Формы бухгалтерского учета

Обобщение первичной учетной обработки документов зависит от использования и сочетания технических средств и форм ведения бухгалтерского учета.

Под ФОРМОЙ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА понимаются определенное сочетание различных учетных регистров, взаимосвязь между ними, последовательность и способы осуществления записей в них.

В зависимости от способа обработки учетных данных в организациях применяются ручной и автоматизированный способы. Отметим, что порядок ведения учета по определенной форме ручной обработки данных закреплен нормативными актами и инструкциями. Автоматизированная обработка предполагает использование автоматизированных программ ведения учета, которые в принципе построены на алгоритме форм, предусмотренных для ручной обработки данных. Исходя из этого вначале рассмотрим способы ручной обработки данных, а затем остановимся на принципах и возможностях автоматизированной обработки учетной информации.

В настоящее время в организациях в основном применяются:

1) мемориально-ордерная форма учета;

2) журнально-ордерная форма учета (преобладает в промышленности);

3) форма учета "Журнал - Главная";

4) упрощенная форма учета на малых предприятиях.

6.1. Мемориально-ордерная форма учета

Общие принципы МЕМОРИАЛЬНО-ОРДЕРНОЙ ФОРМЫ УЧЕТА заключаются в следующем

записи

сверка записей

Рисунок 22 - Порядок осуществления учетных записей
в мемориально-ордерной форме учета

1. На основании первичных учетных документов и накопительных ведомостей составляются мемориальные ордера на специальном бланке, (табл. 5) на документах делается соответствующий оттиск штампом. Главное содержание мемориального ордера – это бухгалтерская проводка (корреспонденция счетов), дата ее составления и сумма. К ордеру прилагаются все первичные документы, послужившие основанием для составления ордера.

2. Все мемориальные ордера регистрируются в хронологическом порядке в регистрационном журнале, им присваивается порядковые номера.

3. Затем по каждому мемориальному ордеру делаются записи на соответствующих синтетических счетах, которые в совокупности представляют Главную книгу определенной формы (табл.6). Записи в регистрах аналитического учета ведутся непосредственно с первичных документов. Для каждого синтетического счета в Главной книге ежемесячно заводится отдельная таблица, разделенная на две части – дебет и кредит.

Таблица 5 -Образец мемориального ордера

Мемориальный ордер № 33

Записать в счета за октябрь 2004 г.

Подпись гл. бухгалтера ________

Дата ____________

Порядок записей в Главную книгу определяется содержанием самих хозяйственных операций. Затем однородные операции систематизируются, что позволяет получить сведения о движении того или иного вида средств при осмотре отдельных листов Главной книги. Так, при изучении записей по счету "Касса" можно получить сведения о движении наличных денег за истекший период, при изучении счета "Расчеты с подотчетными лицами" - сведения о выдаче и использовании подотчетных сумм и т.д. В Главной книге записи по дебету каждого счета производятся в корреспонденции с соответствующими кредитуемыми счетами, а по кредиту - в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов.

Таблица 6 - Фрагмент Главной книги в мемориально-ордерной форме учета

Счет __________________________________

^{(наименование счета)}

Дебет Кредит

4. На основании итогов по счетам Главной книги по окончании месяца составляются оборотная ведомость и баланс.

По счетам аналитического учета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", "Материалы", "Готовая продукция" и др. по окончании месяца составляются оборотные ведомости, итоги которых сверяются с данными синтетических счетов.

Данная форма учета получила наибольшее распространение и рекомендована нормативными инструкциями в практику ведения учета в бюджетных учреждениях и кредитных организациях. Недостаток мемориально-ордерной формы учета – большое количество повторяющихся записей, что увеличивает объем учетной работы и вероятность появления ошибочных записей. Кроме того, аналитический учет по времени выполняется несколько позже синтетического. Данные недостатки успешно решаются в условиях компьютерной технологии ведения бухгалтерского учета.

6.2. Журнально-ордерная форма учета

Особенности ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНОЙ ФОРМЫ ведения бухгалтерского учета представлены в виде схемы на рисунке 4.

Данные первичных документов и накопительных ведомостей записываются непосредственно в журналы-ордера и по некоторым из них в соответствующие ведомости. Журналы-ордера приспособлены для отражения в них нескольких хозяйственных операций, имеющих определенную экономическую взаимосвязь, но учитываемых на разных счетах в одном журнале-ордере.

По всем журналам-ордерам записи производятся по кредиту данного счета с детализацией по дебету корреспондирующих счетов. В ряде журналов-ордеров сочетается синтетический и аналитический учет. В таблицах 3, 4 представлены, соответственно, форма ведомости №1 и журнала-ордера №1 по счету 50 - «Касса».

По окончании месяца итоги журналов-ордеров переносятся в Главную книгу. При этом в Главную книгу из журналов-ордеров переносятся итоги только по кредиту, без детализации их по дебету кредитуемых счетов, а итоги по дебету счетов записываются из разных журналов-ордеров. По данным Главной книги и аналитического учета составляется баланс. Главная книга, применяемая в журнально-ордерной форме учета, имеет следующий вид (таблица 5).

Преимущества журнально-ордерной формы учета:

1) нет надобности в составлении мемориальных ордеров и ведении хронологических записей;

2) журналы-ордера заранее отпечатаны в стандартной форме в массовом количестве с указанием наименований и шифров бухгалтерских счетов;

3) нет надобности в составлении оборотной ведомости по синтетическим счетам и по ряду аналитических;

4) сокращается время выполнения учетной работы.

записи

сверка записей

Рисунок 23 - Порядок осуществления учетных записей в журнально-ордерной форме учета

Письмом Министерства финансов РФ от 24.07.1992 г. № 59 разработаны Рекомендации по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, а также Перечень типовых регистров единой журнально-ордерной формы. При использовании компьютерных технологий учета предусмотрено получение выходных таблиц в виде регистров журнально-ордерной формы.

Таблица 7 -Образец (фрагмент) формы ведомости по счету «Касса»