Этика письменной речи

Общество предписывает своим членам использовать для общения в определенных ситуациях конкретные варианты речевого поведения. Преднамеренное или непреднамеренное нарушение этикетных форм приветствия, извинения, благодарности и т.п. может отрицательно повлиять на микроклимат в обществе, привести к социальным и др. конфликтам.

Нормы и формы этики в целом и правила этикета в частности могут по-разному проявляться в письменной речи, при слушании и говорении.

Вопросам этики и этикета письменной речи уделялось внимание в письмовниках России XVIII-XIX веков. «Первая обязанность пишущего – помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем», – требовал от составителя письма «Табель о рангах».

Из произведений античной литературы известно, что уже в те времена существовал деловой этикет. Письма того периода должны были начинаться с имени отправителя, затем имя адресата, потом приветствие, сопровождавшееся приятными пожеланиями, и только затем шел текст.

С годами видоизменялись категории морали и нравственности, этические нормы и формы выражения, это коснулось этикета письменной речи, особенно деловой. В Англии уже с XVII века старались упростить деловое письмо, освобождая его от набора всевозможных традиционных выражений и приветствий, разного рода заверений в признательности, глубоком уважении, преданности и т.д.

После второй мировой войны в этике западных стран произошли значительные изменения. Они выразились в актуализации форм изложения от третьего лица, в отказе от многих традиционных форм вежливости, в демократизации и резком «опрощении» языка делового текста.

За рубежом выходят всевозможные пособия по речевой коммуникации, которые обязательно содержат раздел, посвященный речевому этикету. Однако в современной отечественной учебной литературе, как считает специалист по документальной лингвистике П. В. Веселов, этому вопросу уделяется мало внимания. Есть несколько книг о школьном, военном, дипломатическом этикетах, но нет по служебному этикету.

Он формулирует некоторые правила служебного речевого этикета:

1. Формы обращения. Сложились ФО в официальной письменной речи – «Уважаемый». Причем запятая после обращения придает письму будничный характер, а восклицательный знак указывает на то, что факту обращения придается особое значение. «Уважаемые коллеги!» – уместна среди лиц одной профессии. Более эмоциональный оттенок – «Дорогие коллеги!». Нейтральный тон – «Коллеги…» если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает несколько личный характер. Включение фамилия адресата придает тексту документа вежливо-официальный характер.

2. Категории одушевленности (неодушевленности). Иногда составители текста не различают эти категории, что может привести к нарушению этики. «Больные, не посетившие амбулаторию в течение трех лет, выписываются в архив, а затем уничтожаются» – может нанести обиду тем, кому он адресован.

3. Выбор залога. Действительный залог употребляется, когда следует выделить, оттенить субъект действия. ДЗ придает динамизм изложению. Обычно предложения с ДЗ употребляются в настоящем времени и производят впечатление обмена информацией между адресатом и адресантом. За исключением текста протоколов («слушали, выступили, постановили») и постановлений или решений коллегиальных органов («Коллегия постановила»). Страдательный залог употребляется, когда факт свершения действия имеет большее значение, чем указание лиц, свершивших действие. «Вы не выполнили моего указания по производству текущего ремонта» (ДЗ). «Мои указания по производству текущего ремонта не выполняются» – СЗ, внимание концентрируется лишь на факте невыполнения, а конкретный виновник не называется прямо, а лишь имеется в виду.

4. Роль вида глагола. Когда нужно подчеркнуть, что действие свершилось, используется совершенный вид глагола, а если действие находится в развитии – несовершенный вид.

5. Употребление вводных слов и оборотов. Удачно найденное вводное слово, кстати сделанное обособление снимает напряженность тона изложения. Фраза «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам» весьма категорична, а ее этикетная редакция: «К сожалению, Ваша просьба….» – заметно снижает напряженность текста.

6. Местоимение «я» в деловой переписке. Имеет место к утрате этого. Своеобразие РЯ заключается в том, что субъект действия не обязательно выражается «я». Указание на первое лицо единственного числа выражается окончанием.

7. Употребление местоимения «он». Официальный деловой этикет предусматривает умение использовать «он». Будучи универсальным обозначением для лиц и предметов, «он» сохраняет в себе также и указательное значение. Это местоимение может быть средством обезличивания, фамильярности и т.п., поэтому требует особой осторожности при пользовании им в служебных документах.

8. Тон служебного документа. Основное требование, предъявляемое к официальному письму, − объективность содержания, что обусловливает нейтральность тона изложения. ОП пишутся в доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости и т.п. не следует впадать в другую крайность – использование чрезмерной вежливости (не откажите в любезности), современной деловой корреспонденции присуща сухость. «Направляем Вам откорректированный проект нового положения. Просим рассмотреть и утвердить». Нарушение этикета – адресант как бы не допускал возможности, что положение может быть не утверждено. Как построить фразу – от этого во многом зависит результат делового общения, который должен быть благоприятным и вызывать положительные эмоции.