Имена всем полям были уже присвоены в процессе проектирования

Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование десяти типов данных. Список возможных типов данных вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля:

Ø Текстовый - тип данных по умолчанию. Число символов в поле не должно превышать 255.

Ø Поле MEMO. Текстовые данные, длиной до 64000 символов.

Ø Числовой. Числовые данные, используемые в математических вычислениях. Конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля.

Ø Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в расчётах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. Длина поля 8 байт.

Ø Дата/время. Значения даты или времени, относящиеся к годам со 100 по 9999 включительно. Длина поля 8 байт.

Ø Счётчик. Тип данных поля, в которое для каждой новой записи автоматически вводятся уникальные целые последовательности возрастающие (на 1) или случайные числа. Значения этого поля нельзя изменить или удалить. Длина поля 4 байта. По умолчанию в поле вводятся последовательные значения. В таблице не может быть более одного поля этого типа. Используется для определения уникального ключа Таблицы.

Ø Логический. Логические данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да/Нет (Истина/Ложь, Вкл./Выкл.). Длина поля 1 бит.

Ø Поле объекта OLE. Объект, связанный или внедрённый в таблицу Access. Длина поля до 1 Гигабайта.

Ø Мастер подстановок. Мастер строит для поля список значений на основе полей из другой Таблицы. Значения в такое поле будут вводиться из одного из полей списка. Тип данных поля определяется типом данных поля списка. Возможно также определение поля со списком постоянных значений.

Ø Гиперссылка.

Общие свойства поля задаются на закладке Общие для каждого поля и зависят от выбранного типа данных. Наиболее важные свойства полей:

Ø Размер поля задаёт максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, т.к. сохранение таких полей требует меньше памяти, и обработка выполняется быстрее.

Ø Формат поля является форматом отображения заданного типа данных и задаёт правила представления данных при выводе их на экран или печать. Конкретный формат выбирается в раскрывающемся списке значений свойства Формат поля. Число десятичных знаков задаёт для числового и денежного типов данных число знаков после запятой. Можно задать число от 0 до 15.

Ø Подпись поля задаёт текст, который выводится в Таблицах, Формах, Отчётах.

Ø Условие на значение позволяет осуществлять контроль ввода, задаёт ограничения на вводимые значения, при нарушении условий запрещает ввод и выводит текст, заданный свойством Сообщение об ошибке.

Ø Сообщение об ошибке задаёт текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Усло­вие на значение.