Назначение и возможности отчетов.

Отчеты предназначены для того, чтобы выбирать данные из нескольких таблиц, производить над ними вычисления, подводить итоги и выводить их на экран или печать. Они имеют широкие возможности для группировки, а так же вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

Отчет может быть создан на основе таблицы, запроса или инструкции SQL. Для организации связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления. В качестве элементов управления используются поля, Содержащие имена и числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета. Возможна так же вставка объектов OLE.

Отчеты могут быть открыты в трех режимах:

· в режиме конструктора

· в режиме предварительного просмотра

· в режиме просмотра образца.

Режим конструктора используют для создания отчета или изменения структуры существующего отчета.

Режим предварительного просмотра позволяет просматривать данные в том виде, в котором они будут размещаться на печатных страницах.

В режиме просмотра образца выводятся основные элементы макета отчета с образцами данных, демонстрирующих представление данных в отчете.

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов MS Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся окна диалога с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.