Локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты - документы, которые разрабатываются для регламентации трудовых отношений в данной организации. Как сказано в ст. 8 ТК РФ, «работодатель принимает локальные нормативные акты, содержание нормы трудового права, в пределах своей компетенции, в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями».

Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников организации. О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

- заключая трудовые договоры, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации;

- заключив договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка;

работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой;

- при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности ;

- очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками.

Примерами таких документов являются положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:

- локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников;

- штатное расписание. Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;

- другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как это свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией и о развитии форм социального партнерства.

Особенностью некоторых локальных нормативных актов является их включение Госкомстатом России в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате К таким документам относятся штатное расписание и график отпусков

2.Документация по личному составу

Документация по личному составу создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т.п.

К этому виду документации относятся:

- распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;

- информационно-расчетные документы;

- официальная внутренняя переписка;

- журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.

К распорядительным документам относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации и делятся на две самостоятельные группы.

Первая группа - приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации).

Вторая - приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.

Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

К документам, подтверждающим трудовую деятельность работника, относятся:

- трудовая книжка;

- трудовой договор;

- справка о трудовой деятельности;

- копии приказов о приеме на работу и увольнении и др.

Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносят записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью.

К их числу относятся:

- личная карточка;

- штатное расписание;

- табель учета рабочего времени;

- личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя служебная переписка в организации используется для документационного оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения. Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес директора представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы:

- журнал регистрации трудовых договоров;

- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

- журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков;

- журнал регистрации приказов о командировках работников;

- журнал регистрации командировочных удостоверений;

- журнал регистрации служебных заданий;

- журнал регистрации локальных нормативных актов;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша к ней;

- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

- журнал выдачи справок по личному составу;

- журнал учета больничных листов;

- журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными организациями, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России.

Все выше перечисленные внутренние документы организации делятся на три блока: обязательные, рекомендованные и зависящие от специфики организации.

Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала.

Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только в определенных компаниях. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда.

Содержание основных документов по личному составу

4.Порядок подготовки приказов по личному составу.

Приказ - это правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач.

Приказ - это распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких либо задач.

Процесс подготовки приказа предусматривает стадию разработки проекта, согласования его со всеми заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, оформления и подписания документа.

Приказами по личному составу оформляется прием на рабо­ту, перемещение по службе, увольнение, предоставление от­пусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, уволь­нительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессии – записками. Приказы по личному составу являются основанием для внесения со­ответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.

Особенности приказа по личному составу:

1. Приказ не тестирован по оформлению (могут быть разные вари­анты оформления, они оговариваются в инструкции организации по работе с документами).

2. Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кад­рам.

3. Заглавие - "По личному составу".

4. Констатирующей части в приказе может не быть.

5. Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод или перемещение по работе, установление разря­дов, категорий рабочим и служащим, возложение временного исполнения обязанностей, предоставление отпусков, установление неполного рабочего дня, изменение фамилии, увольнение с работы, прекращение работы в свя­зи со смертью.

По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: "О приеме на работу", "О командировании" и т.д. В ор­ганизациях, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включаются, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать.

6. Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудни­ка, докладная записка, распоряжение и т.д.).

7. В пункте приказа (приказе) о приеме на работу следует указывать, на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоян­ная с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок, по со­вместительству и т.д.), особые условия работы (с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.).

Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник.

8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывается вид и причина перевода, устанавливаемый оклад, в случае временного перевода - его длительность. В основании дается ссылка на заявление работника о переводе на другую работу, в случае перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении работника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе указывают вид отпуска, общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении работника с работы в приказе указывается причина увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗОТа и дата увольнения, в основании к приказу (пункту) дается ссылка на заявление работника об увольнении, при увольнении по инициативе администрации - ссылка на докладную записку руководителя подразделения.

9. Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

10. Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами к тексту приказа. По личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу.

Нумеруются приказы в течение календарного года.

Приказы визируются юристом, заместителем директора по кад­рам. Начальник ОК или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, да­та ознакомления.

Приказы оформляются на бланках формата А4.

Срок хранения приказов 75 лет.

Состав реквизитов приказа по личному составу:

Ø наименование министерства или ведомства (если есть);

Ø название организации;

Ø ПРИКАЗ- название вида документа;

Ø место издания (город);

Ø дата, номер;

Ø заголовок;

Ø текст (может делиться на пункты).

Первый вариант - пункты могут начинаться с глаголов: ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ (пишутся крупными буква­ми, от левого поля, с открытой пунктуацией), затем с красной строки - фа­милия, имя, отчество сотрудника, на которого распространяется действие приказа; текст может быть в формализованном виде.

Второй вариант - оформление текста: распорядительные пункты начинаются фамилией, именем, отчеством сотрудника, затем глагол - пе­ревести, принять, уволить и далее текст пункта:

Ø основания к пунктам;

Ø подпись;

Ø визы согласования заинтересованных лиц;

Ø подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;

Ø отметка о направлении в дело.

Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.

Приказы оформляют на общих бланках по правилам принятым для оформления ОРД.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении являетсяличная карточка рабочих и служащих.

Форма карточки типовая (форма Т-2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. личная карточка

1. Заводится на всех сотрудников, принятых на работу;

2. Состоит из вопросов, и ответов на них.

3. Используется для анализа состава и учета движения кадров. Имеют типовую межведомственную форму, утвержденную органами статистики.

4. Заполняется в одном экземпляре. Все изменения, предусмотрен­ные формой» должны отражаться в личной карточке своевременно.

5. Ставится в алфавитную картотеку работающих.

При использова­нии компьютеров могут вводиться данные о сотрудниках, затем на их ос­нове распечатываться по форме Т-2.

Личная карточка заполняется сотрудником, ответственном за документы по личному составу после подписания приказа о приеме на работу. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.

На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, на­циональность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке. В обязательном порядке проставляются дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа.

По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что дает возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью со­ответствующих технических средств.

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в КЗоТ РФ.

Трудовая книжка - основной документ подтверждающий стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать ее.

Трудовые книжки на работников ведутся на предприятиях не зави­симо от формы собственности. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свы­ше 5 дней. Поступающие на работу впервые предоставляют документ о по­следнем занятии уволенные из рядов Вооруженных сил - военный билет.