КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СВЯЗИ

Как следует из вышесказанного, компьютер из мощного вычислителя превращается в мощное средство управления электронными документами и мощное коммуникационное средство. Действительно, по разнообразным информационно-вычислительным сетям можно отправлять (и получать) сообщения в самые отдаленные пункты всего мира, обмениваться данными и программами с сотнями и тысячами абонентов, получать любую справочную информацию из систем оперативных услуг.

Компьютер может быть подключен к абонентской телефонной сети и получить доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью (подобные сервисные сети уже имеются: сети "Роснет", REX 400 и др.).

Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Модем устанавливается в слот (разъем) материнской платы ПК или автономно подключается к ее последовательному порту. Компьютерный модем часто имеет два внешних разъема: один используется для включения в телефонную сеть, второй – для подключения параллельно модему телефонного аппарата. Для компьютеров следует использовать высокоскоростные модемы (14400, 28800 и 33600 бод), ибо они, кроме всего прочего, существенно сэкономят расходы на аренду каналов связи: передача 1 Мбайта данных со скоростью 300 бод занимает около 3 ч, а со скоростью 28800 бод – менее 2 мин.

Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее (не "зажевывает" бумагу) и устойчивее телефакса, обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: существенно более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие большеобъемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п. (так почему же не заменить факсимильный аппарат на персональный компьютер с модемом, сканером и принтером, тем более что ПК и так имеется на столе у секретаря любой уважающей себя фирмы?).

Уже выпускаются клавиатуры компьютеров, с которых можно непосредственно набирать номер телефона абонента (клавиатура Compu Phone 2000), уже появились компьютеры, оборудованные видеокамерой и микрофоном (фирмы AT&T), позволяющие не только обмениваться факсами с партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним.

Ожидается появление многофункциональной консоли, объединяющей в себе миниатюрный компьютер, телефон, факс и видеофон и выполненной в виде наручных часов (сейчас имеется подобная конструкция в виде нарукавной повязки). Поистине уже нельзя будет рассчитывать на неосведомленного бизнесмена: все решения будут приниматься на основе электронной информации.

КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1. Что такое оргтехника в широком и узком смысле слова?

2. Какие технические средства относятся к офисной оргтехнике?

3. Какова роль оргтехники в современном офисе?

4. Назовите основные средства составления и изготовления документов.

5. Назовите основные средства копирования и размножения документов.

6. Какие виды картотек вы знаете?

7. Каковы виды транспортеров документов?

8. Назовите основные средства обработки документов.

9. Назовите основные средства административно-управленческой связи.

10. Что такое организационный автомат?

11. Какие виды пишущих машинок вы знаете?

12. Основные достоинства микрофильмирования документов.

13. Каковы основные достоинства ризографов?

14. Что входит в состав системы передачи информации?

15. Что такое модем и какова его роль в системе передачи информации?

16. Какие виды каналов связи вы знаете?

17. Что такое пейджерная связь, факсимильная связь, офисная АТС и их сервисные возможности?

18. Что такое система управления электронными документами?

19. Что такое компьютерная система административно-управленческой связи?

ЛИТЕРАТУРА

1. Алферов А.В., Матлин Е.М.Средства составления и размножения документации. - М: Связь, 1979.

2. Вычислительные машины, системы и сети: Учебник / Под ред. А.П. Пятибратова. - М.: Финансы и статистика, 1991.

3. Куликовский Л.Ф., Морозов В.К. Основы информационной техники: Учебник. - М.: Высшая школа, 1977.

4. Ложе И. Информационные системы. Методы и средства. - М.: Мир, 1979.

5. Саямов Э.А.Средства воспроизведения и отображения информации: Учебное пособие. - М.: Высшая школа, 1982.

6. Харрисон Дж.Организация работы секретаря учреждения: Пер. с англ. - М.: Экономика, 1995.