Электронный офис

Любая организация состоит из отдельных подразделений (рабочих групп, секторов, отделов и т.п.). Эти офисы могут по необходимости объединяться в более крупные структурные единицы, сотрудники которых выполняют однотип­ные или разнообразные, но связанные между собой задачи. В свою очередь, организации объединяются в более крупные единицы, которые могут поддерживать между собой тесные информационные контакты. Для свободного обмена информа­цией необходимо выработать единые стандарты на выбор программного обеспечения, которые, с одной стороны, обеспечат все требования к программам каждого офиса, с другой — позволят организовать информационную связь между офиса­ми и организациями.

Для выбора такого стандарта рассмотрим, какие задачи стоят перед каждым офисом, в котором решаются финансо­вые или экономические задачи. Во-первых, это обработка входящей и исходящей инфор­мации: ответы на письма, написание отчетов, которые могут включать табличный материал, графики, рисунки и т.д. Во-вторых, сбор и анализ информации за определенный период: отчетность, сводки и т.п. В-третьих, хранение поступившей информации с целью использования ее в дальнейшем, для чего необходимо орга­низовать ее быстрый поиск по различным критериям.

Кроме того, вся работа должна быть скоординирована меж­ду пользователями. Безусловно, должны быть предус­мотрены возможности связи между офисами внутри органи­зации и между организациями внутри более крупных объеди­нений.

В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, способные реализо­вать перечисленные требования. Эти пакеты получили на­звание программных пакетов для электронных офисов или офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов со­держит текстовый процессор (редактор), электронные табли­цы, средства для создания и поддержки баз данных.

Наиболее распространенным в настоящее вре­мя является пакет Microsoft Office. Это связано с тем, что фир­ма Microsoft - разработчик системы Windows и ППП. В MS Office входят текстовый редактор (процессор) Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз дан­ных Access, а также специальные программы для организа­ции работы офисов, к которым относятся:

• Power Point — средство подготовки презентаций для прове­дения семинаров, конференций и пр.;

• Schedule — встроенный групповой планировщик;

•Exchange — программное средство, предоставляющее пользователям коллективный доступ к информации, воз­можность посылать и принимать почтовые сообщения.

Текстовый редактор и текстовые процессоры предназначены для подготовки текстовых документов. Существует много программных средств этого назначения, начиная от самых простых, до очень сложных издательских систем. Названные выше редакторы, как правило, предназначены для набора и редактирования текста программ. При подготовке с помощью компьютера различных деловых документов необходимо использовать текстовые редакторы, занимающие промежуточное положение между простейшими редакторами и издательскими система­ми. К ним относится Word for Windows в пакете Microsoft Office. Часто эти сложные программные сред­ства называются текстовыми процессорами. С одной стороны, эти редакторы достаточно просты для освоения, с другой — позволяют выполнять многие операции, присущие издательским системам. Подготовка текста на ПК в любом текстовом редакторе состоит из двух частей:

1) ввод текста;

2) редактирование текста.

Ввод текста, как правило, осуществляется с помощью кла­виатуры, хотя возможны и другие варианты, например ввод текста с помощью сканера с дальнейшим преобразованием его в файл и редактированием данного файла с помощью текстового редактора.

При использо­вании Microsoft Word следует четко определять целевой объект — документ элек­тронный или печатный. Для разных типов документов используют разные средства, приемы и методы. Применение неадекватных средств значительно усложняет последующие этапы работы с документом. В итоге, в качестве средства разработки электронных документов Word не заменяет Web-редакторы.