Порядок ведення особових справ

Особові справи заводяться на керівників підприємства, їх заступників, начальників структурних підрозділів, служб, відділів, секцій, спеціалістів, які ведуть самостійні види роботи, а також на матеріально відповідальних працівників.

Особова справа - це добір різних документів, що характеризують біографічні, ділові і особисті якості працівника. Вона необхідна для вивчення, добору і використання персоналу на підприємстві.

Особові справи систематизуються в алфавітному порядку або за структурними підрозділами у відповідності із затвердженим штатним розкладом. Окремо зберігають особові справи матеріально відповідальних осіб.

Кожній особовій справі присвоюється порядковий номер, який відповідає номеру у штатно-посадовій книзі.

Особову справу працівника комплектують з таких документів:

· опис документів;

· доповнення до особового листка з обліку кадрів;

· особовий листок з обліку кадрів;

· автобіографія;

· копії документів про освіту;

· заява про приймання на роботу;

· копії документів про призначення на посаду;

· атестаційні листи;

· копії наказів про заохочення і покарання.

Опис документів складається працівником служби персоналу під час первинного оформлення документів особової справи, а подальші записи заносять після одержання відповідних документів.

Форма опису особової справи дає можливість працівнику служби персоналу враховувати тимчасове вилучення з неї документів.

Особовий листок з обліку кадрів є одним із основних документів у особовій справі. Він відображає автобіографічні дані про працівника, його трудову діяльність, сімейний стан, наявність урядових нагород, перебування за кордоном. Правильність заповнення особового листка обліку кадрів обов'язково звіряє інспектор з персоналу з дійсним документом працівника: паспортом, трудовою книжкою, дипломом (посвідченням), військовим білетом. При цьому дати та інші показники документів звіряються з тими, що вказані в особовому листку з обліку кадрів.

Інші облікові документи щодо особового складу

До інших облікових документів щодо особового складу відноситься штатно-посадова книга, яка є основним робочим документом служби персоналу, який показує стан укомплектування апарату підприємства і його підрозділів працівниками усіх категорій персоналу. Цю книгу складають на основі штатного розкладу підприємства за визначеною формою з такими графами:

· номер за порядком;

· найменування підрозділів і посад;

· посадовий оклад;

· категорія персоналу;

· прізвище, ім' я та по батькові;

· рік народження;

· освіта;

· спеціальність за освітою;

· дата і номер наказу про призначення на посаду.

Книга слугує для визначення якісного складу працівників у певний період року (кварталу). Для цього треба порівняти штатний розклад (потребу) і штатно-посадовою книгою (фактична укомплектованість).

Штатно-посадова книга дає можливість службі персоналу оперативно дати відповідь про укомплектованість якісним і кількісним складом персоналу будь-якого підрозділу підприємства.

Для оперативного пошуку даних і одержання різних довідок про працівників, які працюють, переведені в інші підрозділи, вибули, про загальний і безперервний стаж роботи служба персоналу веде алфавітну книгу.

У алфавітній книзі зазначається:

· номер з/п;

· прізвище, ім' я та по батькові;

· номер особової справи, особової картки;

· місце роботи, номер наказу про призначення і переміщення;

· стаж роботи (безперервний, загальний);

· дата і номер наказу про звільнення;

Для визначення частоти змінності кадрів на тій чи іншій посаді і для вивчення причин плинності на посаді ведуть посадову картку.

Облікові документи, зокрема особова картка форми П-2 або П-2ДС та особова справа, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати або в інших випадках. Ігнорування вимог щодо оформлення, ведення та зберігання зазначених облікових документів — неприпустиме.
Про загальні вимоги до ведення особових справ на підприємстві, про те, в якій послідовності готуються документи, що включаються в особові справи, та багато іншого ви дізнаєтеся зі статті. Наведено приклади заповнення таких документів.

Особова справа працівника — це комплект документів, які містять в собі біографічні дані працівника, відомості щодо його освіти, роботи до прийняття на підприємство, в установу, організацію, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень, а також інші документи, зокрема накази, характеристики тощо.

Загальні вимоги

Особова справа комплектується з таких документів і в такій послідовності:

· опис документів;

· доповнення до особового листка з обліку кадрів;

· особовий листок з обліку кадрів;

· автобіографія;

· копії документів про освіту;

· копія документа про затвердження на посаді (у випадках, передбачених чинним законодавством);

· заява про прийняття на роботу (контракт);

· виписка з рішення конкурсної комісії;

· наказ (розпорядження) про прийняття (призначення) працівника на роботу (на посаду).

Застереження. Облікові документи, зокрема особова картка форми П-2 (П-2ДС) та особова справа, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати, в інших випадках. Нормативними актами встановлено строк зберігання облікових документів — «75р – В». Ігнорувати вимоги щодо оформлення, ведення та зберігання зазначених облікових документів є недопустимим.

У разі якщо особові картки і особові справи при прийнятті працівників на роботу не були оформлені, їх слід оформити, керуючись рекомендаціями, викладеними у цій статті та статті «Облік персоналу».

У подальшому, в хронологічній послідовності, до особової справи додаються: накази (розпорядження) про зміни анкетних даних; копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування; характеристики; атестаційні листки та ін.

Не рекомендується включати до особової справи накази про переведення на іншу роботу, заохочення, дисциплінарні стягнення (зазначені відомості записуються до розділу «Доповнення до особового листка з обліку кадрів»).

До особової справи не додають: накази (розпорядження) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації, стажування тощо.

Кожній особовій справі надається порядковий номер, що відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. Особові справи можуть бути систематизовані в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису.

Особові справи зберігаються так само, як і секретні документи, і видаються для службового користування лише посадовим особам, коло яких визначається керівником підприємства, під розписку у спеціальному журналі або контрольній картці.

Не дозволяється виносити особову справу з приміщення кадрової служби та затримувати її повернення понад добу. У разі використання особової справи категорично забороняється робити будь-які виправлення записів у ній або вносити до неї нові, вилучати з особової справи документи.

Заповнення документів, які включаються до особової справи

Опис документів

«Опис документів» (додаток 1) заповнюється при первинному оформленні особової справи. Наступні записи до нього вносяться в разі залучення до особової справи додаткових документів.

Додаток 1

Кожен документ, який включається до особової справи, в «Описі документів» записується окремо, при цьому його назва має відповідати назві, присвоєній цьому документу при його складанні. У графі «Найменування документів», крім власне найменування, проставляється номер і дата, а також дата внесення до особової справи.

Графи «Кількість аркушів», «Дата вилучення документів», «Ким вилучено документ та з якої причини» заповнюються відповідно до їх найменування.

Доповнення до особового листка з обліку кадрів

Записи в «Доповнення до особового листка з обліку кадрів» (додаток 2) робляться вперше при оформленні особової справи, згодом — при наступних змінах в облікових даних працівника (після заповнення особового листка з обліку кадрів) на підставі відповідних наказів (розпоряджень) та документів, наданих працівником.

Додаток 2

Особовий листок з обліку кадрів

«Особовий листок з обліку кадрів» (додаток 3) заповнюється особисто працівником чорнилами або кульковою ручкою, розбірливо, без підчисток та виправлень.

Додаток 3

Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів, а також дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів обов’язково звіряються із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку тощо.

Послідовність заповнення особового листка з обліку кадрів:

· у рядку 1 зазначається прізвище, ім’я, по батькові (у називному відмінку): Овчаренко Ігор Вікторович;

· у рядку 2 заповнюється: «чол.» чи «жін.»;

· у рядку 3 вказується рік, число (арабськими), місяць (літерами) народження: 1949, 26 травня;

· у рядку 4 записується повна назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку) відповідно до записів у паспорті:селище Рогань Харківського району Харківської області;

· у рядку 5 зазначається освіта (на підставі документів):

o вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади третього або четвертого рівня акредитації: інститут, консерваторія, академія, університет);

o неповна вища, базова вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади першого або другого рівня акредитації: технікум, коледж, інші прирівняні до них навчальні заклади);

o середня (для осіб, які отримали атестат зрілості);

o початкова (для осіб, які закінчили 3–4-й класи).

Форма заповнюється лише особами, які мають вищу, неповну вищу, базову вищу освіту. При цьому найменування навчального закладу та його місце розташування, найменування факультету чи відділення, спеціальності записується відповідно до запису в документі про освіту: Київський інженерно-будівельний інститут; промислове та цивільне будівництво, 1965; промислове та цивільне будівництво, диплом А № 373465;

· у рядку 6 вказується мова (в орудному відмінку) та рівень володіння нею: російською, українською — вільно, німецькою — читаю зі словником;

· у рядку 7 вказується вчений ступінь (кандидат наук, доктор наук), із розшифруванням галузі науки, та вчене звання (професор, доцент) або робиться запис «нема»;

· у рядку 8 перелічуються назви опублікованих праць, зареєстрованих в установленому порядку винаходів із зазначенням року опублікування праць та зареєстрованих винаходів. Якщо таких нема, робиться запис: «не маю»;

· у рядок 9 вносяться такі відомості (за записами у трудовій книжці):

o місяць і рік (арабськими цифрами): 01.1981–03.1993;

o посада (робота) (у називному відмінку), повне найменування підприємства, установи, організації (у родовому відмінку): Оглядач з економічних питань редакції журналу «Перспектива».

У графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується повна назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), така, яку він мав у зазначений час: м. Вишневе Київської області.

Військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини: командир роти військової частини № 2118.

У графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується населений пункт, район, область або військовий округ (флот): м. Хмельницький, військовий округ;

· у рядку 10 вказуються країни з назвами, які вони мали на час перебування в них працівника.

У графі «Мета перебування» слід робити запис: туристична поїздка, службове відрядження тощо: 05.1995–06.1995 — Польща — поїздка у складі офіційної делегації фірми;

· у рядку 11 записується дата нагородження, назва державної нагороди: 05.06.1998 — почесне звання «заслужений економіст України»;

· у рядку 12 запис повинен відповідати запису у військовому квитку: військовозобов’язаний, капітан, технічний, війська ППО;

· у рядку 13 вказується: одружений (не одружений), заміжня (не заміжня), розлучена (-ий), а також прізвища, імена, по батькові, дата народження членів сім’ї, які проживають разом з працівником: дружина — Овчаренко Світлана Олегівна, 01.04.1964 р.; дочка — Овчаренко Ольга Ігорівна, 03.07.1998 р.;

· у рядку 14 вказується поштовий індекс, назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), вулиці, номер будинку, квартири, домашнього телефону: 04205, м. Київ-205, пр-т Оболонський, 90, кв. 78, тел. 412-1727.

Потім записується серія та номер паспорта, назва органу, що його видав, дата видачі: СН № 563132, Мінське РУ ГУ МВС України в м. Києві, 27.11.1996 р.

Особовий листок підписується працівником і зазначається дата його заповнення.

ЛЕКЦІЯ 3.

3. Складання зведених наказів по особовому складу.

У великих установах накази з особового складу нерідко видаються як зведені документи, що стосуються кількох посадових осіб (див. додаток 27). Такого виду накази готуються кадровою службою установи в міру накопичення представлень, що надходять від структурних підрозділів.

У зведених, складних за структурою наказах, як правило, дотримуються певної послідовності розгляду питань. Спочатку йдеться про прийняття на роботу (призначення), переведення (переміщення) на інші посади, потім звільнення.

У кожній групі питань прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку.

При підготовці зведених наказів, що мають кілька пунктів і стосуються кількох посадових осіб, слід дотримуватися такого правила: в одному документі не повинні міститися пункти з інформацією з різними строками її зберігання. Так, неприпустимо включати в один наказ пункт про прийняття на роботу одного співробітника і про надання відпустки іншому, оскільки інформація в цих пунктах має різні строки зберігання (відповідно 75 і 5 років).

Уніфіковані форми наказів з особового складу

До уніфікованих міжвідомчих форм первинної облікової документації з обліку кадрів належать такі накази (розпорядження): про прийняття на роботу (типова форма № П-1), про надання відпустки (типова форма № П-3), про припинення трудового договору (контракту) (типова форма № П-4) [28]. Зазначені уніфіковані форми (див. додатки 17, 18, 19) формалізовані не тільки за формою, але й за змістом, що дозволяє скоротити кількість документів, що складаються, запобігти дублюванню даних, вирішувати питання їх механізованого чи автоматизованого опрацювання й організувати централізоване друкування трафаретних форм бланків.

Уніфіковані форми наказів з особового складу використовуються на виробничих підприємствах з великим документообігом кадрової документації, як правило, при прийнятті, звільненні, наданні відпусток працівникам.

Кадрова служба заповнює на кожного працівника необхідну форму наказу (розпорядження) з особового складу у двох примірниках. Перший примірник зберігається у кадровій службі, другий - передається до бухгалтерії.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ - правовий акт, що видається керівниками різних рівнів. Розрізняють три основні види розпоряджень.

1. Розпорядження, що видаються одноосібно керівниками органів державної влади та органів місцевого самоврядування відповідно до компетенції, визначеної законодавством. Такі розпорядження містять підзаконні офіційні рішення, прийняті з дотриманням установленої процедури, і мають юридичні наслідки. Розпорядження є обов'язковими для виконання всіма органами управління, суб'єктами господарювання незалежно від організаційно-правової форми, а також громадськими об'єднаннями, посадовими особами і громадянами, які проживають на даній території. Розпорядження, що зачіпають інтереси громадян, оприлюднюються в офіційних виданнях в установленому порядку і набувають чинності з моменту їх опублікування.

2. Розпорядження, які видає керівник колегіального органу для єдиноначального вирішення певних питань.

Ці два види розпоряджень належать до категорії основних розпорядчих документів відповідних установ, колегіальних органів або посадових осіб.

3. Розпорядження, що видаються керівниками установ з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів цієї установи або органу вищого рівня, а також з виробничих, господарських і адміністративних питань. Як правило, такі розпорядження мають обмежений термін дії і стосуються вузького кола посадових осіб.

Розпорядження цього виду виконують в управлінській діяльності допоміжну роль.

Порядок складання й оформлення розпоряджень загалом є аналогічним порядку оформлення наказів (див. додаток 28). Розбіжності виявляються в такому: розпорядча частина починається словами "пропоную" або "зобов'язую", які, так само, як і в наказах, друкуються окремим рядком, без відступу від лівого берега, великими літерами.

Розпорядження оформляють на бланку розпорядження (конкретного виду документа).

ПОСТАНОВА - це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами державної влади, іншими установами, що діють на засадах колегіальності, з метою вирішення найважливіших принципових завдань, що стоять перед цими органами (установами), та встановлення стабільних норм, правил.

Постанови приймаються також керівними колегіальними органами громадських організацій з найважливіших і найбільш принципових питань їх діяльності.

Процедура підготовки постанов включає такі етапи:

o підготовка матеріалів до засідання колегіального органу;

o внесення матеріалів на розгляд колегіального органу;

o обговорення питання (підготовлених матеріалів) на засіданні колегіального органу;

o ухвалення рішення з розглянутих питань;

o оформлення протоколу засідання;

o видання постанови;

o доведення рішення до виконавців.

Перший етап передбачає збір інформації з питання та її аналіз і завершується оформленням аналітичної довідки. Цю роботу проводить згідно з планом роботи колегіального органу фахівець (група фахівців) відповідного структурного підрозділу. Необхідну інформацію можна запитувати від інших підрозділів, підвідомчих та інших установ. Довідка повинна містити вичерпну і всебічну інформацію, конкретні пропозиції щодо розв'язання проблеми. її погоджують з усіма зацікавленими посадовими особами. Довідку підписує керівник підрозділу, який представляє питання на розгляд. Поряд з довідкою готують проект постанови колегіального органу. Довідка з питання і проект постанови оформляють на стандартних аркушах паперу. Проект постанови складається з обгрунтування і розпорядчої частини - доручення.

На другому етапі підготовлені матеріали - довідку та проект постанови - передають секретареві колегіального органу, як правило, не менш як за п'ять днів до засідання. За цей час необхідно здійснити розмноження представлених матеріалів та їх розсилання членам колегіального органу для попереднього вивчення. Члени колегіального органу до початку засідання повинні мати можливість детально ознайомитися з проектами документів, які розглядатимуть на засіданні.

На третьому і четвертому етапах голова колегіального органу ознайомлюється з наданими матеріалами, проводить організаційні заходи щодо підготовки засідання (членам колегіального органу надсилають запрошення, порядок денний, матеріали до засідання). На засіданні обговорюють надані матеріали, висловлюють думки стосовно проекту постанови та висувають пропозиції щодо його доопрацювання. У результаті дискусії може бути зроблено виправлення до проекту, які вважаються прийнятими, якщо за них проголосують члени колегіального органу. Постанова приймається за підсумком обговорення більшістю голосів або кваліфікованою більшістю (2/3 голосів).

П'ятий етап відображає специфіку діяльності колегіального органу: це фіксація ходу засідання в протоколі. Під час засідання ведуть чорнові рукописні записи ходу засідання, стенографічний запис або звукозапис на магнітофонну стрічку. У вищих органах державної влади звукозапис супроводжується стенографічним записом. Після засідання на основі записів оформляють протокол засідання. Якщо протокол складається на основі рукописних записів, то бажано узгодити тексти виступів з особами, які виступали на засіданні. У цьому випадку вони візують протокол на лівому березі сторінки, навпроти запису виступу. Після узгодження протокол підписують голова колегіального органу і відповідальний секретар.

Шостий етап - видання розпорядчого документа, тобто постанови колегіального органу. Рішення інформаційного характеру зазвичай не оформляють як самостійний документ і фіксують лише у протоколі. В управлінській практиці такі рішення називають протокольними, доведення їх до виконавців здійснюється шляхом оформлення витягів із протоколу засідання.

Сьомий етап -це тиражування документа, його розсилання (у стислий термін) або передавання виконавцям.

У постановах, які видають органи державної влади, регулюються стратегічні політичні, економічні, соціальні, культурні питання. Часто за допомогою постанов затверджують різноманітні нормативні документи.

Інші колегіальні органи приймають постанови з питань, що належать до їх повноважень і компетенції. Комісії, комітети, ради, що мають владні повноваження (адміністративні, спостережні, у справах неповнолітніх тощо), приймають постанови, які є обов'язковими для виконання.

Комісії, комітети, ради, які не мають владних повноважень, приймають постанови рекомендаційного характеру.

Текст постанови складається з констатуючої і розпорядчої частин (див. додаток 29). Розпорядчу частину відділяють від констатуючої слова "ПОСТАНОВЛЯЄ" або "ПОСТАНОВИЛИ" (у спільних постановах двох або більше установ), що друкуються з нового рядка без відступу від лівого берега. Розпорядчу частину структурують у вигляді пунктів, підпунктів.

Постанови оформляють на бланку постанови (бланк конкретного виду документа).

РІШЕННЯ - це правовий акт органів, що діють на засадах колегіальних принципів управління (органи місцевого самоврядування, наукові і методичні ради, колегії, ради директорів, загальні збори засновників (учасників), акціонерів тощо) з метою розв'язання найважливіших питань їх діяльності.

Процедура підготовки рішень, порядок їх складання й оформлення у цілому є аналогічним порядку оформлення постанов. Розбіжності полягають у такому: розпорядча частина відділяється від констатуючої словами "ВИРІШИВ" ("УХВАЛИВ"), "ВИРІШИЛА" ("УХВАЛИЛА") або, у спільних рішеннях двох або більше установ, словом "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ"), що друкуються окремим рядком без відступу від лівого берега (див. додаток ЗО).

Розпорядчу частину рішення можна починати також з назви колегіального органу, який його приймає, і слова "ВИРІШИВ" ("ВИРІШИЛА"), наприклад:

Рада директорів ВИРІШИЛА:

Розпорядчу частину поділяють на пункти, в яких зазначають виконавців (установу, структурний підрозділ, посадову особу), завдання, строк виконання. Рішення оформляють на бланку рішення (бланк конкретного виду документа).

В органах державної влади рішення колегій, інших дорадчих органів уводять у дію наказом керівника установи.

У деяких випадках рішення не є самостійною формою розпорядчого документа: воно приймається в межах протоколу засідання колегіального органу. Доведення таких рішень до виконавців або заінтересованих установ, посадових осіб здійснюється у вигляді витягів із протоколів.

Проекти наказів з особового складу працівники кадрової служби установи готують на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів, вивчення причин видання наказів та з дотриманням законодавства про працю .

У невеликих установах усі операції, пов'язані з підготовкою наказів з особового складу, як правило, виконує секретар або менеджер з персоналу.

Накази оформляють на спеціальних бланках (для наказів). До складу їх реквізитів входять:

· зображення Державного герба України (для установ, які мають право використовувати державну символіку) або емблеми чи товарного знака;

· назва установи-автора;

· назва виду документа (НАКАЗ);

· дата видання наказу;

· реєстраційний індекс (номер) наказу;

· місце видання;

· заголовок до тексту;

· текст;

· підстава до окремих пунктів тексту;

· підпис керівника;

· візи;

· відмітка про ознайомлення з наказом та підписи відповідних осіб.

Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення...", "Про прийняття...", "Про переведення...", "Про звільнення...", "Про зміну прізвища...", "Про відрядження...", "Про надання відпустки" тощо.

У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про особовий склад", "Про кадрові питання", "Про рух кадрів". Іноді в заголовку називають дій, які зазначено в наказі, наприклад: "Про прийняття, переведення, звільнення", "Про заохочення працівників".

Особливістю оформлення наказів з особового складу є відсутність констатуючої частина (преамбули) та розпорядчого слова "НАКАЗУЮ".

Розпорядчу частину наказу з особового складу починають дієсловом, що точно позначає дію: прийняти, призначити, перевести, звільнити, відрядити, надати, оголосити тощо. Ці слова друкують великими літерами без відступу від межі лівого берега, після них ставлять двокрапку.

Із нового рядка друкують великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і далі рядковими - ім'я, по батькові та текст наказу.

Є певні вимоги до викладу тексту наказу з особового складу, а саме: пункти наказу мають бути чітко сформульовані, відповідати Кодексу законів про працю України (далі - КЗпП) , гарантувати трудові права працівників. Наприкінці кожного пункту наказу вказується підстава для його складання. При прийнятті на роботу підставою є заява працівника, контракт, в інших випадках - відповідні документи (заяви, доповідні записки, рішення кваліфікаційних і атестаційних комісій тощо). Кожен пункт наказу може мати одну чи кілька підстав.

Індивідуальні накази з особового складу