Порядок работы архива

Архив работает по планам, утверждаемым руководством учре­ждения, организации, предприятия, и отчитывается перед ним в своей работе. Контроль за деятельностью архива осуще­ствляет руководство учреждения, организации, предприятия. Ор­ганизационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет соответствующее учреждение Росархива. Заведую­щий архивом или лицо, ответственное за ведение архива, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Основными документами, на основании которых ведется рабо­та архива, являются:

ü для государственного архива:

• положение об архиве;

• положение о структурном подразделении архива;

• структура и штатное расписание архива;

• смета расходов архива на год;

• должностные инструкции сотрудников;

ü для ведомственного архива:

• положение об архиве;

• инструкция о службе документационного обеспечения управ­ления или инструкция по делопроизводству организации;

• должностные инструкции сотрудников.

Работа архива также ведется на основании планов и отчетов. К ним относятся:

ü для государственного архива:

• план работы архива на год;

• план научно-исследовательской работа архива на год;

• план научно-издательской работы архива на год;

• план работы структурного подразделения архива на год;

• индивидуальный план работы сотрудника или дневник уче­та труда сотрудника;

• отчет о выполнении работы архива за год;

• отчет о выполнении работы архива за полугодие, квартал;

• отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;

• отчет о выполнении плана работы сотрудника;

• табель учета рабочего времени работников архива;

ü для ведомственного архива:

• план работы архива на год;

• планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;

• планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий ар­хив на год с поквартальной разбивкой;

• перспективные планы передачи документов на государст­венное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив;

• отчет о выполнении годового плана;

• дневник учета груда работника архива;

• табель учета рабочего времени работника архива.

Планы могут выть перспективными, годовыми, полугодовыми, квартальными. В соответствии с ними составляются отчеты. Планы состоят из введения, текстовой и расчетной части, предложе­ний. Отчеты должны соответствовать планам. К ним могут прилагаться паспорта архивов и другие отчетные сведения. При расчете рабочего времени можно руководствоваться Типо­выми нормами времени и выработки на основные виды работ, выполняемых в государственных архивах.