Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Значение и практическая ценность документов учреждения (организации, предприятия) различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения создается архив учреждения (организации, предприятия). Архив подчиняетсянепосредственно руководителю или его заместителю.

В задачи архива входят:

· прием, учет и хранение завершенных дел;

· информационно-справочная работа по архивным документам учреждения;

· организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего расположить архив в специально выделенном помещении. Он должен занимать помещение (со стеллажами, шкафами или сейфами), в котором можно было бы обеспечить сохранность документов.

Cдача дел в архив учреждения ведется по графику,утвержденному руководством учреждения.В архив передаются дела постоянного и долговременного хранениячерез год после их завершения в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного хранения передают в архив учреждения по усмотрению руководства учреждения.

Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

Заведующий архивомрасписывается при получении делна всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество дел. Описи на дела постоянного хранения составляют в 4 экземплярах: один экземпляр возвращается сотруднику, сдавшему дела, остальные остаются в архиве учреждения.

Основными видами архивов являются государственные, ведомственные, архивы негосударственных организаций, предприятий. Правовую основу вышеназванных архивов регулирует закон «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года. По истечении этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки их к архивному хранению и отбора для уничтожения в учреждении (в организации, на предприятии) создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Определение конкретных сроков хранения документов в Республике Беларусь проводится на основании трёх документов: «Перечня документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утверждённого начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988; «Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков их хранения», утвержденного Постановлением Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001, № 38; «Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций РБ по оперативному и статистическому учёту и отчётности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утверждённого Постановлением Министерства юстиции РБ от 14.12.2006, №82.

При исчислении сроков хранения учитывают только год: день и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу организации (предприятия), устав и учредительный договор организации (предприятия), протоколы заседания Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы, отчеты и т.п.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка организации (предприятия), за редким исключением, на архивное хранение не передается. Следует учитывать, что запрещается уничтожать бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

Срок хранения документов по личному составу (личное дела, личные карточки формы Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) составляет 75 лет.

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяют на две группы: предназначенные для архивного хранения и подлежащие уничтожению.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления. Необходимо:

· расположить документы в деле в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

· произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

· подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

· на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел (листы внутренней описи нумеруются отдельно), если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

· переплести дело или прошить его в четыре прокола;

· указать на обложке дела количество листов согласно листу-заверителю дела, срок хранения дела.

Дела временного хранения разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их не обязательна.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:

· дела по личному составу организации (предприятия); для большинства учреждений это основные документы, передаваемые в архив;

· дела по основной (производственной) деятельности.

На каждую группу дел составляют отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Описи составляют на документы одного года. Дела в опись вносят по степени важности.

В опись № 1 дела заносят в такой последовательности:

· устав;

· протоколы общих собраний, заседания Совета директоров;

· приказы по основной деятельности;

· перспективные и годовые планы;

· отчеты;

· контракты (с организациями).

В описи № 1 л/с дела располагают в следующем порядке:

· книга учета сотрудников (если она ведется);

· приказы по личному составу;

· личные дела и личные карточки;

· лицевые счета по заработной плате;

· невостребованные трудовые книжки.

В конце любой описи указывают цифрами и прописью количество включенные в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляют на обложке соответствующего дела.

На документы, предназначенные для уничтожения, составляютакт. В него в любой последовательности вносят заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенные в группу, например «переписка за 1998-1999 гг. – 3 дела».

Акты и описисоставляют и подписывают члены экспертной комиссии, а рассматривает и утверждает руководитель учреждения (организации, предприятия).

Прием (передача) дел в архив производится секретарем и работником архива. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела проставляется отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывают цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дату приема (передачи) а также подписи участников приема (передачи).

Вместе с делами в архив учреждения (организации, предприятия) передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включеныв опись.

Уничтожение документов, включенных в акт, разрешается производить только после передачи документов, подлежащих хранению. Осуществляется оно с помощью специальных машин-шрёдеров.

Документы долговременного и постоянного хранения коммерческих организаций (предприятия) разрешается передавать в государственные архивы на договорной основе.