С чего начать?

Не стоит изобретать велосипед. Существует апробированная на практике технология решения проблем автоматизации. Воспользуйтесь следующими рекомендациями:

1. Осознайте потребность в автоматизации. Это концептуальный этап. Вы уже знаете, что что-то не так, что-то в Вашей компании Вас не устраивает. Но Вы ещё точно не знаете, что Вам необходимо предпринять, чтобы изменить ситуацию в лучшую сторону. Для выполнения этого этапа проведите серию совещаний с руководителями подразделений и ключевыми специалистами. Вполне вероятно, что проблема кроется совсем не в отсутствии автоматизации. К примеру, продажи идут плохо, так как продукция компании морально устарела, и КИС навряд ли сыграет ключевую роль в преодолении этой проблемы. Но если продажи идут плохо, потому что компания регулярно срывает сроки исполнения заказов, потому что производство лихорадит, потому что несвоевременно поступают сырьё и материалы, потому что не хватает денег на закупку, потому что…, то стоит задуматься. Скорее всего, КИС поможет расшить все эти "потому что".

2. Сформулируйте цель внедрения и разбейте её на конкретные задачи. Применительно к приведённому выше случаю, цель в упрощённом виде может выглядеть примерно так: "Упорядочение материальных и финансовых потоков для наилучшего удовлетворения требований клиентов, снижения потребности в оборотных средствах и максимизации прибыли компании". Задачи же - это конкретные блоки проблем, которые необходимо решить. Например, "Создать систему бюджетного планирования и контроля расходования средств, основанную на реальных данных"; "С использованием средств автоматизации реализовать взаимосвязанное планирование продаж, производственной программы, плана по снабжению, плана доходов и расходов"; "Разработать нормативы страховых запасов сырья и материалов и реализовать с помощью средств автоматизации механизм своевременного пополнения".
Целей может быть несколько. Задач же - ещё больше. Всё зависит от того, насколько далеко вы пойдёте в желании автоматизировать управление компанией. Здесь важно вовремя остановиться. Наверное, бессмысленно автоматизировать всё вплоть до подключения к КИС системы кондиционирования воздуха и счётчиков расхода горячей воды в Вашем офисе. Таким образом, сформулировав цели и задачи автоматизации, очертив границы этого процесса, вы можете перейти к следующему этапу.

3. Сформируйте рабочую группу по выбору системы. Включите в её состав руководителей подразделений и ключевых специалистов. Совсем не обязательно включать в неё всех, вплоть до начальника канцелярии и завхоза. Это могут быть начальник службы АСУ и руководители подразделений, через которые проходят основные бизнес-процессы и финансовые потоки: отделов снабжения и сбыта, производственного отдела, финансовой службы, бухгалтерии. В конкретном случае с учётом специфики той или иной компании, список может быть иной. Члены группы должны встречаться с поставщиками КИС (или их партнёрами), независимыми консультантами, посещать выставки, проводить рабочие совещания, на которых обсуждать плюсы и минусы различных вариантов.
Помимо решения прямой задачи, создание данной группы благотворно скажется на процессе внедрения: руководители основных подразделений будут чувствовать свою причастность к выбору системы, и впоследствии при внедрении не будут воспринимать КИС как нечто чуждое, насаждённое извне.

4. Выберите консалтинговую компанию для проведения комплексного обследования и формирования технического задания на автоматизацию или, если Ваши специалисты обладают опытом проведения таких работ, спланируйте и осуществите обследование самостоятельно.
Ранее говорилось о том, что комплексное обследование является не роскошью, а необходимостью. Здесь же отмечу, что совершенно не обязательно, чтобы консультант, осуществляющий обследование и поставщик КИС была одна компания. Профессиональный консультант в состоянии провести обследование и подготовить техническое задание независимо от того, какая конкретно КИС будет развёрнута на предприятии. Поскольку для проведения данной работы используются определённые стандартные методики, технологии и программные средства, составленное на профессиональном языке ТЗ будет вполне понятно для поставщика КИС.

5. Основываясь на техническом задании и результатах рабочей группы, выберите КИС и заключите договор на внедрение системы.

Когда клиент изначально оказывает доверие поставщику КИС, возможно объединение этапов 4 и 5. При этом обследование производится специалистами поставщика КИС. Это несколько сокращает общий срок автоматизации, но повышает риск выбрать не самое лучшее решение.