Бумажные и электронные документы

С помощью компьютера бумажный документ можно преобразовать в электронную форму. У электронных документов имеются очевидные преимущества перед бумажными, например, снижение затрат при создании или расширенные возможности преобразования и пересылки. Несмотря на бесспорные преимущества, электронный документ не вытесняет полностью бумажный, поэтому на практике используют и различают различные виды документооборота:

– бумажный документооборот – все этапы документ проходит в бумажной форме;

– бумажный документооборот с использованием автономных компьютеров –стадиясоздания документов переносится на компьютер, а остальные операции с документами выполняются в бумажной форме;

– смешанный документооборот –подготовка, передача и хранение документов осуществляется на компьютерах, объединенных в сеть, но юридическую силу документ получает только в бумажном виде;

– безбумажный документооборот –все операции с документами, включая электронно-цифровую подпись, производятся в электронном виде.

На предприятии и в организациях можно встретить все виды документооборота, но преобладающим является смешанный оборот документами, который использует все преимущества компьютерной техники за исключением возможности электронно-цифровой подписи.

Дальнейшее развитие и переход на более полный безбумажный документооборот сдерживается по нескольким причинам.

1. Бумажные документы с оттиском печати и подписью все еще необходимы для соблюдения требований налогового, банковского, судебного и другого законодательства.

2. Электронно-цифровая подпись утверждена на законодательном уровне, но медленно внедряется в практическую деятельность.

3. Безбумажный документооборот связан с необходимостью введения дополнительных мер обеспечения компьютерной безопасности.

Несмотря на существующие ограничения, электронный документ все шире внедряется в практическую деятельность. При этом предприятия и организации сталкиваются с необходимостью рассылки и обмена большим количеством электронных документов, как в рамках предприятия, так и при внешнем обмене. На небольшом предприятии документооборот организуют обычно с помощью электронной почты. На большом предприятии для работы с электронными документами используются системы автоматизированного документооборота и делопроизводства (САДД).

Автоматизированные системы обеспечивают:

– автоматическое определение маршрута документа в зависимости от его категории;

– рассылку и быстрое прохождение документа в сети;

– единую адресную книгу для всех пользователей;

– единую базу нормативов, словарей и классификаторов;

– потоковое сканирование и копирование документов.

Компьютерные программы, обеспечивающие автоматизированный документооборот и делопроизводство, относятся к САДД-продуктам. На рынке представлен достаточно широкий выбор этих программных продуктов, разработанных как российскими, так и западными компаниями.

Среди предлагаемых программ каждое предприятие может выбрать подходящий вариант, например, для организации смешанного или полностью электронного документооборота. Возможна также «заточка» программы под конкретные запросы заказчика.