Электронная почта. В настоящее время невозможно представить себе ни одного серьезного руководителя предприятия или организации

В настоящее время невозможно представить себе ни одного серьезного руководителя предприятия или организации, который мог бы обойтись в своей работе без электронной почты (e-mail – сокращенное «electronic mail»), адрес которой указывается на визитной карточке наряду с номерами телефонов и факсов. Электронная почта является одной из основных услуг, предоставляемых в глобальной компьютерной сети Интернет.

С помощью электронной почты можно пересылать сообщения, подготовленные в специальном окне путем ввода буквенно-цифровых текстов с клавиатуры компьютер (рис. 2)

Рис 2 Окно для сообщений в электронной почте Outlook Exspiess

Кроме таких сообщений возможна пересылка заранее подготовленных файлов любого вида (текстовых, графических, фотографий и т.д.) как приложения к обычному письму. В качестве такого приложения может быть отправлен и звуковой файл, содержащий несколько фраз типа тех, которые обычно произносятся для записи на автоответчик при отсутствии абонента. В программе любой электронной почты существует специальный режим вызова находящегося в памяти компьютера и подлежащего передаче файла (режим «Приложение») и его присоединения к письму. Главное меню (см. рис. 2) содержит соответствующую пиктограмму (изображение канцелярской скрепки). Для запуска программы выбора приложения необходимо установить указатель текущего положения мыши на эту пиктограмму и однократно нажать на крайнюю левую клавишу мыши.

Как приложение к письму, в частности, может фигурировать и электронная копия документа, который в случае отсутствия электронной почты может быть отправлен с помощью факса иди факс-модема. Однако отправка по электронной почте обойдется существенно дешевле с тем же результатом: реципиент получит точную копию передаваемого документа с подписями, печатями, графическими изображениями и проч., как при использовании обычного факса. Разумеется, качество копии зависит от разрешающей способности принтера у получателя документа, но современные струйные и тем более лазерные принтеры обеспечат качество копии, во всяком случае, не хуже, чем телефаксовый аппарат.

Процедура подготовки и самой отправки письма (с приложением или без него) чрезвычайно проста: после написания текста и при необходимости вызова приложения, как это описывалось выше, достаточно «нажать» (щелкнуть мышью) клавишу «Отправить» на главном меню программы электронной почты (клавиша «Send» на рис. 2), предварительно, как в обычной почте, указав адрес получателя. В данном случае это будет так называемый электронный адрес.

Электронный адрес, помещаемый в строку «Куда» (символ «То» на рис. 2), должен состоять из двух главных частей, разделенных символом @. Левая часть содержит имя пользователя (username). Обычно в качестве username используется фамилия или имя (часто в сокращенном виде конкретного абонента в латинском написании, например ivanov. Иногда используют и несколько слов, например serg.ivanov.

Правая часть адреса, находящаяся за знаком @, называется domain name (доменный адрес) и в свою очередь состоит из нескольких частей. Часть, следующая непосредственно за знаком @, называется hostname, что означает имя, данное конкретному компьютеру, имеющему соединение с сетью Интернет (такие компьютеры обычно называют хост-компьютерами). Это может быть имя, состоящее из одного слова (например, informika – имя хост-компьютера Центра информатизации Минобразования РФ) или нескольких слов, когда в данной организации имеется несколько хостов или локальных компьютерных сетей (например, twonet stu.neva – имя хоста одной из локальных сетей Санкт-Петербургского государственного технического университета). Наконец, вслед за hostname в электронном адресе должен быть проставлен домен верхнего уровня, указывающий на регион нахождения пользователя. Если это не США, то обычно указывается условное название страны. Например:

ru Россия fi Финляндия

uа Украина jp Япония

se Швеция аu Австралия

Так, полный электронный адрес пользователя Сергея Иванова в Санкт-Петербургском государственном техническом университете может иметь вид:

E-mail: serg.ivanov @twonet.stu.neva.ru

В США вместо домена us чаще всего используется сокращенное обозначение профиля организации или региональной компьютерной сети:

edu (education) университеты, колледжи

com (company) компании, фирмы

gov (govermental) правительственные организации

mil (military) военные организации

org (organization) некоммерческие организации

net (network) сетевые организации

Разумеется, пользование электронной почтой возможно лишь в том случае, если данный персональный компьютер содержит соответствующее программное обеспечение и имеет доступ к сети Интернет.

Первое условие обычно выполняется автоматически, если в компьютере установлена та или иная программа для работы в Интернет. Так, последние версии наиболее широко распространенных программ фирм Microsoft (Internet Explorer 4.0) и Netscape (Navigator Gold 3) содержат встроенные программы электронной почты.

Выполнение второго условия зависит от местоположения компьютера пользователя. В случае, если это организация, имеющая собственную компьютерную сеть, пользователь, как правило, не бывает озабочен проблемой подключения к Интернет: это является задачей администратора сети. Требуется лишь, чтобы данный компьютер, на котором предполагается установить электронную почту, был включен в компьютерную сеть организации.

Если возникает необходимость установки электронной почты, например, на домашнем компьютере, пользователю самому приходится иметь дело с той или иной компанией, предоставляющей телекоммуникационные услуги. Такие компании называются провайдерами (от англ. «provide» – обеспечивать). Скорее всего, в этом случае провайдер услуг Интернет предложит владельцу компьютера приобрести специальное устройство для подключения компьютера к телефонной линии. Функции такого устройства может полностью выполнить факс-модем, хотя для установки электронной почты достаточно бывает и более простого и дешевого устройства – телефонного модема. Это устройство полностью аналогично факс-модему, но, естественно, не выполняет функций, связанных с взаимодействием с теле-факсовыми аппаратами, что не требуется при использовании электронной почты.

Соединение по телефону, производимое с помощью модема в автоматическом режиме, осуществляется не непосредственно с получателем сообщения (как при использовании факс-модема), а с модемом провайдера услуг Интернет и соответственно с компьютером, на котором установлена специальная программа почтовых услуг (почтовый сервер). Номер телефона провайдера вводится в программу модема при его установке.

Итак, написав в окне электронной почты (рис. 2) письмо и «нажав» клавишу «Send» («Отправить») на главном меню программы электронной почты, пользователь запускает программу набора номера телефона провайдера, после чего весь процесс происходит в автоматическом режиме. После соединения модемов пользователя и провайдера отсылаемое сообщение отправляется на компьютер почтового сервера, где производится опознавание электронного почтового адреса получателя сообщения, и сообщение направляется дальше в сеть Интернет по каналам провайдера. Отправив это сообщение, почтовый сервер осуществляет поиск писем, поступивших на адрес пользователя, сообщение которого только что было отправлено и в соединении с которым сервер продолжает оставаться. Если такие письма обнаруживаются, сервер немедленно отправляет их пользователю, после чего телефонная линия автоматически разъединяется. Таким образом, для пользователя сеанс связи с провайдером заканчивается получением писем, которые могли поступить за период времени после предыдущего сеанса связи.

Из изложенного следует одно из основных преимуществ электронной почты по сравнению с факсовой (факс-модемной) связью. При передаче сообщений по факсу пользователь должен оплачивать телефонное соединение с получателем, причем за все время передачи сообщения; если сообщение передается в другой город, а тем более в другую страну, стоимость сеанса связи может быть очень высокой. При использовании электронной почты телефонная связь осуществляется лишь с ближайшим провайдером, обычно находящимся в одном с отправителем городе, по тарифам внутригородских телефонных линий и основная оплата производится поминутно лишь за пользование сетью Интернет, что во много раз дешевле поминутной оплаты междугородных или международных телефонных переговоров.

Некоторые провайдеры предлагают сегодня такую услугу, как доставка копии документа на факс получателя, используя для этого собственный факс-сервер, т.е. программно-аппаратное средство, позволяющее получать электронную почту с электронной копией документа и отправлять эту копию непосредственно на факс получателя. В этом случае пользователь, желающий отправить электронную копию документа некоему получателю, посылает эту копию обычным образом (в виде приложения) по электронной почте на факс-сервер с указанием номера факса получателя. Все дальнейшие заботы о доставке копии документа получателю берет на себя провайдер, владеющий факс-сервером. В случае необходимости доставки факса в другой город или за границу пользователю это обходится дешевле, чем отсылка копии документа с помощью телефакса или отсылка электронной копии документа с помощью факс-модема непосредственно на факс получателя. Однако доставка копии документа с привлечением услуг факс-сервера занимает в среднем несколько часов, тогда как доставка с использованием электронной почты требует всего одной-двух минут. К тому же использование факс-сервера обойдется пользователю существенно дороже, чем описанная выше процедура отправки электронной копии документа с помощью электронной почты непосредственно получателю.