КОНТРОЛЮ ТА АНАЛІЗУ

Організувати і в часі, і у просторі функціонування бухгалтерсь­кого обліку, контролю та аналізу господарської діяльності можна, як уже зазначалося, лише у разі підходу до них як до певного виду робіт, тобто до діяльності людей. Такий підхід ґрунтується на аспект­них характеристиках зазначеного виду діяльності.

Формування предмета бухгалтерського обліку, контролю та ана­лізу господарської діяльності має два аспекти: технологічний і структурний.

Технологічний аспект. Бухгалтерський облік, контроль та ана­ліз є вираженням внутрішньої потреби господарювання як системи, котра під впливом подальшого поділу праці розпадається на чис­ленні частини (елементи). Об'єднує ці елементи в сукупність техно­логія облікового, контрольного та аналітичного процесів, зміст яких визначається методикою і технікою збору, зберігання, нагрома­дження, пошуку, передавання та переробки даних. Тому процеси обліку, контролю та аналізу за аналогією до виробничих можна роз­глядати як технологічні. Для організації облікового, контрольного та аналітичного процесів дуже важливо визначити основні їх еле­менти.

Оскільки будь-яка технологія базується на виробничих операці­ях, то основу облікового (контрольного або аналітичного) процесу становлять відповідні операції.

Сукупність та послідовність операцій формують технологічні фази, або етапи, а останні, у свою чергу, — технологію облікового, контрольного та аналітичного процесів. Кожний технологічний процес як сукупність операцій являє собою систему, що має бути впорядкована в часі і просторі. У цьому аспекті облік, контроль та аналіз можна розглядати як систему, котра потребує організації.

Структурний аспект. Бухгалтерський облік, контроль та ана­ліз — це колективна праця. А будь-яка колективна праця як спільна діяльність різних виконавців є системою, що підлягає впорядкуван­ню в часі та просторі, тобто є структурною.

Зазначений аспект передбачає формування системи бухгалтерсь­кого обліку, контролю та аналізу під впливом поділу праці, що зумовлює розбиття єдиного організму системи на окремі, якісно своєрідні та самостійні частини.

У кожному господарстві бухгалтерський облік, контроль та аналіз мають на меті виконувати різні завдання, що випливають з особливостей відповідних функцій ведення господарства. Наприклад, у господарствах виробничого характеру (промисловість, сільське гос­подарство, будівництво, транспорт і т. ін.) це завдання з обліку, кон­тролю та аналізу основних засобів, матеріалів, оплати праці, витрат виробництва, калькулювання собівартості продукції; в умовах під­приємства торгівлі — завдання з обліку, контролю та аналізу това­рів на складах, витрат обігу, основних засобів. Ці завдання визна­чають згідно з топологічним рівнем абстрагування.

Отже, предмет організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу гос­подарської діяльності охоплює:

• обліковий, контрольний і аналітичний процеси;

• працю людей, які здійснюють облік, контроль та аналіз;

• забезпечення обліку, контролю та аналізу.

Кожна з перелічених складових предмета обліку, контролю та аналізу має свої специфічні об'єкти.

Під об'єктом організації розуміють предмет (явище або процес), на який спрямована організаційна діяльність. Згідно з визначенням організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу відповід­ними об'єктами можуть бути технологія облікового, контрольного чи аналітичного процесу; праця виконавців; розвиток і вдоскона­лення обліку, контролю та аналізу; організаційне, технічне, інфор­маційне чи якесь інше забезпечення обліку, контролю та аналізу.

Бухгалтерський облік, контроль та аналіз як певні напрямки діяльності людей виробляють інформацію (продукт праці), котра має свою технологію виготовлення, зумовлену об'єктом праці, ці­лями та завданнями. Центральними складовими процесу вироблення інформації є збір, обробка, передача та видача інформації.

Процес вироблення інформації як сукупність робіт передбачає, з одного боку, виконання різних операцій, а з іншого — різних видів методичних і технічних прийомів. Види робіт, операції, методичні й технічні прийоми в сукупності визначають технологію обліку, конт­ролю та аналізу, котра має бути організована як у часі, так і у прос­торі. Отже, першим об'єктом організації є технологічний процес об­ліку, контролю та аналізу.

У будь-якому технологічному процесі предмети праці перетво­рюються на готовий продукт. Предметами праці в обліковому, контрольному та аналітичному процесах є інформація (первинна або проміжна), яка підлягає, переробці на результативну. Особливістю облікового процесу є те, що предмети його праці утворюю­ться в самому технологічному процесі як первинні документи_? но­сії даних.

Бухгалтерський облік, контроль та аналіз гос­подарської діяльності можна подати як структурний аспект органі­зації відповідної технології (рис. 2.1).

Отже, бухгалтерський облік, контроль та аналіз господарської діяльності як технологічні сукупності і об'єкти організації з кібер­нетичного погляду поділяють на три щойно розглянуті самостійні етапи (фази). Основу такого поділу формує змістова характеристика етапу, яка випливає з відповідної цільової функції. Зазначимо, про­те, що чіткої межі між етапами технологічних процесів немає — во­ни тісно переплітаються. Розглянемо ці етапи докладніше.

Перший організаційний етап технології бухгалтерського об­ліку, контролю та аналізу. Первинний облік — основа всіх видів обліку, контролю й аналізу господарської діяльності. Це сукупність робіт з утворення доказів господарських фактів — явищ та процесів, тобто процес документування, створення тих носіїв первинних да­них, на підставі яких надалі відбуваються всі облікові, контрольні та аналітичні процеси стосовно господарських фактів у тому чи іншо­му господарстві.

До первинного обліку звичайно відносять прийом первинного спостереження — сприйняття, вимірювання, фіксації, нагрома­дження та обробки даних. Але формування первинних даних, здобу­тих у результаті перевірки, вимірювання, оцінювання об'єкта управ­ління, сягає далеко за межі суто первинного обліку, торкаючись складних технічних, технологічних, економічних, правових питань, розв'язання яких потребує відповідної організації.

Відображення даних на документах потребує попереднього їх оцінювання. Необхідно забезпечити адекватність дійсного стану (або змін) господарського факту та його інформаційного відобра­ження. Це означає, що первинний облік супроводить контроль та аналіз. При цьому первинний облік можна охарактеризувати як процедуру формування первинних документів, носіїв даних та ін­формації. Контроль як процедура підготовки даних первинного об­ліку являє собою лише попередній процес, що охоплює одержання вихідних даних стосовно об'єкта, за яким спостерігають, який вимі­рюють і оцінюють у документі — носії первинних даних.

На етапі первинного обліку виконують і таку контрольну функ­цію як ототожнювання даних. Останні фіксують у носії інформації з реальними фактами, явищами, подіями для підтвердження та юри­дичної доказовості таких даних.

Підготовка даних до контролю та аналізу як етапів технологічно­го процесу — це система способів (прийомів) вибору, визначення, оцінювання вихідних даних про господарські факти (явища і проце­си), а також відомі відхилення від заздалегідь визначених парамет­рів (норм, квот, плану тощо), оцінка їх із погляду впливу на резуль­тати діяльності.

На першому (підготовчому) етапі контролю та аналізу характе­ризують дібраний матеріал для подальшої його обробки. Підготовка даних до контролю значною кількістю прийомів (як порівняння фа­ктичних даних з нормами, квотами, плановими даними тощо) поді­бна до підготовки даних до аналізу.

Другий організаційний етап технології бухгалтерського облі­ку, контролю та аналізу. На цьому етапі здійснюють реєстрацію даних первинного обліку у відповідних облікових реєстрах, групу­вання та перегрупування таких даних. Якщо первинний облік знач­ною мірою пов'язаний з підготовчими етапами контролю та аналізу, то поточний є головною вихідною базою контрольного процесу гос­подарської діяльності. Крім того, поточний облік слугує базою складання різних звітних форм, що становить основу аналітичних розрахунків, — другого етапу аналітичного процесу.

Процедури другого етапу контрольного та аналітичного процесів подібні між собою. Проте саме на цьому етапі загалом і відбуваєть­ся відокремлення контролю від аналізу.

Третій організаційний етап технології бухгалтерського облі­ку, контролю та аналізу. Підсумковий (узагальнюючий) облік—це процеси складання різних вихідних даних, кінцевого бухгалтерсько­го балансу та різних розшифрувань до нього, де наводяться дані про той чи інший господарський факт чи явище, а також характеристика його у статиці та динаміці.

Під час оформлення результатів контролю та аналізу хоч і засто­совують однакові прийоми, проте ні за технікою, ні за методикою ці процеси не схожі.

Бухгалтерський облік, контроль та аналіз як технологічні проце­си мають дуже багато спільного, що потребує особливого підходу до їх організації. Кожний з них — і облік, і контроль, і аналіз — є самостійними функціями управління. Водночас ці функції в органі­заційному плані тісно переплітаються. Наприклад, бухгалтерський облік має три функції: інформаційну, контрольну та оцінну (по суті аналітичну). А це означає, що в бухгалтерському обліку використо­вуються специфічні методи контролю і аналізу господарської діяль­ності.

Методологічною основою організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу господарської діяльності є матеріалістична діа­лектика. При організації бухгалтерського обліку, контролю та аналі­зу використовуються також загальнонаукові методи: індукція, дедук­ція, класифікація, системний підхід, кібернетичний, комплексний і т. ін. Крім того, широко застосовуються специфічні методи й при­йоми, які ґрунтуються на наукових принципах. Проте реалізація ме­тоду організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу су­проводжується застосуванням таких методів, як моделювання, проектний, графічний, аналітичний, спостереження, розрахунковий, сітьовий, експертних оцінок, нормативно-правового забезпечення тощо. Найбільш поширеними є проектний і графічний методи на основі прийомів методу моделювання.

Метод моделювання щодо організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу моделювання означає побудову таких моделей, які відбивають реально існуючі облікові, контрольні та аналітичні процеси, що відповідають обсягам і характеру робіт, структурній побудові апарату, який здійснює облік, контроль і аналіз, інформа­ційне, організаційне, технічне, правове та математичне забезпечен­ня. При цьому застосовуються найрізноманітніші моделі: економі-ко-математичні, імітаційні, статистичні, динамічні тощо. Моделі можуть бути двох форм: матричні, математичні формули.

Конкретною формою вираження моделі організації бухгалтерсь­кого обліку, контролю та аналізу є проект організації, який являє собою інструктивно-методичний документ.

Проектний метод. Щодо організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу під проектуванням розуміють докладну роз­робку точного порядку, організаційних форм і прийомів здійснення облікового, контрольного або аналітичного процесів, праці викона­вців з метою забезпечення найбільшої раціональності та ефективно­сті їх функціонування.

Проект складають на основі діючих та обов'язкових для підпри­ємств, установ і організацій нормативних документів з урахуванням конкретних умов і особливостей. Під час розробки проекту уточ­нюють систему організації управління, ступінь механізації та авто­матизації.

Розробка проектів — робота трудомістка. Тому, здебільшого, проекти розробляють спеціалізовані проектні організації за участю працівників бухгалтерії підприємства. Розробку проектів здійсню­ють спочатку в окремих топологічних підрозділах — кошти, розра­хунки, основні засоби, матеріали тощо. Часто бухгалтерія має саме такий структурний поділ.

Графічний метод. В організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу широко застосовують графічний метод. Графік застосовують для наочного вираження кількісної залежності різних явищ та пов'язаних з ними процесів. У виробничих умовах графік — це доклад­ний розклад за днями, годинами і хвилинами відповідного плану роботи, один із найважливіших елементів організації бухгалтерсь­кого обліку, контролю та аналізу. За його допомогою унаочнюють взаємозв'язок елементів та об'єктів організації. Графічний метод організації облікових, контрольних та аналітичних робіт значно по­легшує процес проектування, скорочує обсяги технічних робіт та проектної документації.

Робота за графіками сприяє не тільки поліпшенню організації обліку, контролю та аналізу, а й зміцнює дисципліну, скорочує строки виконання робіт та подання результатної інформації — звіт­ності.

Графічний метод застосовується під час організації облікового, аналітичного та контрольного процесів роботи виконавців, при по­будові структури апарату, його розвитку та вдосконаленні. За допо­могою графіків встановлюють та підтримують технологічні зв'язки, які виникають на різних стадіях роботи, визначають строки вико­нання робіт. На підставі графіків і даних про додержання їх можна дістати уявлення про загальний стан організації робіт.

Для організації робіт за графіком, наприклад бухгалтерського обліку, необхідно скласти перелік робіт за ходом облікового проце­су (первинний облік — документування, поточний облік — реєстра­ція у системі рахунків, підсумковий облік — складання звітності, звітних форм); розробити схему інформаційних зв'язків; скласти графіки (календаризовані плани робіт виконавців); обговорити гра­фіки та визначити строки виконання робіт; погодити обсяги і строки виконання робіт з відповідними виконавцями; затвердити графіки (надати їм нормативного характеру).

При організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу широко використовують графіки у вигляді організаційно-струк­турних схем, оперограм, документограм, функціограм, хронограм, документообороту, документпотоків тощо.

Для вивчення стану обліку, контролю та аналізу, перспектив по­дальшого розвитку їх широко застосовують анкетний метод. Суть його стосовно організації бухгалтерського обліку, контролю та ана­лізу полягає в тому, що спочатку складають опитувальний листок, котрий містить перелік запитань, відповіді на які є вихідним емпі­ричним матеріалом для узагальнення.

При організації технології облікового, контрольного та аналітич­ного процесів, роботи виконавців та інших об'єктів широко засто­совують метод експертних оцінок, який дає змогу з різних варіантів вибрати оптимальний.

Завдання організації бухгалтерського обліку, контролю та аналі­зу господарської діяльності визначаються економічною політикою держави. При цьому найважливішими є раціоналізація технології процесів обліку, контролю та аналізу, скорочення їх циклів, підви­щення якості інформації, механізація, автоматизація, забезпечення ефективного використання результатів інформації, раціональна ор­ганізація праці та постійне вдосконалення.

Організація бухгалтерського обліку, контролю та аналізу має бу­ти такою, щоб забезпечити мінімальний шлях збирання й обробки інформації: мінімальну кількість операцій і документів, максималь­ну ефективність праці виконавців.