Функции автоматизированной информационной технологии

Используя технологический аспект рассмотрения, в АИС выделяют аппарат управления, а также технико-экономическую информацию, методы и средства ее технологической обработки. Выделив аппарат управления, оставшиеся элементы, технологически тесно взаимоувязанные, при условии единого системного использования экономико-математических методов и технических средств управления образуют автоматизированную информационную технологию данных (АИТ).

Являясь человеко-машинной системой, в рамках которой реализуется информационная модель, формализующая процессы обработки данных в условиях новой технологии, АИТ замыкает через себя прямые и обратные информационные связи между объектом управления (ОУ) и аппаратом управления (АУ), а также вводит в систему и выводит из нее потоки внешних информационных связей.

Функции АИТ определяют ее структуру, которая включает следующие процедуры: сбор и регистрацию данных; подготовку информационных массивов; обработку, накопление и хранение дан­ных; формирование результатной информации; передачу данных от источников возникновения к месту обработки, а результатов (расчетов) — к потребителям информации для принятия управлен­ческих решений.

Сбор и регистрация информации происходят по-разному в раз­личных экономических объектах. Наиболее сложна эта процедура в автоматизированных управленческих процессах промышленных предприятий, фирм, где производятся сбор и регистрация первич­ной учетной информации, отражающей производственно-хозяйственную деятельность объекта. Не менее сложна эта проце­дура и в финансовых органах, где происходит оформление движе­ния денежных ресурсов.

Особое значение при этом придается достоверности, полноте и своевременности первичной информации. На предприятии сбор и регистрация информации происходят при выполнении различных хозяйственных операций (прием готовой продукции, получение и отпуск материалов и т.п.), в банках — при выполнении финансово-кредитных операций с юридическими и физическими лицами. Учетные данные могут возникать на рабочих местах в результате подсчета количества обработанных деталей, прошедших сборку уз­лов, изделий, выявления брака и т.д. В процессе сбора фактиче­ской информации производятся измерение, подсчет, взвешивание материальных объектов, подсчет денежных купюр, получение вре­менных и количественных характеристик работы отдельных ис­полнителей. Сбор информации, как правило, сопровождается ее регистрацией, т.е. фиксацией информации на материальном носи­теле (документе, машинном носителе), вводом в ПЭВМ. Запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, по­этому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее тру­доемкими, а процесс автоматизации документооборота — по-прежнему актуальным.

Передача информации осуществляется различными способами: с помощью курьера, пересылка по почте, доставка транспортными средствами, дистанционная передача по каналам связи с помощью других средств коммуникаций. Дистанционная передача по кана­лам связи сокращает время передачи данных, однако для ее осуществления необходимы специальные технические средства, что удо­рожает процесс передачи. Предпочтительным является использо­вание технических средств сбора и регистрации, которые, собирая автоматически информацию с установленных на рабочих местах датчиков, передают ее в ЭВМ для последующей обработки, что по­вышает ее достоверность и снижает трудоемкость.

Дистанционно может передаваться как первичная информация с мест ее возникновения, так и результатная в обратном направле­нии. В этом случае результатная информация фиксируется различ­ными устройствами: дисплеями, табло, печатающими устройства­ми. Поступление информации по каналам связи в центр обработки в основном осуществляется двумя способами: на машинном носи­теле или непосредственно вводом в ЭВМ при помощи специаль­ных программных и аппаратных средств.

Применение дис­танционной передачи значительно ускоряет прохождение инфор­мации с одного уровня управления на другой и сокращает общее время обработки данных.

Машинное кодирование — процедура машинного представления (записи) информации на машинных носителях в кодах, принятых в ПЭВМ. Такое кодирование информации производится путем пе­реноса данных первичных документов на магнитные диски, ин­формации с которых затем вводится в ПЭВМ для обработки.

Запись информации на машинные носители осуществляется на ПЭВМ как самостоятельная процедура или как результат об­работки.

Хранение и накопление информации вызвано мно­гократным ее использованием, применением условно-постоянной, справочной и других видов информации, необходимостью ком­плектации первичных данных до их обработки. Хранение и накоп­ление информации осуществляется в информационных базах, на машинных носителях в виде информационных массивов, где дан­ные располагаются по установленному в процессе проектирования порядку.

С хранением и накоплением непосредственно связан поиск данных, т.е. выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск информации, подлежащей корректировке или за­мене. Процедура поиска информации выполняется автоматически на основе составленного пользователем или ПЭВМ запроса на нужную информацию.

Обработка информации производится на ПЭВМ, как правило, децентрализованно, в местах возникновения первич­ной информации, где организуются автоматизированные рабочие места специалистов той или иной управленческой службы (отдела материально-технического снабжения и сбыта, отдела главного технолога, конструкторского отдела, бухгалтерии, планового отдела и т.п.). Обработка может производиться не только авто­номно, но и в вычислительных сетях, с использованием набора ПЭВМ программных средств и информационных массивов для решения функциональных задач.

В ходе решения задач на ЭВМ в соответствии с машинной программой формируются результатные сводки, которые печатают­ся машиной на бумаге или отображаются на экране.

Печать сводок может сопровождаться процедурой тиражирова­ния, если документ с результатной информацией необходимо пре­доставить нескольким пользователям.

Принятие решения в автоматизированной системе организаци­онного управления осуществляется специалистом с применением или без применения технических средств, но в последнем случае на основе тщательного анализа результатной информации, полученной на ПЭВМ. Задача принятия решений осложняется тем, что специалисту приходится искать из множества допустимых решений наиболее приемлемое, сводящее к минимуму потери ресурсов (временных, трудовых, материальных и т.д.). Благодаря применению персональных ЭВМ и терминальных устройств повышается аналитичность обрабатываемых сведений, а также обеспечивается постепенный переход к автоматизации выработки оптимальных решений в процессе диалога пользователя с вычислительной системой. Этому способствует использование новых технологий экспертных систем поддержки принятия решений.