Нормативно-правовая база делопроизводства

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Рос­сийской Федерации, правовых и нормативных актов и методи­ческих документов, регламентирующих вопросы создания, тех­нологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис. 1.2).

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обес­печению управления оказались рассеянными по многим зако­нодательным и нормативным актам. Знание этих документов Для специалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших зако­нодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению Документов, так и целиком посвященные данным вопросам.

Закон Российской Федерации «Об информации, информа­тизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (ин­формация, документированная информация и др.), обязал пред­приятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам.

Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирова­ния. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого дей­ствуют юридические лица.

Законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с огра­ниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Основ законодательства об Архивном фонде Российской Феде­рации и архивах, согласно которым многие документы учреж­дений, организаций и предприятий по истечении установлен­ного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы.

Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготов­ления, использования, хранения и уничтожения печатей и блан­ков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержит нормы, которые необходимо учи­тывать при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию докумен­там юридической силы (официальности).

В Положении «О федеральной архивной службе России» оп­ределены главные задачи архивной службы России (Росархив): «развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации... делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифи­цированных систем документации».

Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ «О Государ­ственном гербе», «Об утверждении Положения об Архивном фон­де РФ и Положения о Государственной архивной службе России», постановлений Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»_; «Об утверждении Правил от­несения сведений, составляющих государственную тайну, к раз­личным степеням секретности», значение которых для функци­онирования делопроизводственной системы видно из самих названий этих документов.

Остановимся далее на нормативных документах, имеющих для организации делопроизводственного процесса первостепен­ное значение. Положения, требования, правила этих докумен­тов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложе­нии учебного материала. Вот эти документы:

— Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к доку­ментам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положе­ниях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечествен­ной экономике.

ЕГСД замышлялась как научно обоснованный комплекс пра­вил, норм и рекомендаций по ведению делопроизводства в от­ношении организационно-распорядительной документации. В ЕГСД были сформулированы общие правила документирова­ния управленческой деятельности, приведены принципы уни­фикации документации, даны рекомендации по структуре де­лопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации дело­производственных процессов.

В рамках ЕГСД была разработана и внедрена унифицирован­ная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) в составе государственных стандартов: ГОСГ 6.38-72 (Основные положения) и ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-образец). В дальнейшем стандарты пересматривались (1988 г.) в связи с вне­дрением в делопроизводство вычислительной техники, а сама ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Поло­жения ЕГСДОУ распространялись уже на все виды управленчес­ких документов. В 1991 г. ЕГСДОУ и была преобразована в Го­сударственную систему документационного обеспечения управления — ГСДОУ.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламен­тирующих основные правила работы с документами на пред­приятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой еди­ный комплекс автоматизированного документирования и доку­ментооборота на базе новых информационных технологий (со­временные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).

— ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система орга­низационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [4].

Предшественниками данного стандарта являются упомяну­тые выше ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. На их базе, с учетом почти двадцатилетней практики использования, был разработан единый стандарт ГОСТ 6.38-90, который, однако, вследствие значительных социально-экономических изменений, произо­шедших в нашей стране в 90-х годах XX в., быстро устарел и был заменен вначале ГОСТ Р 6.30-97, а затем действующим в насто­ящее время ГОСТ Р 6.30-2003.

— Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [14].

Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформ­ления управленческой документации — особенности оформле­ния отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации посту­пающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только федеральными органами власти, она также находит применение на предприя­тиях и в организациях в качестве основы для создания собствен­ных систем документационного обеспечения управления.

— Основные правила работы архивов организаций [8].

Правила детально освещают ряд делопроизводственных во­просов: требования к номенклатуре дел, порядок проведения экспертизы ценности документов и передачи их в архив, рабо­та с документами в архивах.

— Типовое положение о ведении делопроизводства по пред­ложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях [15].

Типовое положение излагает особенности документооборо­та данной категории документов: регистрацию, ведение карто­теки, сроки исполнения, формирование дел и их архивное хра­нение.

Кроме того, действуют нормы и правила работы с рядом спе­цифических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой и некоторых других видах документации.