подписание и хранение документов

Организация работы в течение операционного дня требует установления в банке порядка прохождения документов по всем стадиям обработки.

Под внутрибанковским документооборотом следует понимать прохождение в определенной последовательности расчетно-денежных документов по инстанциям их проверки и обработки, начиная от возникновения операции в банке до ее полного завершения, с отражением на соответствующих стадиях в синтетическом и аналитическом учете.

Внутрибанковский документооборот осуществляется на основании учетной политики банка в рамках утвержденного графика. В графике документооборота указывается конкретное время для расчетно-кассового обслуживания клиентов и время прохождения документов по всем участкам обработки с таким расчетом, чтобы не допустить накопления неоформленных документов в течение рабочего дня.

Большое значение в банке придается организации документооборота по каждой операции. Здесь нельзя допустить даже малейших нарушений в порядке прохождения документов, так как любое отступление может создать почву для нанесения материального ущерба банку или клиенту.

Так, документооборот по приходным кассовым операциям должен быть организован так, чтобы выдача квитанций клиентам и зачисление сумм на их счета производились только после фактического поступления денег в кассу.

При приеме денег заполняется приходный кассовый документ и передается контролеру, который, проверив правильность заполнения документа, подписывает его, делает запись в кассовом журнале по приходу и передает документ в кассу под роспись кассира в разносной книге или кассовом журнале. Таким образом, операция сначала оформляется, затем принимаются деньги в кассу, и только после этого она отражается на счете клиента. Если бы запись по счету клиента была сделана на начальной стадии оформления операции, а клиент не явился бы в кассу и не сдал бы деньги, остаток счета был бы необоснованно увеличен, и последующие операции по указанному счету могли бы оказаться безвалютными.

В отличие от приходных расходные кассовые операции вначале отражаются в учете, а затем выдаются деньги из кассы. Этим предотвращается возможность переплаты при последующих операциях, которые могут возникнуть после получения денег из кассы, но до записи операции в лицевой счет.

Документооборот и контроль по кассовым расходным операциям осуществляются в следующем порядке.

Ответственный исполнитель, принявший денежный чек или другой расходный денежный документ:

- убеждается в законности операции и возможности ее совершения по состоянию счета;

- проверяет оформление кассового документа в соответствии с правилами совершения данной операции;

- сличает подписи и оттиск печати клиента на кассовом документе с образцами подписей и оттиска печати в карточке образцов подписей и оттиска печати;

- подписывает кассовый документ;

- выдает получателю денег контрольную марку от денежного чека или отрывной талон от расходного кассового ордера для предъявления в кассу;

- направляет документ ответственному исполнителю, на которого возложен контроль кассовых расходных операций.

Контролер проверяет:

- правильность заполнения кассового документа;

- соответствие подписей и печати клиента образцам, представленным банку, соответствие номера представленного денежного чека номерам, указанным в карточке с образцами подписей и оттиска печати;

- наличие на оборотной стороне денежного чека разрешительной подписи на оплату денежного чека ответственного исполнителя и соответствие данной подписи образцам подписей работников банка, подписи получателя денег;

- подписывает кассовый документ;

- регистрирует кассовый документ в кассовом журнале по расходу;

- передает кассовый документ в кассу.

Порядок направления контролером кассовых расходных документов в кассу для оплаты (под роспись кассира в разносной книге или кассовом журнале) устанавливается главным бухгалтером банка. В случае ведения разносной книги она должна содержать следующие реквизиты:

- номер денежного чека или расходного кассового ордера;

- сумму документа;

- подпись контролера;

- расписку кассира в приеме документа.

Дата указывается в начале записей за день.

В конце операционного дня производится сверка кассовых оборотов, приведенных в справке кассира, с записями в кассовом журнале контролера. Сверка оформляется подписями кассира в кассовом журнале и контролера на справке кассира.

Расчетно-кассовые документы, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должны иметь:

- контировку, то есть обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись;

- дату проводки;

- подпись ответственного исполнителя, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, - подпись контролера.

Электронные мемориальные документы удостоверяются электронной цифровой подписью соответствующих работников.

Предоставление работникам банка права единоличной или контрольной подписи на расчетно-кассовых документах оформляется приказом (распоряжением) руководителя банка с указанием:

- фамилии, имени, отчества должностного лица;

- наименования должности;

- характера предоставленного права подписи.

На основании вышеуказанного приказа (распоряжения) оформляются образцы подписей. Образцы подписей заверяются подписями руководителя банка и главного бухгалтера банка и печатью банка.

Право единоличной подписи на расчетно-кассовых документах предоставляется ответственным исполнителям.

Право контрольной подписи на расчетно-кассовых документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют все ответственные исполнители, на которых возложено оформление операций в банке, а также по должности руководители и главные бухгалтеры банков, их заместители.

Образцами подписей работников банка с указанием характера подписи (единоличная или контрольная) снабжаются все работники, проверяющие и отражающие документы в бухгалтерском учете.

Подвергаются дополнительному контролю расчетно-кассовые документы:

- по операциям с ценными бумагами;

- по размещению денежных средств банка во вклады (депозиты) и долгосрочные финансовые вложения;

- по операциям с текущими (расчетными), вкладными (депозитными), ссудными и другими счетами физических лиц;

- по возврату средств, привлеченных банком во вклады (депозиты);

- по списанию суммы неустойки (штрафа, пени), не взысканной одновременно с основным платежом;

- по перечислению средств с субсчетов;

- по операциям с основными средствами, нематериальными активами, материалами, в том числе малоценными и быстроизнашивающимися предметами;

- по операциям финансовой аренды (лизинга);

- по суммам до выяснения;

- по транзитным счетам;

- по выданным гарантиям, поручительствам;

- по долгам, списанным в убыток;

- по операциям с дебиторами банка;

- по операциям с бланками строгой отчетности;

- по доходам;

- по расходам, в том числе будущих периодов;

- по другим счетам и операциям на основании отдельных решений банка.

Подвергаются дополнительному контролю операции по выдаче расчетных чеков, чеков из чековых книжек, банковских пластиковых карточек.

Результат произведенной проверки удостоверяется подписью контролера на расчетно-кассовых документах.

Контрольную подпись главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, должны иметь расчетно-кассовые документы:

- по операциям с фондами банка;

- по операциям с иностранной валютой;

- по операциям с драгоценными металлами, драгоценными камнями;

- по операциям использования прибыли;

- по операциям списания долгов в убыток;

- по операциям закрытия текущих (расчетных) счетов;

- по операциям исправления допущенных ошибок в бухгалтерском учете.

Все банки обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских документов и отчетности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Необходимо иметь в виду некоторые особенности, без учета которых невозможно правильно сформировать и сброшюровать документы:

1) различны сроки хранения документов;

2) некоторые документы должны быть обособлены для удобства ревизии;

3) документы со сложной контировкой имеют не одну, а несколько записей по дебету счетов;

4) ордера по внебалансовым счетам отражают разные операции, по характеру которых документы могут быть отнесены как к кассовым, так и к мемориальным.

Перечни документов с указанием сроков хранения разрабатываются Национальным банком, банками и небанковскими кредитно-финансовыми организациями Республики Беларусь на основании требований нормативных правовых актов Республики Беларусь.

Мемориальные документы в бумажном виде хранятся подшитыми за каждый рабочий день в отдельных папках. Формирование их производится ответственным исполнителем, на которого возложены эти функции.

Подборка мемориальных документов для брошюрования осуществляется в порядке возрастания номеров балансовых счетов по дебету или по пачкам, формируемым для передачи и обработки информации. В папки с мемориальными документами помещаются их первые экземпляры либо бумажные копии электронных мемориальных документов. Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди внебалансовых.

Хранение электронных мемориальных документов осуществляется за каждый банковский день в отдельных файлах.

Структура и содержание файлов должны соответствовать требованиям по формированию мемориальных документов в бумажном виде.

При этом в папку с мемориальными документами в бумажном виде за текущий день помещаются справки, подписанные ответственным исполнителем и главным бухгалтером о суммах документов в разрезе балансовых счетов по дебету и кредиту, хранящихся в файлах с электронными мемориальными документами, а также наименования данных файлов.

Кассовые документы хранятся в отдельных папках. Кассовые документы подбирают в порядке возрастающих номеров корреспондирующих балансовых счетов. Отдельно подбирают приходные и расходные кассовые документы. Кассовые журналы по приходу и расходу кассы в документы дня не подшиваются, а хранятся отдельно.

Документы, подлежащие более длительному хранению, должны помещаться в отдельные папки:

- по операциям с текущими (расчетными), вкладными (депозитными) и другими счетами физических лиц;

- по кредитам (займам), выданным физическим лицам;

- по операциям с иностранной валютой;

- по операциям с драгоценными металлами, драгоценными камнями;

- по операциям с уставным и резервным фондами;

- по операциям с долгосрочными финансовыми вложениями;

- по операциям с капитальными вложениями и незавершенному строительству.

В отдельные папки помещаются:

- кассовые документы;

- документы по внутрибанковским операциям.

Электронные мемориальные документы длительного и отдельного хранения помещаются в отдельные файлы. При этом в общие файлы электронных мемориальных документов вместо документов за эти дни помещаются справки, подписанные ответственным исполнителем и главным бухгалтером о суммах документов в разрезе балансовых счетов по дебету и кредиту, находящихся в отдельных файлах электронных мемориальных документов, а также наименования данных файлов.

Документы по внутрибанковским операциям брошюруются за каждый операционный день в порядке возрастания номеров балансовых счетов по дебету, затем в порядке возрастания номеров балансовых счетов по кредиту. По внутрибанковским операциям, проведенным в корреспонденции со счетом кассы, помещаются документы, послужившие основанием для составления кассовых документов (заявления, ведомости на выплату заработной платы, счета и т.д.).

При формировании документов с длительными сроками хранения, документов отдельного хранения в папку должны помещаться прокладки за каждый день с указанием сумм документов по дебету и кредиту каждого счета, сверенных с данными бухгалтерского учета за день.

В общие папки мемориальных и кассовых документов вместо документов за эти дни помещаются справки, подписанные ответственным исполнителем и главным бухгалтером (лицом, им уполномоченным), о суммах хранящихся в отдельных папках документов по дебету балансовых счетов, приходу и расходу каждого внебалансового счета.

Внебалансовые документы приобщаются как к кассовым, так и к мемориальным документам. К первым относятся приходные и расходные внебалансовые ордера по средствам, учитываемым в книге кладовой, то есть отражающие движение ценностей и документов, находящихся в кладовой (бланки чеков). Ко вторым относятся документы по расчетным и иным операциям, которые сосредоточиваются в учетно-операционных частях аппарата банка.

Внебалансовые документы, которые приобщаются к мемориальным, подбираются и брошюруются в порядке возрастания номеров внебалансовых счетов сначала по приходу, затем по расходу каждого счета. Приходные и расходные внебалансовые ордера, затрагивающие более одного счета, помещаются после всех ордеров.

Внебалансовые документы, проходящие через кассу, помещаются после кассовых документов, в порядке возрастания внебалансовых счетов, отдельно по приходу и расходу.

Документы за истекший день должны быть оформлены в установленном порядке не позднее, чем на следующий рабочий день.

Суммы сброшюрованных в папки мемориальных документов за день должны подсчитываться и сверяться с итогом оборотов по ежедневному балансу (исключая обороты по кассе). Суммы сброшюрованных в папки кассовых документов за день подсчитываются и сверяются с оборотом кассы по ежедневному балансу.

Если общие суммы итогов по сброшюрованным документам не совпадают с данными ежедневного баланса, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Если документы для брошюрования подбираются по пачкам, формируемым для передачи и обработки информации, ответственный исполнитель, формирующий документы, должен убедиться в том, что в пачке находятся все документы, по которым произведены бухгалтерские операции за день.

К каждой папке сброшюрованных мемориальных документов прилагается титульный лист, информация которого позволяет определить общую сумму совершенных за день операций.

Титульный лист должен в обязательном порядке содержать реквизиты:

- наименование банка (управления, отдела);

- индекс (согласно утвержденной в банке номенклатуре дел);

- дату, за которую сброшюрованы документы;

- общую сумму документов (в том числе по суммам документов, находящихся в общих файлах электронных мемориальных документов, в отдельных папках, в отдельных файлах электронных мемориальных документов);

- сумму документов по приходу и расходу внебалансовых счетов (в том числе по суммам документов, находящихся в отдельных папках);

- срок хранения;

- подпись ответственного исполнителя и контролера.

В случае необходимости допускается указание дополнительной информации.