КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело ________________________________________________________________________

(№ и название)

Выдано во временное пользование:

Образец Карты-заместителя дела, выданного во временное пользование

Основание ___________________________________________________________________

Для какой цели выдаются дела __________________________________________________

Выдаются следующие дела из фонда № __________________________________________

(название фонда)

Всего выдается ___________________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

срок возвращения ____________________________________________________________.

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями. Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в службу кадров организации в указанный в акте срок. Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Наименование должности Наименование должности

руководителя организации, руководителя организации,

выдающей дело получающей дело

Подпись Подпись

Расшифровка подписи Расшифровка подписи

Дата Дата

Гербовая печать организации Гербовая печать организации

Выдал дело (дела) на основании _________________________________________________

(ссылка на решение, распоряжение руководителя организации с указанием даты)

Наименование должности

лица, выдавшего дело (дела) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял дело (дела) на основании _______________________________________________

(ссылка на решение, распоряжение руководителя организации с указанием даты)

Наименование должности

лица, принявшего дело (дела)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Принял дело (дела) на основании ________________________________________________

(ссылка на решение, распоряжение руководителя организации с указанием даты)

Замечаний по состоянию и комплектности дел, включенных в их состав документов НЕТ

(в случае наличия слово НЕТ зачеркнуть, замечания указать конкретно): ______________

_____________________________________________________________________________

Наименование должности

лица, принявшего дело (дела)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Сдал дело (дела) на основании __________________________________________________

(ссылка на решение, распоряжение руководителя организации с указанием даты)

Наименование должности

лица, сдавшего дела (дела)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Образец Акта о выдаче дел во временное пользование.

Другие формы использования архивных фондов организаций. Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содер-жанием хранящихся в нем документов, видами носителей информации, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

На основе хранимых материалов могут готовиться тематические подборки копий документов (альбомы, плакаты, диаграммы, слайды, фотографии и т.д.) для оформления стендов, выставок, музеев фирмы, мультимедийных презентационных продуктов, фирмен-ных страниц в информационных сетях. По материалам архивных документов готовятся печатные документы, радио- и телепередачи. При этом тексты статей и других мате­риалов должны содержать поисковые сведения использованных документов, а авторы передач несут ответственность за интерпретацию архивных документов.

В связи со знаменательными событиями, юбилейными датами, презентациями, уча­стием в выставках государственные, ведомственные архивы, архивы частных фирм про­водят самостоятельно или в сотрудничестве с другими заинтересованными подразделе­ниями и организациями культурно-просветительскую работу: издают тематические книжные, аудио-, видеосборники документов самостоятельно или по соглашению с зазаинтересованными, в том числе и зарубежными, организациями на творческой и (или) коммерческой основе.

Изготовление копий с документов несоциального характера может бытиь платной услугой архива, наряду с:

& исполнением запросов генеалогического, историко-биографического, тематического характера;

& тематическим выявлением документов;

& расшифровкой трудночитаемых текстов, переводом текстов документов с языка оригинала;

& составлением комментариев к документам, атрибутированием фотографий (уточнение изображений);

& проведением выставок, бесед, лекций по тематике хранимых документов и другие.

При этом как правило, копирование архивных документов в размере до 10% от обычного объема фонда может проводиться по разрешению сотрудников архива, увеличе-ние объема копирования должно быть согласовано с руководством, а по научной и техни-ческой кументации - с ее авторами (разработчиками).

Контрольные вопросы к Главе 10

G Каково содержание понятия «оперативное хранение дел»?

G Какие выделяют два вида оперативного хранения дел?

G Каково содержание понятия «дело»?

G Каково содержание понятия «номенклатура дел»?

G Какие направления использования имеет номенклатура дел?

G Где хранятся дела с момента их заведения и до передачи в архив организации?

G Какой документ является основой для определения структуры номенклатуры дел?

G Каково содержание понятия «формирование дела»?

G Какие основные требования необходимо соблюдать при формировании дел?

G Каково содержание понятия «оформление дела»?

G Какие этапы включает в себя полное оформление дел?

G Какие сведения выносятся на обложку заведенного дела?

G Какие типы обложек можно использовать согласно ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»?

G Что такое«лист-заверитель», и для чего он нужен?

G Что такое «литерные номера листов», и для чего они нужны?

G Что такое «внутренняя опись дела», и когда она используется?

G Для чего осуществляется экспертиза ценности документов, и кто ее проводит?

G Какие основные обязанности (функции) вменяются членам экспертной комиссии?

G Что означает отметка «ЭПК» на делах?

G Какой срок определен для передачи дел в архив после их завершения в делопроизводстве?

G Каково содержание понятия «архивная опись»?

G Какие существуют формы использования документов из архивного фонда организации?

G В чем состоит различие между архивной выпиской и архивной копией?

G Что означает термин «апостиль»?

G Как и на каких условиях выдача из хранилищ архивных дел на руки?

G Что такое «карта-заместитель»?

G Какие услуги архива могут быть платными?

ПРИЛОЖЕНИЕ 1