполнителя с заказчиком и требования к отчетности. Предусматривается график представления промежуточных, поэтапных и итогового отчетов о проведенной деятельности.

В качестве отчетных материалов по результатам работы могут выступать следующие:

—публикации печатных СМИ, видео- и аудиозаписи теле- и радиопрограмм, материалы интернет-сайтов;

—информационные материалы, предназначенные для распространения на мероприятиях для СМИ (пресс-релизы, бэкграундеры, заявления и пр.);

—результаты изучения общественного мнения;

—адресные и иные базы данных;

—реклама, в том числе ее эскизы и фотографии наружной рекламы;

— образцы издательской продукции (брошюры, листовки, буклеты, плакаты) и т.п.

Оценка предложений

Получив подготовленный агентством пакет документов, заказчик приступает к оценке проектов по критериям, изложенным в приглашении к подаче предложений.

Комиссия, назначенная заказчиком, проводит оценку предложений на основе их соответствия техническому заданию с использованием фиксированных критериев, субкритериев и балльной системы. Предусматривается необходимое минимальное количество технических баллов, и если техническое предложение его не набирает, то оно отклоняется. Заказчик извещает об этом участника конкурса и возвращает его финансовое предложение нераспечатанным.

Следует заметить, что заказчика интересуют прежде всего креативность подходов к заданию и наличие у агентства ресурсов на реальное исполнение проекта. Заказчик ориентируется прежде всего на идею, предлагаемую агентством. Когда идея нравится, то детальная программа ее исполнения вырабатывается уже на этапе составления, согласования и заключения контракта.

Приведем пример типичной системы оценки тендерных предложений, соответствующей международным методикам.

Баллы, проставляемые согласно критериям проведения оценки:

БаллыОпыт работы консультанта в области данного задания10

Субкритерии

Опыт проведения широкомасштабных PR-кампаний социальной направленности

Опыт подготовки просветительско-пропагандистских материалов и их распространения среди широкой аудитории (буклеты, видеоклипы и т.д.), производства социальной рекламы и журналистских материалов для распространения по информационным сетям Опыт участия в международных проектах, сходных с данным (в том числе проведение пресс-конференций, поддержание контактов с правительственными и неправительственными организациями с целью вовлечения их в информационную кампанию)

Соответствие предлагаемого плана работ и методологии техническому заданию40

Субкритерии

Методологический подход к выполнению задания и его соответствие ТЗ

Рабочий план и его соответствие заданию

Предложенный подход к формированию команды, ее соответствие заданию