Справочные правовые системы. КонсультантПлюс и Гарант

Компьютерная справочная правовая система (СПС) – это программный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и программные инструменты, позволяющие пользователю производить поиск конкретных документов или их фрагментов, формировать подборки необходимых документов и выводить их на бумажные носители.

Правовую информацию определим как массив правовых актов и тесно связанных с ними справочных, нормативно-технических и научных материалов, охватывающих все сферы правовой деятельности.

В зависимости от источника и направленности информации выделяют официальную, индивидуально-правового характера и неофициальную правовую информацию.

Официальная правовая информация – это информация, исходящая от полномочных государственных органов, имеющая юридическое значение и направленная на регулирование общественных отношений. Она подразделяется на нормативную правовую информацию (законы РФ и законы субъектов РФ, подзаконные акты, международные договоры и соглашения, внутригосударственные договоры) и иную официальную правовую информацию (ненормативные акты общего характера, акты официального разъяснения, правоприменительные акты).

Информация индивидуально-правового характера, имеющая юридическое значение исходит не от полномочных государственных органов, а от различных субъектов права, не имеющих властных полномочий, - граждан, организаций. Выделяют следующие группы в этом виде информации: договоры (сделки); жалобы, заявления, порождающие юридические последствия.

Неофициальная правовая информация (материалы и сведения о законодательстве и практике его применения) не влечет правовых последствий. К этому виду информации относят материалы подготовки, обсуждения и принятия законов, материалы статистики по правовым вопросам, образцы деловых бумаг и т.д.

СПС должны обладать такими характеристиками, как полнота и достоверность правовой информации, качество ее обработки, оперативность поставки.

Основные возможности СПС:

1. Хранение и обработка больших объемов правовой информации – основное требование, предъявляемое к СПС. Таким образом, конкурентоспособные СПС реализуют как сложные СУБД с развитым полнотекстовым поиском, гипертекстом, ориентированные на работу с текстовыми полями большого размера.

2. Возможность быстрого поиска по различным основаниям: по реквизитам документов, полнотекстовый поиск, поиск по специализированным классификаторам, а также одновременное использование нескольких видов поиска. Поиск по реквизитам документа предполагает поиск по номеру, виду документа, принявшему органу, дате принятия и т.д. Его возможно применить, если точно известны реквизиты конкретного документа. Полнотекстовый поиск (автоматический поиск по словам из текста документа) основан на быстрых алгоритмах поиска, которые предполагают существование общего словаря, содержащего все слова из включенных документов со ссылками на источники. Кроме того, такой поиск содержит различные способы формирования поисковых запросов с помощью логических связок «и» и «или». Например, найти все документы, содержащие три слова РЫНОК ЦЕННЫХ БУМАГ. Если эти слова соединены логическим условием «и», то будут отобраны те документы, которые содержат все слова одновременно. Если слова соединены логическим условием «или», то будут отобраны документы, где есть хотя бы одно из этих слов. При формировании сложных запросов дополнительно можно использовать признак близости слов. В запросе НАЛОГОВАЯ СИСТЕМА может быть указано, что слова должны находиться рядом, например, в пределах 1 (или 2) строк. Таким образом, на любой запрос можно получить полный и точный список документов, где встречаются искомые слова. Недостатком такого метода поиска может быть появление множества документов, где искомое слово содержится не в нужном контексте, а также могут быть не найдены те документы, где встречаются синонимы данного термина. Поиск по специализированным классификаторам, которые разделяют на иерархические и алфавитные, предполагает разделение документов и их фрагментов по рубрикам (темам) и юридическим понятиям, расположенным в алфавитном порядке.Рубрики могут быть достаточно сложными: состоять из некоторого набора терминов и представлять собой описание определенной ситуации.

Отметим еще ряд дополнительных сервисных возможностей, закладываемых в СПС высокого уровня:

· Создание собственных постоянных подборок документов по какой-либо проблеме (папок документов).

· Расстановка закладок в тексте.

· Наличие гипертекстовых связей между документами.

· Экспорт документов в текстовый редактор Microsoft Word c возможностью конвертации текстовых таблиц в "раздвижные" таблицы редактора, готовые к заполнению.

3. Возможность регулярного и оперативного обновления позволяет специалистам своевременно получать свежую информацию, что для правовой информации является решающим фактором.

Правовые базы также могут быть доступны через сеть Интернет, так как все наиболее известные СПС представлены в этой сети своими специальными онлайновыми версиями. Также здесь можно найти серверы государственных органов с правовой информацией в открытом доступе, содержащие ограниченные наборы документов отдельных ведомств.

Работа с СПС в общем случае состоит из следующей последовательности действий:

· формирование запроса на поиск интересующего пользователя набора документов;

· работа со списком документов, выбор из списка и активизация нужного элемента;

· работа с текстом выбранного документа.

Любой правовой документ имеет определенные идентификационные характеристики (реквизиты): название, дата принятия, вид документа и т.д. Поэтому запрос на поиск нужного документа (документов) может быть сформирован путем заполнения полей с реквизитами.. Поиск документов в этом случае основан на принципе последовательного сужения круга соответствующих запросу документов.

Для поиска конкретного документа следует вводить в карточку известные данные. Если реквизиты документа известны точно, то результатом поиска будет один требуемый документ, иначе будет сформирован список документов, удовлетворяющих запросу. Для поиска информации по определенному вопросу надо начинать с максимально широкого запроса и использовать тематический поиск (начиная с рубрик верхнего уровня), затем по словам и словосочетаниям, входящим в текст документа, а также поиск по ключевым словам. При поиске по тексту документа следует обязательно использовать возможные синонимы, задавать условие близости слов, делать перестановку слов в словосочетаниях.

В том случае, когда требуется найти документы по некоторому кругу вопросов или же когда реквизиты нужного документа неизвестны, для поиска возможно использование полей "Тематика", "Текст документа".

Работа со списком документов возможна только после формирования запроса и его выполнения в отдельном окне, которое называется "Текущая папка". Каждый документ представлен следующей информацией: вид документа, принявший орган, дата принятия, регистрационный номер, название документа, наличие или отсутствие текста документа, объем документа в килобайтах (одна печатная страница текста имеет объем примерно 4 Кб), статус документа (недействующая редакция, утратил силу, все остальные), представленный в виде пиктограмм и записей. Таким образом, это окно позволяет провести дополнительную сортировку документов по его реквизитам, а также дает возможность просмотреть тексты документов в отдельном окне без выхода из списка документов.

Как уже отмечалось, наиболее известными и распространёнными в нашей стране можно считать информационные системы "КонсультантПлюс" и "Гарант". Несмотря на некоторые различия в организации пользовательского интерфейса, в возможностях и скорости поиска, в объёме и качестве накопленной информации, все системы имеют сходную функциональную структуру. Типичная система правовой информации включает в себя:

- средства поиска документов по контексту и рубрикатору;

- средства поиска документа по реквизитам;

- механизм навигации в базе данных по гипертекстовым ссылкам;

- модули работы со списками и текстами документов;

- подсистему обновления базы данных.

КонсультантПлюс

Компьютерная справочная правовая система Консультант Плюс (СПС К+) – это программный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и программные инструменты, позволяющие специалисту работать с этим массивом информации (производить поиск конкретных документов или их фрагментов, анализировать их и выводить информацию на печать).

СПС К+ – предоставляет информационные услуги, а окончательные решения по юридическим вопросам пользователь должен принимать самостоятельно.

СПС К+ – это средство массовой информации, но не официальный источник публикации, что надо учитывать при обращении в официальные органы; в то же время, СПС К+ содержит информацию о том, где официально опубликован тот или иной нормативный документ, что позволяет пользователю при необходимости быстро найти официальный источник.

Система КонсультантПлюс постоянно развивается: ежегодно появляются новые возможности, которые повышают эффективность работы специалистов. Надежность программных технологий КонсультантПлюс неоднократно подтверждалась сертификатами Microsoft на совместимость с операционными системами Windows. Высокий уровень качества проектирования, разработки и обслуживания СПС К+ также подтвержден сертификатом.

Справочно-правовая система КонсультантПлюс обеспечивает доступ к самым разным типам правовой информации: от нормативных актов, материалов судебной практики, комментариев к документам, законопроектов, финансовых консультаций, схем отражения операций в бухучете до бланков отчетности и узкоспециальных документов.

Для удобства поиска информации все документы содержатся в Едином информационном массиве КонсультантПлюс (ЕИМ). Это позволяет проводить поиск нужных документов, не заботясь о том, к какому типу информации они относятся, создавать собственные подборки документов, относящихся к разным типам правовой информации. Документы каждого типа имеют свои специфические особенности, поэтому для удобства работы с информацией весь ЕИМ разбит на девять разделов, каждый из которых содержит один или несколько близких по содержанию информационных банков (ИБ).

Запуск системы КонсультантПлюс не отличается от запуска любого WINDOWS-приложения и осуществляется двойным щелчком мыши по ярлыку «КонсультантПлюс». После запуска системы на экране появляется Стартовое окно, откуда можно перейти в различные части системы Консультант Плюс в зависимости от задачи.

Работа в СПС К+ делится на несколько этапов:

- поиск необходимых документов;

- изучение списка найденных документов;

- работа с текстом документа.

В Стартовом окне, щелкнув мышью по названию раздела «Законодательство», открывается окно поиска. По умолчанию открывается «Карточка поиска» – основной инструмент поиска. Кроме карточки поиска в окне имеются вкладки (другие инструменты поиска):

· «Быстрый поиск» - представляет собой строку для ввода запроса (как в интернет-поисковиках). Вы можете начать поиск сразу после запуска КонсультантПлюс, уже из Стартового окна, не тратя времени на выбор необходимого раздела системы и полей Карточки поиска. Достаточно щелкнуть по ссылке на Быстрый поиск в Стартовом окне. Быстрый поиск также легко доступен из любого места программы благодаря Панели быстрого доступа – нужно просто нажать на кнопку Быстрого поиска в верхней части рабочего окна

· «Правовой навигатор». С помощью Правового навигатора можно осуществить поиск информации по конкретному правовому вопросу;

· «Справочная информация». В эту вкладку можно также попасть из «Стартового окна» по ссылке «Справочная информация». Эта вкладка используется для поиска часто используемой информации справочного характера;

· «Обзоры». В эту вкладку можно также попасть из Стартового окна по ссылке “Обзоры”. Эта вкладка используется для получения новостей и обзоров законодательства;

· «Кодексы». В эту вкладку можно также попасть из Стартового окна по ссылке «Кодексы». Эта вкладка используется для мгновенного перехода к списку всех кодексов РФ в действующих на сегодняшний день редакциях,

· «Путеводители» - список ссылок на документы, подготовленные специалистами компании КонсультантПлюс, которые помогают пользователям решать различные профессиональные вопросы, не тратя время на самостоятельный поиск и анализ информации. Путеводители содержат существенную информацию по широкому кругу практических вопросов - выводы, варианты действий, позиции судов, примеры и ссылки на документы. Путеводители регулярно обновляются с учетом изменений законодательства. В системе КонсультантПлюс представлены Путеводители для всех основных групп пользователей: для бухгалтеров, для кадровиков, для юристов.

· «Словарь терминов» - содержатся не только термины, определения которых даны в нормативно-правовых актах (например, определение термина "налог" приводится в Налоговом кодексе РФ, именно оно использовано в cловаре) но и дополнительно содержит термины, широко используемые в деловом обороте. Словарь регулярно пополняется новыми терминами.

Кроме того, в окне поиска имеются вкладки «Папки», «Закладки» и «История».

В системе КонсультантПлюс предусмотрены три стандартных вида меню:

1) главное меню, его команды расположены в верхней строке экрана;

2) пиктографическое меню (панель кнопок), расположенное под главным;

3) контекстное меню, вызываемое нажатием правой клавиши мыши в определенном месте экрана.

Важным инструментом по использованию системы КонсультантПлюс является встроенная система помощи (F1).

Подробно о работе с СПС КонсультантПлюс смотрите в Пособии «Справочные правовые системы: КонсультантПлюс» (ПИЭФ).

Гарант

Разработкой информационной системы "Гарант" занимается компания "Гарант-Сервис". Разработки программы начались в августе 1990 г. Первая версия СПС "Гарант" была представлена в 1991 г.

При подключении в систему "Гарант" каждого нового документа проводится полный цикл юридической обработки.

После перевода в электронный вид каждый документ проходит тестирование на аутентичность официальному тексту. Корректоры проверяют его дважды.

Перед подключением в информационный банк каждый документ подвергают предварительной юридической обработке:

- фиксируют все его реквизиты для быстрого и удобного поиска по карточке запросов;

- снабжают справкой, которая содержит полное название документа, наименование принявшего органа и дату принятия, номер и дату регистрации в Минюсте, порядок вступления в силу, перечень официальных публикаций и список всех изменений к документу;

- создают гипертекстовые ссылки, связывающие текущий документ с другими;

- помещают документ в определённый раздел классификатора;

- подключают к поиску по ситуации.

Эксперты юридического отдела проводят полный юридический анализ документа на предмет его взаимосвязей со всем массивом законодательства. Вносятся изменения и дополнения, выявляются противоречия, разъясняются сложные формулировки, устанавливаются скрытые связи документов, не имеющих формальных ссылок друг на друга, автоматически строятся списки респондентов-корреспондентов.

Система "Гарант" имеет мощные средства поиска, позволяющие быстро найти нужную правовую информацию. Выбор вида поиска зависит от того, какой предварительной информацией об интересующем Вас вопросе или документе Вы располагаете. Правильный выбор во многом определяет точность и скорость поиска.

Информацию об имеющемся комплекте можно получить, выбрав в верхнем меню справка/информация о комплекте, а для получения помощи по работе с системой достаточно выбрать Справка/Содержание или нажать стандартную клавишу F1. Меню/Файл/Настройка конфигурации позволяет настроить интерфейс системы.

В системе имеются следующие виды поиска (например, при нажатии на кнопку на панели инструментов или на панели навигации):

- базовый поиск;

- поиск по реквизитам – поиск с указанием точных реквизитов;

- поиск по ситуации – поиск с описанием реальной ситуации;

- поиск по источнику опубликования;

- поиск по толковому словарю.

Базовый поиск - очень мощный и одновременно простой поисковый инструмент. Это ноу-хау ГАРАНТа, созданное в 2007 году и постоянно улучшаемое. Базовый поиск позволяет мгновенно и точно находить нужную информацию, заполнив всего одну строку запроса. Он понимает не только официальный, но и живой язык профессионалов - аббревиатуры, сокращения, профессиональные термины и даже сленг. Начните вводить свой запрос, и Словарь популярных запросов тут же подскажет вам, как точнее его сформулировать. Выберите нужную формулировку из словаря - ответ появится мгновенно.

Поиск по реквизитам используется, если известны какие-либо реквизиты (номер, название, дата, орган власти, издавший документ, или другие реквизиты). Поиск по реквизитам – это точный инструмент, предназначенный для поиска документов по заранее известной (или предполагаемой) информации о документе.

Поиск по ситуации используется, если неизвестно, в каких документах содержатся ответы на Ваши вопросы. Поиск по ситуации – уникальная запатентованная разработка компании "Гарант". Энциклопедия ситуаций "Гарант" содержит свыше 100 000 подробных терминов ("Гарант-Максимум. Вся Россия"). Благодаря Энциклопедии ситуаций любой человек, не являющийся специалистом в рассматриваемой области и не знающий реквизитов нормативного акта, может отыскать в огромном массиве данных ответ на свой вопрос, подобрать документы, описывающие ситуацию. Используя привычные термины, формулируют вопросы и в поле контекстного фильтра вводят в любой последовательности начальные части слов. В результате все ситуации, названия которых соответствуют набранному контексту, будут наглядно представлены в основном окне системы.

Поиск по источнику опубликования используется, если требуется найти авторские материалы (статьи, книги, энциклопедии) и если известно, где была опубликована интересующая статья.

Поиск по толковому словарю используется, если необходимо посмотреть толкования слов. В отличие от поиска документов, поиск толкования предназначен для получения толкования термина или терминологического выражения. Поиск выполняется во встроенном в "Гарант" толковом словаре терминов. Словарь содержит толкования десятков тысяч терминов экономической и правовой тематики. Источниками являются отечественные и зарубежные энциклопедии, специализированные справочники, толковые словари и определения из нормативных актов.

Раздел справочная информация основного меню используется для быстрого поиска справочной информации (формы отчётности, ставки налогов, курсы валют, адреса и телефоны органов власти и многое другое).

Подробно о работе с СПС Гарант смотрите в Пособии «Справочные правовые системы: Гарант» (ПИЭФ).

Контрольные вопросы

2. Определение СПС, основные параметры, характеризующие СПС.

3. Основные задачи, решаемые с помощью СПС. Ограничения в использовании СПС.

4. Источники поступления информации в СПС.

5. Основные подходы к разбиению массива правовой информации на отдельные базы в Гарант..

6. Характеристика подхода к разбиению массива правовой информации, принятого компанией «Консультант Плюс».

7. Справочные правовые системы КонсультантПлюс. Состав и краткая характеристика систем по федеральному законодательству, содержание ИБ каждой из систем.

8. Справочные правовые системы Гарант. Состав и краткая характеристика систем по федеральному законодательству, содержание ИБ каждой из систем.

9. Справка к документу, ее роль и особенности.

10. Цель и основные элементы юридической обработки. Особенности юридической обработки документов в системах Консультант Плюс.