Хьюитт Вильям

Каждый из показателей может использоваться самостоятельно или как один из элементов комплексной системы. Введение показателей оценки труда в системы стимулирования является, по мнению авторов, наиболее перспективным и действенным инструментом в управлении трудом.

4.2. Организационно-кадровый аудит

Развитие теории и практики управления персоналом в современных условиях порой кардинально меняет наши взгляды и представления о привычных концепциях, методах и терминах. До недавнего времени аудит воспринимался однозначно как профессиональная деятельность «аудиторов» (аудиторских организаций) по осуществлению независимых проверок бухгалтерской отчётности, платёжно-расчётной документации, налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований экономических субъектов с целью установления достоверности их бухгалтерской отчётности и соответствия совершённых ими финансовых и хозяйственных операций нормативным актам, действующим в Российской Федерации.

Аудит человеческих ресурсов представляет собой одно из наиболее распространённых средств оценки эффективности управления человеческими ресурсами подобно аудиту финансовому. Применение данных, получаемых в ходе аудита персонала, помогает оценить, насколько успешно осуществляется деятельность по управлению человеческими ресурсами.

Аудит человеческих ресурсов представляет собой систему контроля за соблюдением установленного порядка учёта личного состава и надёжностью функционирования всей системы работы с персоналом, регламентированной трудовым законодательством РФ и локальными нормативными актами предприятия. Внутренний аудит человеческих ресурсов - один из способов контроля за эффективностью управления персоналом в структурных подразделениях компании.[14,с.40]

Функции внутреннего аудита человеческих ресурсов включают:

- проверку системы учёта личного состава, её мониторинг и разработку рекомендаций по улучшению этой системы;

- проверку персонифицированной и оперативной кадровой информации, включая экспертизу средств и способов, используемых для идентификации, оценки, классификации такой информации и составления на её основе отчётности, а также специальное изучение отдельных статей отчётности, включая детальные проверки системообразующих пунктов номенклатуры дел службы человеческих ресурсов;

- проверку соблюдения законов и других нормативных актов, а также инструкций, решений и указаний руководства и (или) собственников по управлению человеческими ресурсами;

- проверку различных звеньев управления по руководству человеческими ресурсами;

- оценку эффективности механизма внутреннего контроля, изучение и оценку контрольных процедур в филиалах, структурных подразделениях компании;

- проверку наличия, состояния и обеспечения сохранности документации и компьютерных баз данных службы управления человеческими ресурсами;

- работу над специальными проектами и контроль за отдельными элементами структуры внутреннего аудита человеческих ресурсов;

- разработку и представление предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению эффективности управления человеческими ресурсами.

Объективность внутреннего аудита человеческих ресурсов обеспечиваются его независимостью в структуре управления компанией.

Компетентность группы (специалиста) внутреннего аудита человеческих ресурсов определяется, прежде всего, соответствием программы и объёма работы целям компании.

Эффективность использования работы аудита человеческих ресурсов руководством компании определяется: рассмотрением плана проведения аудита человеческих ресурсов за интересующий период и проведения его обсуждения на возможно более ранней стадии аудита; определением порядка встреч с сотрудниками, осуществляющими внутренний аудит человеческих ресурсов; своевременной договорённостью о сроках проведения работ, объёме аудиторской выборки, уровнях профессионально-психологических тестов, методах определения выборки и порядке документального оформления выполненной работы, которая будет проведена внутренними аудиторами.

В каждой службе персонала должна быть создана и поддерживаться система контроля качества работы, для того чтобы проводимые этой службой аудиторские проверки полностью соответствовали локальным нормативным документам, регулирующим деятельность по аудиту человеческих ресурсов.

Система контроля качества аудита человеческих ресурсов должна включать:

- соблюдение специалистами, проводящими аудит, требований независимости, честности, объективности, конфиденциальности и профессиональной этики;

- укомплектование службы человеческих ресурсов профессиональными сотрудниками, обладающими знаниями, умениями и навыками, необходимыми для надлежащего выполнения ими своих обязанностей;

- поручение аудиторских заданий профессиональным сотрудникам, квалификация которых соответствует особенностям этих заданий;

- выполнение всех видов работ в ходе аудита человеческих ресурсов на основе указаний руководства (собственников) компании, текущего контроля и проверки выполненной работы таким образом, чтобы это отвечало необходимым требованиям качества;

- получение сотрудниками при недостатке опыта или знаний в конкретных обстоятельствах соответствующих консультаций как внутри компании, так и вне неё;

- независимость службы человеческих ресурсов и её возможность проводить аудит на высоком качественном уровне;

- осуществление мероприятий по регулярным проверкам надежности и эффективности функционирования внутрифирменной системы контроля качества работы службы человеческих ресурсов как таковой;

- доведение до сведения каждого сотрудника службы человеческих ресурсов основных принципов и процедур системы контроля качества работы по проведению аудита человеческих ресурсов.

Обеспечение надлежащего качества работы в ходе конкретной аудиторской проверки начинается с утверждения руководителем службы человеческих ресурсов до начала аудита руководителя и специалистов-аудиторов конкретной проверки, что должно быть отражено в общем плане аудита человеческих ресурсов. Руководитель проверки обязан проанализировать профессиональные способности рядовых участников проверки, спланировать работу, которая может быть ими получена, и определить специфику и объём направляющих указаний, текущего контроля и проверок выполненных работ. Руководитель проверки обязан применять в ходе аудита те средства контроля качества работы, установленные руководителем службы человеческих ресурсов, которые наилучшим образом подходят к данной конкретной аудиторской проверке.

Руководитель службы человеческих ресурсов должен быть уверен в том, что исполнитель имеет знания, умения и навыки, необходимые для надлежащего проведения аудита человеческих ресурсов.

Специалисты, проводящие аудит человеческих ресурсов, должны получить всеобъемлющую информацию об их обязанностях и целях процедур, которые надлежит выполнять. Эти указания также должны содержать сведения об особенностях деятельности проверяемого структурного подразделения и о возможных проблемах кадрового учета и аудита человеческих ресурсов, которые могут оказать влияние на специфику, объём и затраты времени применяемых аудиторских процедур.[11,с.100]

При подготовке инструктивных указаний специалистам-аудиторам следует принимать во внимание общий план аудита человеческих ресурсов и расчёты затрат времени на его проведение. Основным средством передачи исполнителям инструктивных указаний служит программа аудита.

Проверка результатов аудита человеческих ресурсов должна осуществляться в отношении каждого аудитора, по крайней мере не уступающего в знаниях, умениях и навыках тем, кого они проверяют.

При проверке результатов следует основное внимание уделять следующим вопросам:

- выполнялась ли работа в соответствии с программой аудита человеческих ресурсов;

- документировались ли надлежащим образом проделанная работа и её результаты;

- все ли существенные замечания, возникшие по ходу проверки, были прояснены и нашли отражения в выводах аудитора;

- достигнуты ли цели соответствующих аудиторских процедур;

- вытекают ли сделанные аудитором выводы с полученных им результатов и служат ли результаты работы основой для мнения аудитора.

Сотрудники, осуществляющие проверку результатов аудита человеческих ресурсов, обязаны поставить на проверяемых рабочих документах свою подпись либо своё легко идентифицируемое условное обозначение. Проверяющие могут в случае необходимости дать в рабочих документах оценку действиям проверяемого, изложить замечания, комментарии или рекомендации.

В ходе аудита человеческих ресурсов руководитель службы человеческих ресурсов, отвечающие за проверку результатов работы, обязан регулярно выполнять следующие действия:

следить за ходом выполнения общего плана и программы аудита человеческих ресурсов;

производить оценки кадрового риска, риска средств персонифицированного и документального контроля, в том числе по итогам проверки средств контроля, риска необнаружения нарушений, злоупотреблений и недостатков, и при необходимости вносить в пределах своей компетенции корректировки в общий план и программу аудита человеческих ресурсов; следить за надлежащим документированием аудиторских доказательств, полученных в результате аудиторских процедур по существу, и проверять правильность выводов, сделанных по ходу работы, в том числе по итогам проведённых консультаций; выяснять и оценивать степень влияния отмечаемых в ходе аудита ошибок и искажений, и рекомендуемых в связи с этим исправлений на достоверность кадровой отчётности проверяемого структурного подразделения. [14, с.42]

4.2.1.Сущность организационно-кадрового аудита

Организационно-кадровый аудит - это проверка соответствия персонала организации её целям и ценностям, изучение уровня развития коллектива и на основе этого выработка предложений по развитию потенциала работников, формированию «конкурентноспособного» персонала и снижению воздействия на него организационных рисков. Его суть сводится к диагностике причин, возникающих на предприятии проблем, оценке их важности и возможностей разрешения, формулированию конкретных рекомендаций для руководства предприятия. Многогранность и разнообразие целей аудита в сфере труда и социально-трудовых отношений организации позволяет относиться к этой процедуре как к сложному явлению, заслуживающему самостоятельного изучения.

Аудит персонала может быть рассмотрен в организационном, социально-психологическом, экономическом аспектах.

Аудит персонала в организационном аспекте - это проверка документации и анализ показателей, свидетельствующих о легитимности и эффективности деятельности организации. В российской экономике труда анализ трудовых показателей на предприятиях всегда рассматривался как неотъемлемый элемент организации труда и трудовых отношений.

Анализ и оценка какого-либо одного показателя или явления в отрыве от других не дают желаемого результата. Поэтому необходим комплексный анализ, предполагающий изучение уровня и динамики любого отдельного показателя в тесной взаимосвязи с изменением уровня и динамики всех других.

Сфера аудита персонала гораздо шире, чем только проверка деятельности функционального подразделения по управлению персоналом, и в целом проверка не должна ограничиваться лишь этим. Она предполагает изучение организации управления персоналом в данной организации, включая анализ деятельности управляющего персонала на разных уровнях управления.[11,с.121]

Организационно-кадровый аудит проводится с целью подготовки к принятию стратегических решений о развитии организации, разработки программы реформирования организации. Оценке могут быть подвергнуты три основных аспекта организационной реальности:

- кадровые процессы-направления деятельности организации по отношению к персоналу и те области формирования кадрового персонала, которые существенны для конкретной организации;

- строение организации (её структур) – соотношение и соподчинённость основных элементов, степень жёсткости (гибкости) организационной конфигурации;

- качественные и количественные характеристики персонала.

Аудит может быть внутренним и внешним. При внешнем руководство обращается к консалтинговой либо другой фирме для проведения экспертизы проблем организационного характера. При внутреннем аудите проверка осуществляется специально созданной временной группой из специалистов различных функциональных звеньев с привлечением работников кадровых служб.

Технология организационного аудита включает: организацию аудиторской проверки, принципы организации и процедуры аудиторских проверок, содержание и основные блоки объекта диагностирования, информационную базу, методы и технику аудита.

В ходе проверки аудитор знакомится с целевыми задачами, определяет границы своих действий, изучает документацию предприятия и нормативные материалы, разрабатывает вопросники и анкеты, готовит детальную рабочую программу встреч и переговоров, составляет отчёт о проделанной работе. Учитывая, что область человеческих ресурсов может быть описана как количественными, так и качественными характеристиками, то применяемые методы и техника проверок могут базироваться на формализованных подходах и приёмах.[14, с.41]

Программа проверки включает два основных направления исследования: кадровые процессы и механизм их реализации; организационные процессы и механизм их реализации.

Хотя эти направления выделяются отдельно, в практической деятельности они очень тесно переплетаются друг с другом, поэтому могут быть использованы комплексные методы оценок.

В заключение аудиторской проверки может быть представлено дерево причин организационно-кадровой напряжённости, стимулирующие мероприятия для её снижения и ответственность персонала за реализацию программных мер.

При осуществлении организационно-кадрового аудита первостепенной задачей становится определение набора показателей, которые дают ответы на вопросы: что планировать, чем управлять и каковы эталоны, ориентиры организационно-кадрового развития предприятия. В связи с этим целесообразно выделить аудит соответствия, аудит эффективности и стратегический аудит.

Сравнительный анализ фактических материалов с нормативными и справочными документами позволяет обнаружить отклонения от норм и стандартов, выявить слабые и сильные стороны предприятия, выделить как настоящие, так и будущие проблемы (риски), установить причины их возникновения, выработать рекомендации для последующих действий.

Аудит эффективности ориентирован на оценку принципов и методов управления ресурсами с целью их рационализации, выявление внутренних причин и факторов, обусловивших данный уровень использования труда работников и обоснование предложений по совершенствованию технологии трудовых процессов.

Стратегический аудит выявляет степень согласованности политики управления человеческими ресурсами с целями предприятия, его стратегиями, а также устанавливает степень связи организационно-кадровой политики со спецификой предприятия и внешними условиями.[15,с.58]

Хьюитт Вильям