Составление и оформление справочно-информационных документов

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать - в этом случае текст докладной записки содержит обоснование и выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. Завершается текст словами «Выношу на Ваше решение»

Служебная записка — это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п.

Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Предложение — это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства.

Представление — это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.

Заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. В гарантийных письмах ставиться печать.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. В заключении формулируется основная цель письма.

При состав­лении любого письма вначале нужно наметить логичес­кую схему его содержания. Примеры структу­ры писем, состоящих из двух-трех частей.

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

2) содержание запроса;

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале;

2) приложения - уточняющие сведения.

Письмо-просьба:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлет­ворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудни­честву.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение пред­ложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

Стандартные фразы и выражения деловых и коммерческих писем:

Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:

В связи с отсутствием финансовой помощи...;

В связи со сложной экономической ситуацией...;

В порядке проведения совместной работы...;

В соответствии с Вашим письмом...;

В соответствии с протоколом...;

В ответ на Ваше обращение...;

В подтверждение нашей договоренности...;

В целях усиления ответственности...;

На Ваше обращение...

Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:

Просим оказать содействие...;

Просим выслать в наш адрес...;

Просим принять участие...;

Прошу принять меры...;

Прошу принять к сведению...;

Прошу довести до сведения...;

Прошу ликвидировать задолженность...

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

Представляем или Направляем информацию...;

Возвращаем справочные материалы...;

Высылаем подписанный с нашей стороны договор...;

Посылаем справочную литературу...

Письма-подтверждения начинаются так:

Подтверждаем...;

С благодарностью подтверждаем...;

Фирма «Круиз» подтверждает...

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

Напоминаем, что...;

Напоминаем Вам, что ...

В письмах-извещениях - такие:

Сообщаем, что...;

Ставим Вас в известность, что...

Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:

Оплату гарантируем...;

Качество изделий гарантируем...;

Сроки выполнения гарантируем...

Письма-приглашения могут начинаться со слов:

Приглашаем принять участие...;

Просим направить представителя...

Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таким моделям:

Ваше предложение отклоняется по следующим при­чинам...;

Направленный в наш адрес проект плана совмест­ных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам...;

На Ваше обращение о совместной работе считаем...

Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

Убедительно просим Вас выделить 10 млн р. на проведение благотворительного марафона.

Убедительно просим направить в наш адрес инфор­мацию.

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

Просим извинить за задержку с ответом.

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Объем письма не должен превышать двух страниц; в противном случае готовятся Проложения.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»:

«О нарушении договорных обязательств»

«Об оказании научно-технической помощи».

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ: «На №________ от______».

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнитель составляет список рассылки.

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, соисполнителями, при наличии таковых в резолюции руководителя с поручением «Для исполнения». Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции.

Телеграмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без

Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.). Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе в одном экземпляре, подписывается руководителем, передается по телефону и записывается получателем.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Отметки о передаче записывается в журнал по следующей форме:

Электронное сообщение — это документ, переданный «электронной почтой» с официального адреса организации. Основанием для передачи является подпись руководителя на передаваемом документе.

Акт — это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта — установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например:

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института

Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс»

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т. п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Сводка — это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.).

Заключение — это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.

При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом ... согласны» или «По проекту... замечаний нет».

Отзыв — это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Перечень — это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Перечни оформляются на общем бланке организации. Текст, как правило, оформляется в виде таблицы.

Список — это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении.

Вопросы для самоконтроля:

1. Назовите организационные документы, входящие в УСОРД.

2. Где закреплены требования к оформлению и структуре текста положения, должностной инструкции?

3. Какие виды распорядительных документов используются в организациях, действующих на основе единоначалия?

4. Какие виды распорядительных документов используются в организациях, действующих на основе коллегиального принципа управления?

5. В чем заключается особенности применения распоряжения?

6. Какие требования зафиксированы в ГОСТ 6.30-2003 к оформлению письма?

7. Чем отличается оформление краткого протокола от полного?

8. В чем заключается отличия в оформлении внешней и внутренней докладных записок?

9. В каких случаях составляются акты и каковы требования к оформлению этого документа?

Лекция № 4.

Тема: Состав и содержание документации по личному составу

1. Локальные нормативные акты

2. Документация по личному составу

3. Содержание основных документов по личному составу.

4. Порядок подготовки приказов по личному составу

Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правонарушений. В состав документации, оформленной кадровой службой входят первичные учетные, распорядительные, личные, документы по социальному обеспечению и другие документы.

Самой значительной по объему и важности является документация, связанная с процессом движения кадров в организации. Речь, прежде всего, идет о приеме, переводе и высвобождении (увольнении) персонала. В состав этой документации входят также документы по оформлению трудовых отпусков, командированию, оценки деятельности кадров и некоторые другие.

Всю кадровую документацию, которая ведется в организации можно разделить на две принципиальные группы:

обязательные документы, ведение которых предусмотрено действующим законодательством.

остальные документы, ведение которых необходимо для полноценной работы с персоналом.

Первую группу принято именовать локальными нормативными актами, вторую - документацией по личному составу.