Разработка информационного обеспечения систем управления предприятием

Информационная система, оказывая информационные услуги, преобразует информационные ресурсы в информационные продукты. Преобразование происходит не хаотично, а системно. Эту системность позволяет выявить системно-информационный подход к системе информационного обеспечения процессов управления на основе информационных и коммуникационных технологий, результатом которого стало понятие информационной системы.

Информационная система представляется как многоцелевая и многофункциональная кибернетическая система, объединяющая все обслуживающие информационные и коммуникационные службы предприятия. В службах заняты люди, которые являются объектами управления со стороны руководителей предприятия и топ-менеджеров.

Целевое назначение информационной системы сводится к достижению следующих целей:

• обеспечивать для каждого сотрудника предприятия возможность пополнения корпоративных знаний (информационных ресурсов предприятия — ИРП);

• сохранять корпоративные знания как составную часть ИРП;

• обеспечивать совместное использование сотрудниками предприятия текущих и ретроспективных корпоративных знаний.

Для осуществления этих целей информационная система, опираясь на свои подсистемы, должна выполнять следующие функции:

• преобразование исходных сообщений (знаний), поступающих от сотрудников предприятия, включая их смысловую оценку, тиражирование и ввод в информационно-коммуникационные каналы предприятия, к виду, удобному для совместного использования;

• смысловая обработка (свертывание и развертывание) первичных сообщений (знаний) для более полного их использования;

• формирование и долговременное хранение информационных ресурсов предприятия в традиционной и электронной формах;

• распространение знаний (текущих и ретроспективных), хранящихся в информационном банке предприятия в режимах постоянного оповещения или справочного обслуживания по запросам.

143/

Таким образом, информационная система — многоцелевая и многофункциональная система информационно-коммуникационного обслуживания, удовлетворяющая информационные и коммуникационные потребности сотрудников предприятия и внешней среды.

Подсистемами являются все службы массовой и специальной коммуникации (информации), в том числе подразделения обучения, хранения, распространения и т.д.

Структурно-функциональную схему информационной системы любого предприятия, включающую в себя все подсистемы с их взаимосвязями, изобразить невозможно. Мы ограничимся рассмотрением принципиальной схемы функционирования информационной системы, показывающей движение основных информационных потоков на предприятии и взаимодействие участников этого движения (рис. 5.1).

Информационной система выступает в качестве посреднического звена между личными познаниями коммуниканта, реципиента, текущей памятью и внешней средой. Выделены контуры: А — обработки (фильтрации и внесения в корпоративную базу знаний) и В — предоставления (публикации, оповещения и рекламирования) информации.

Текущая память (сфера виртуальной корпоративной реальности) — область бытия сознания сотрудников предприятия, профессиональных знаний, принадлежащих работникам контуров управления, обработки и публикации.

Сфера идеального противопоставляется сфере материального (внешняя среда), объективно существующей и воспринимаемой через органы чувств (потоки 12). Сюда относятся неживая природа (материалы, сырье, комплектующие и т.д.), живая природа, общественное и личное бытие.

Движение информации в информационных потоках осуществляется следующим образом. Внешняя среда служит объектом познания, которое осуществляется сотрудником предприятия, выступающим в качестве коммуниканта (информационный поток 10). Для того чтобы сделать свои знания доступными для всех работников предприятия, сотрудник должен оформить свои знания в виде, удобном для ознакомления (Д) и направить в службу обработки информации (потоки 1, 2). Служба (А) обработки информации в соответствии со своим алгоритмом работы и указаниями системы управления (СУ) (вектор 11) выбирает дальнейшее направление движения созданного документа. Если содержание документа признается необходимым предприятию, коммуникант приобретает статус элемента информационной системы, а документ признается полезным информационным ресурсом (поток 3).

Службы обработки располагают необходимыми аппаратно-программными средствами для соответствующей автоматической и автоматизированной обработки и тиражирования принятых документов, которые осуществляются в соответствии с профессиональными зна-

144/

145/

ниями сотрудников этой службы и указаниями органа управления (поток 1 У). В результате обработки документов в этих службах появляются ИР, доступные для общественного пользования (поток 6). Информационные ресурсы могут представляться в виде традиционных (на бумаге) и электронных (гипертекст, видео, звук, изображение) мультимедиа-документов. Они могут быть как доступными к ознакомлению (текущая память), так и ограниченно доступными (ретроспективная память).

Информационные ресурсы предприятия совместно с личностными формируют виртуальную среду предприятия. Если ИРП оказываются значимыми, то происходят изменения в структуре предприятия. Ради этих изменений и создается информационная система, которая увеличивает скорость адаптации предприятия к изменению внешних воздействий, поступающих из окружающей среды. Информационная система осуществляет избирательное накопление индивидуального знания, эмоционального настроения и управляющего стимула, зарождающегося у коммуниканта.

Обобществленная информация начинает циркулировать в контурах предприятия (потоки 8), достигая сотрудников предприятия и формируя корпоративный интеллект. В случае если ИР не оказывает никакого воздействия на текущую память предприятия, то он попадает в архив (ретроспективная память системы) и ожидает момента своей актуализации.

Другой информационный поток формируется службой публикации. Вновь появившийся ИР является объектом изучения (поток 4) сотрудниками службы В, которые в соответствии со своими профессиональными знаниями и указаниями системы управления (вектор /1) формируют посреднические продукты (П), например каталоги, рефераты, списки и т.д. (поток 5). После чего служба осуществляет доставку этой информации и самого ИР до реципиента (поток 7). Так как распространение ИР представляет собой коммуникационную услугу, то его можно считать посредническим продуктом.

Следует отметить, что непосредственное взаимодействие сотрудников предприятия и ИР исключено, так как осуществляется контроль над процессами доступа и формирования ИРП со стороны предприятия, которое и является владельцем информационных ресурсов. Это ограничение не распространяется на межличностную коммуникацию сотрудников предприятия.

В результате изучения ИРП сознание реципиента обогащается новыми знаниями, которые проявляются (поток 9) в ходе практического воздействия на внешнюю среду (материальная, предметно-преобразовательная, социально-политическая деятельность). Таким образом происходит увеличение нематериальных активов предприятия путем обмена и накопления информационных ресурсов.

Информационные потоки предприятия можно представить связанными с двумя видами событий: плановыми и внезапными. Плановые

146/

события являются регулярными, которые сами по себе являются процессом, и нерегулярными, наступление которых можно предвидеть. По отношению к таким событиям реакция предприятия предусмотрена и однозначно определена. Скорость ликвидации внезапных событий зависит от гибкости и скорости реакции предприятия, которые, в свою очередь, зависят от степени автоматизации процессов обработки информации и уровня применения информационных технологий.

Если в традиционной модели ведения бизнеса упор делается на отработку событий первого типа (плановых), то в современной модели — событий второго типа (внезапных). Конкурентное преимущество предприятия зависит от наилучшего соотношения этих составляющих. Информационную структуру любого предприятия можно представить с помощью нескольких уровней (табл. 5.2).

Таблица 52

Уровни информационной инфраструктуры предприятия

147/

Окончание табл. 5.2

Степень востребованности технологий напрямую связана с уровнем организационной зрелости предприятия.

Для идеальной компании, которая находится на высшем уровне организационного развития, все службы представляют собой единый интегрированный комплекс, являющийся одним из основных элементов электронной нервной системы.

Системы управления взаимодействием с клиентами (CRM) дают возможность оперативно учесть их пожелания и требования, а системы управления цепочками поставок (SCM) — получить реакцию на эти требования. Система планирования ресурсов предприятия (ERP) обеспечивает как краткосрочное, так и стратегическое планирование деятельности компании и последующее управление.

Для того чтобы взаимодействие систем управления предприятия было наиболее эффективным, все они пронизаны «единым стержнем» — системой управления знаниями (КМ), которая обеспечивает своевременную доставку информации, а также средства для ее обработки, анализа и принятия решений, с использованием систем анализа данных (Business Intelligence — BI).

Кроме внутренних связей, интеграция приложений масштаба предприятия обеспечивается и благодаря повсеместному использованию средств электронной коммерции (E-commerce) и Интернет-технологий.

Использование единой информационной среды не только повысит эффективность бизнеса, но и создаст предпосылки для стандартизации процессов и технологий. Это, в свою очередь, повысит надежность работы и совместимость используемых технологий и решений, а также позволит наладить правильный процесс использования этой информации.

148/

149/

Ключевыми подразделениями в информационной системе являются службы, применяющие технологии хранения и накопления информации. Рассмотрим их более подробно на примере продуктов, поставляемых корпорацией «Microsoft», которая давно осознала важность направления, связанного с хранилищами данных, и создала технологическую среду. Такой средой является Microsoft Data Warehousing Framework (рис. 5.2); она определяет развитие технологий, обеспечивающих интеграцию продуктов различных производителей. Открытость этой среды обеспечивает ее поддержку многими производителями ПО, что дает возможность конечным пользователям выбирать наиболее понравившиеся им инструменты для построения своих решений.

Цель среды — упростить разработку, внедрение и администрирование решений на основе хранилищ данных. Эта среда обеспечивает[13]:

• открытую архитектуру, которая легко интегрируется и расширяется третьими фирмами;

• экспорт и импорт гетерогенных данных наряду с их проверкой, очисткой и возможным ведением истории накопления;

• доступ к разделяемым метаданным со стороны процессов разработки хранилища, извлечения и трансформации данных, управления сервером и анализа данных конечными пользователями;

• встроенные службы планирования задач, управления дисковой памятью, мониторинга производительности, оповещения и реакции на события.

Таким образом, применяя тот или иной методологический подход (системный, операционный, объектно-ориентированный и т.д.), мы строим соответствующую ему модель, на базе которой и ведется создание ИС предприятия.

150/

Глава 6 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Основные понятия документационного обеспечения управленческой деятельности

Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ (в ред. от 10.01.2003) «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Для организации эффективного управления экономической системой и рациональной автоматизации информационных процессов необходимо выявлять потоки информации, производить их оценку и оптимизацию.

К каждому классу информации предъявляются особые требования, например к управленческой информации следующие:

• полнота информации для принятия управленческого решения;

• оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;

• достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;

• адресность информации, т.е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;

• доступность для восприятия, зависящая от качества пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Документ — это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отображающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по регламентирован-

151/

ной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную среду и подразделяются:

• на внешние, входящие в систему;

• внутренние, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;

• исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии создается свой документооборот.

Документооборот — это движение документов' с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив, т.е. регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. По составу охватываемых операций документооборот может быть двух типов:

• операционный — ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику;

• универсальный — отражающий операции обработки потоков слабоструктурированной информации, выполняемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов.

Так как документооборот отражает движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки потребителю, то по степени охвата подразделений и специалистов экономической системы выделяют централизованный документооборот, охватывающий все подразделения предприятия в единую систему, и специализированный документооборот на уровне конкретного подразделения, обусловленный спецификой его функционирования.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления.

152/

В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является система документационного обеспечения управления (СДОУ), которая предназначена для решения следующих задач:

• документирование принимаемых организационных, плановых и административных управленческих решений;

• документационное обеспечение управления;

• получение, фильтрация и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями;

• контроль их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;

• организация хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

Документационное обеспечение управления осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

• документирование;

• делопроизводство, т.е. организация работы с документами.

Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство — комплекс мероприятий по ДОУ предприятия или организации, систематизации архивного хранения документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использования документов.

Архив — это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов для использования ретроспективной документной информации.

Электронный архив применяется при систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Делопроизводство предназначено для проверки, отбора и обеспечения работников аппарата управления предприятия необходимой документированной информацией при выполнении каких-либо функций управления, деловых процессов и процедур.

Деловая процедура — последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи в рамках деятельности предприятия или организации.

Если обобщить выработанные специалистами ДОУ формулировки, то процесс документооборота можно охарактеризовать как дисциплину, связанную с совместной обработкой документов.

153/

Качество организации ДОУ зависит от уровня организации работы с документами обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. организации документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на предприятии, составляющий ее документооборот.

Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом, называется системой документации (СД). В ее состав входит несколько сот форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам.

По содержанию можно выделить класс управленческих или организационно-распорядительских документов (ОРД), используемых для административного управления; экономико-статистических документов, предназначенных для экономического управления предприятием; научно-технических документов, возникающих при проектировании и производстве новых видов продукции; юридических документов, регламентирующих отношения коллектива как внутри предприятия, так и его отношения с внешней средой, включая вышестоящие и правительственные организации, предприятия-потребители готовой продукции или услуг, предприятия-поставщики сырья и материалов и др.

Служба СДОУ ориентирована на работу с ОРД, которые используются для выполнения организационной и административно-распорядительной функций управления. Все они относятся к официальным документам, т.е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора.

Организационно-распорядительные документы можно классифицировать по содержанию (семантике) и форме (синтаксису). По содержанию ОРД делят на три основных класса:

1) организационные — комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. К классу организационных документов, являющихся базовыми для работы и составляемыми при создании фирмы, относятся учредительные документы (устав, договор), структура и штатная численность работников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положения о персонале), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам;

2) распорядительные — оформляют принятые управленческие решения. К ним относятся приказы по основной деятельности и лично-

154/

му составу, распоряжения, указания, протоколы краткой, сокращенной и полной формы. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процедур;

3) информационно-справочные — составляются при выполнении функции учета, контроля и деловых процессов. К ним относятся письма входящие и исходящие, телеграммы внутренние и международные, факсы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, обзоры, рефераты, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки и графики выполнения работ.

По форме ОРД делят на формализованные и неформализованные*

К числу формализованных относят типовые и стандартные документы. Они характеризуются наличием типового состава и расположения реквизитов, их стандартным оформлением и использованием бумаги стандартных размеров.

Неформализованные документы (отчеты, обзоры, рефераты) отличаются нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов.

Основными задачами совершенствования делопроизводства на основе информационных технологий являются: разработка и установление рациональных форм ДОУ; использование прогрессивных методов и форм работы с документами; унификация, стандартизация и автоматизация делопроизводства.