Графические средства

С помощью Microsoft Excel можно создавать сложные диаграммы для данных рабочего листа. Для построения диаграммы следует выделить любую ячейку из тех, что содержат исходные данные диаграммы. Затем выполнить команду Диаграмма меню ВСТАВКА или нажать кнопку Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. С помощью четырех окон диалога мастер диаграмм соберет всю информацию, необходимую для построения диаграммы. Чтобы построить диаграмму, не прибегая к помощи мастера диаграмм, следует выделить ячейку с исходными данными и нажать клавишу F11. Используя установки по умолчанию, Excel создает диаграмму на отдельном листе.

Основные компоненты диаграммы:

1) Тип диаграммы – в Excel типы диаграмм делятся на стандартные и нестандартные. К последним относятся как пользовательские типы диаграмм, создаваемые путем настройки пользовательских диаграмм, так и смешанные диаграммы Excel (например, гистограмма с графиком). При выборе типа диаграммы в диалоговом окне мастера диаграмм в специальной области приводится пример и краткое описание выбранной диаграммы.

2) Исходные данные диаграммы – задаются ссылкой на соответствующий диапазон. Исходные данные разбиваются по рядам (множество значений одного параметра). В свою очередь ряды состоят из точек – конкретных значений параметра. По умолчанию Excel считает, что диаграмма должна содержать меньше рядов, чем точек. Соответственно выбирается ориентация диаграммы. Пользователь может изменить ориентацию диаграммы, выбрав переключатель Ряды в строках/столбцах диалогового окна мастера диаграмм. Исходные данные необязательно должны располагаться в одном блоке ячеек. Чтобы построить диаграмму для несмежных данных, следует перед запуском мастера диаграмм выделить каждый отдельный блок исходных точек при нажатой клавише Ctrl.

3) Заголовки диаграммы. Пользователь может задать заголовок диаграммы и каждой из ее осей. При выводе текста в диаграмме Excel используют установленные по умолчанию шрифт, выравнивание и расположение. Заголовки – это обычные поля надписей, которые можно перемещать, форматировать и редактировать после создания диаграммы.

4) Оси Диаграммы. Наличие и количество осей определяется типом диаграммы. Пользователь может контролировать вывод осей на диаграмме. Если данные для оси X являются датами, то Excel распознает этот факт и автоматически применяет временное масштабирование к этой оси.

5). Линии сетки – это горизонтальные или вертикальные линии, которые помогают определить положение маркеров данных относительно шкал осей. В большинстве типов диаграмм Excel по умолчанию используется сетка определенного вида. Основные линии сетки продолжают основные деления шкалы. а промежуточные линии сетки – промежуточные деления. Excel автоматически определяет положение этих делений шкалы. Однако пользователь может изменить их расположение. Можно также удалить линии сетки или отобразить их в диаграмме.

6) Легенда диаграммы – это заголовки рядов, размещаемые по умолчанию в правой части диаграммы. Выбор заголовков рядов производится автоматически, если в выделенный диапазон включены заголовки строк и столбцов. В противном случае ряды именуются как Ряд1, Ряд 2 и т.д. Пользователь может изменить имя, введя нужный текст или ячейки с нужным текстом в поле Имя второго диалогового окна мастера диаграмм. Можно также изменить местоположение или вообще удалить легенду с диаграммы. Команды форматирования позволяют изменить используемый в диаграмме шрифт.

7) Заголовков значений - идентифицирует точки в рядах данных. Обычно отображаются вдоль оси X. Выбор заголовков значений производится автоматически, если в выделенный диапазон включены заголовки строк и столбцов. В противном случае для точек используются стандартные обозначения 1, 2, 3 и т.д. Их можно изменить, введя свои текстовые значения или ссылки на диапазон рабочего листа с нужными значениями в поле Подписи по оси х второго диалогового окна мастера диаграмм.

8). Подписи данных – это различного типа подписи, присоединяемые к маркерам данных и показывающие значения каждой точки. Подписи данных задаются на одноименной вкладке третьего окна диалога мастера диаграмм.

9) Таблица данных – это таблица значений, которые используются при построении диаграммы. Добавление производится с помощью вкладки Таблица данных третьего окна диалога мастера диаграмм. С помощью команд форматирования можно изменить тип линии и шрифт, используемые в таблице данных.

Excel может внедрить диаграмму в рабочий лист или помесить ее на отдельном листе диаграммы. При создании диаграммы в существующем рабочем листе ее размеры и положение устанавливаются по умолчанию. Настроить размеры и положение диаграммы можно с помощью мыши. Клавиши Ctrl или Shift позволяют сохранить положение центра диаграммы или ее пропорции (отношение ширины диаграммы к ее высоте) при изменении ее размеров. При изменении размеров диаграммы настраиваются также размеры всех ее текстовых элементов. Если пользователь не удовлетворен этой настройкой, можно использовать команды форматирования для увеличения или уменьшения размеров текста.

Диаграмма, созданная на отдельном листе, имеет стандартные размеры, которые сохраняются даже при изменении размеров окна книги. Пользователь может включить альтернативный режим вывода на экран, при котором размеры диаграммы автоматически настраиваются по размерам окна книги (флажок Масштабировать диаграмму по размеру окна на вкладке Диаграмма команды Параметры меню СЕРВИС).

Обычно Excel игнорирует скрытые строки и столбцы в диапазоне, содержащем исходные данные диаграммы. Для отображения в диаграмме значений скрытых ячеек следует сначала построить диаграмму обычным способом, а затем снять флажок Отображать только видимые ячейки на вкладке Диаграмма команды Параметры меню СЕРВИС.

В графиках, точечных и лепестковых диаграммах Excel обычно пропускает пустые ячейки, и на месте отсутствующих данных появляются разрывы. Есть два способа представления пустых данных на диаграмме:

- отображать отсутствующие точки данных нулевыми значениями;

- интерполировать отсутствующие точки данных.

При интерполяции Excel использует прямые линии для заполнения разрывов, возникающих на месте отсутствующих точек данных. Но при этом не создается новая интерполированная точка данных. Нужный режим отображения выбирает на вкладке Диаграммы команды Параметры меню СЕРВИС. Выбранный режим не оказывает никакого влияния на диаграммы, в которых между маркерами данных имеются естественные промежутки, например, на гистограммы и линейчатые диаграммы. В поверхностных диаграммах и диаграммах с областями пустые ячейки всегда отображаются нулями независимо от установленного режима отображения.

Диаграмма сохраняется вместе с книгой, в которой она находится. Диаграмма становится доступной, когда открыта книга.

В Excel имеется широкий ассортимент команд, с помощью которых можно изменять внешний вид диаграмм. Для настройки диаграммы следует ее выделить, после чего в строке меню появится пункт Диаграммы. Кроме того, после выделения диаграммы, как правило, на экране появляется панель инструментов Диаграммы. Первые четыре команды меню Диаграмма выводят на экран диалоговые окна, почти идентичные окнам мастера диаграмм.

Если нужно изменить конкретный элемент диаграммы, его следует выделить (например, выбрав соответствующий элемент из раскрывающегося списка кнопки Элемент диаграммы на панели инструментов Диаграммы). Можно просто щелкнуть на нужном элементе диаграммы. Excel облегчает проверку правильности выделения элемента, выводя его наименование в левом конце строки формул.

Форматы из одной диаграммы можно использовать в другой. Для этого следует сначала выделить область диаграммы, форматы которой нужно скопировать, затем выполнить команду Копировать меню ПРАВКА, выделить другую диаграмму и выполнить команду Вставить меню ПРАВКА.

Если планируется использовать конкретный набор форматов много раз, то лучше всего включить этот набор в список пользовательских типов диаграмм, который появляется в первом диалоговом окне мастера диаграмм

При форматировании диаграммы можно выполнять следующие действия:

1) Изменить расположение элементов диаграммы.

2) Изменить размеры и переместить область построения. Область построения – это часть диаграммы, в которой отображаются данные.

3) Форматировать текстовые элементы диаграммы (в том числе изменять ориентацию текста).

4) Форматировать и изменять шкалы осей.

5) Задавать вывод и форматирование сетки.

6) Форматировать ряды и маркеры данных.

При большом различии диапазонов изменения значений для разных рядов данных, можно отобразить один или несколько из них на вспомогательной оси. Вспомогательная ось обычно располагается в правой части диаграммы.

В некоторых случаях диаграмма выглядит лучше, если разные ряды данных изображаются разными типами диаграмм. Excel позволяет смешивать несколько различных типов диаграмм. Excel может применять сглаживание к рядам данных на графиках и точечных диаграммах.

7) Отображать в графиках коридоры колебания и полосы повышения и понижения. Коридор колебания – это линия, соединяющая минимальное и максимальное значения и наглядно показывающая диапазон, в пределах которого изменяются значения в данной категории. Коридор колебания может быть показан только на плоских графиках.

Полоса повышения и понижения – это прямоугольник, нарисованных между точками данных первого и последнего ряда. Excel заполняет прямоугольник одним цветом или узором, если первый ряд расположен выше последнего, и контрастным цветом или узором в противоположном случае.

8) Отображать линии проекции в графиках и диаграммах с областями.

Линия проекции – это прямая, которая проходит от точки данных до оси категорий. Линии проекции особенно полезны в диаграммах с областями.

9) Отделять сектора круга и кольца.

10) Форматировать фоновые области.

11) Настраивать объемные виды диаграммы.

12) Добавлять, удалять, изменять данные в диаграммах, изменять порядок отображения рядов.

13) Использовать многоуровневые категории. Excel позволяет группировать категории. Например, рядами данных являются месяца, а категориями – различные города, в которых расположены предприятия, но категории классифицируются еще и по государствам, в которых находятся города.

14) Применять линии тренда. Линия тренда – это линия регрессии, которая аппроксимирует (сглаживает) точки данных, или линия скользящего среднего.

15) Применять планки погрешностей. При представлении на диаграмме статистических данных часто важно показать уровень их достоверности. В Excel это можно сделать с помощью планок погрешности. Планки погрешностей могут быть представлены как фактические значения точек данных плюс величина погрешности, минус величина погрешности или плюс и минус величина погрешности.

16) Изменять исходные значения с помощью маркеров данных. В плоских линейчатых диаграммах, гистограммах, графиках и точечных диаграммах можно проводить анализ типа «обратный, что будет, если». Можно перетащить вверх или вниз маркеры данных, в том числе и маркеры рисунков. Excel же соответственно подберет и изменит исходные значения в рабочем листе. Этот процесс иногда называют графическим подбором параметра.

В состав Excel входит специальная компонента Microsoft Map, которую можно использовать для наглядного представления географической информации. Карты можно использовать для вывода на экран географических статистических данных, например о плотности населения или об окружающей среде. В зависимости от используемой карты можно вывести на экран различные конкретные географические подробности, в том числе дороги, города, аэропорты и реки. Можно отобразить на экране данные по странам, штатам (провинциям), а также почтовым индексам.

Microsoft Map является надстройкой и не входит в типовую установку Excel. Для его установки следует запустить программу Setup и добавить этот компонент.

Для создания карты данные рабочего листа должны быть расположены специальным образом, чтобы их можно было использовать при построении карты. Рабочий лист должен содержать столбец, включающий названия стран, штатов или почтовые индексы. Причем названия стран или штатов должны быть стандартными, допускается также использование стандартных сокращений. При этом нельзя использовать транспонированное расположение таблицы, при котором географические названия находятся в верхней строке исходных данных. Microsoft Map просматривает столбец, содержащий географические названия, и автоматически выбирает исходную географическую карту.

Создание карты производится командой Карта меню ВСТАВКА или с помощью кнопки Карта, расположенной на стандартной панели инструментов. После создания карты, ее можно изменить в соответствии с требованиями пользователя (после создания карты открывается окно диалога Элемент Microsoft Map).

Контрольные вопросы:

1) Что такое электронная таблица и каковы ее основные функции?

2) Типы данных, используемые в электронных таблицах.

3) Что называется ячейкой?

4) Что такое рабочий лист и рабочая книга?

5) Что такое формула?

6) Что называется ссылкой?

7) Какие бывают ссылки? Дать определения.

8) Что необходимо для получения возможности вводить данные и выполнять команды в Excel?

9) Как выделить блок ячеек?

10) Как выделить строку?

11) Как выделить весь лист?

12) Какие средства редактирования данных в Excel вам известны?

13) Какие операции можно выполнять над рабочими листами книги?

14) Как называется процесс расчета формул с последующим выводом результатов в виде значений в ячейках?

15) Что такое циклическая ссылка?

16) Что такое функция?

17) Чем отличается формула от функции?

18) Что позволяет функция?

19) Что такое форматирование рабочего листа?

20) Перечислите параметры форматирования рабочего листа.

21) Что такое условное форматирование и для чего оно предназначено?

22) Перечислите средства защиты данных в электронной таблице.

23) Для чего защищают данные в таблицах?

24) Как скрыть содержимое рабочего листа?

25) Что такое список?

26) Из каких структурных элементов состоит список?

27) Что позволяет использование формы данных?

28) Почему нельзя отредактировать поля содержащие формулы?

29) Что такое сортировка списков?

30) Как называется способ быстрого выделения из списка данных для последующей работы с ними?

31) Перечислите способы фильтрации данных.

32) Для чего предназначен расширенный фильтр?

33) Какие существуют критерии отбора расширенного фильтра?

34) Что такое консолидация?

35) Перечислите способы консолидирование данных. Назначение каждого способа.

36) Для чего предназначена сводная таблица ?

37) Назначение команды Подбор параметра.

38) Для решения каких задач применяется «Поиск решения»?

39) Как построить диаграмму?

40) Перечислите основные компоненты диаграммы?

41) Какие типы диаграмм вы знаете, для использования интерпретации данных электронных таблиц?

42) Назначение MS Map?