Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение уведомляет отправителя о получении документов, ценностей (переводы, письма, бандероли), подтверждает факты, действия. Ключевыми фразами письма являются:
Подтверждаем получение Вашего заказа....
Организация не возражает против совместного строительства....
Подтверждаем условия поставки партии телевизоров...
Подтверждаем телефонный разговор 20.02.91 по вопросу поставки...
Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений, т.к. позволяет снять вопрос с контроля.
Ниже приведен образец письма-подтверждения.
Образец письма-подтверждения.
ИНСТИТУТ Директору ЦНИИТОЧНЫХ ПРИБОРОВ (справочные данные Угарову К.И.организации) 30.05.90 № 87-30 На № 0524/141 от 24.05.90 Уважаемый господин Угаров! С удовлетворением подтверждаем получение оборудования для лаборатории. Специалисты по установке и наладке должны прибыть в институт 8 июня 1990 года. С уважением Директор института Подпись С.Г.Воронов
Письмо-напоминание
Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.
Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.
Напоминаем, что срок аренды помещения истекает 15.09.95.
Просим ускорить ответ на № 11-02/134 от 16.04.90 "О подготовке..."
Текст может быть представлен в виде трафарета.
Образец письма-напоминания.
Вам направлена претензия от_________ №_____ на переплаченную по вашему счету от _____ №__ сумму в размере ___________________.
Вторично просим перечислить указанную сумму на наш расчетный счет, не дожидаясь принудительного взыскания через суд.
Гарантийное письмо
В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии, оплаты выполненной работы или предоставление каких-либо услуг (работы, помещения, жилья и т.п.).
В письме организация-адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу.
Например: «Качество продукции фирма гарантирует».
«Просим изготовить и выслать комплект мебели по вашему каталогу. Оплату гарантируем».
Образец гарантийного письма.
Штамп бланка Директору ПТУ-18 г-ну Тимофееву В.П. 134527, Санкт-Петербург ул. Цветочная, 1015.07.95 № 35/02 Господин Тимофеев! Администрация библиотеки просит изготовить 10 (десять) стеллажей для книг. Чертеж и размеры стеллажей прилагаем. Оплату гарантируем. Приложение: на 1 л. в 1 экз. Директор библиотеки Подпись В.И. МироноваГлавный бухгалтер Подпись С.В. Антонова
Письмо-претензия
Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в адрес нерадивой организации-поставщика.
В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.
Письмо подписывает руководитель организации или его заместитель.
Ниже приводится образец письма-претензии.
Образец письма-претензии.
Регистрационный Фабрика Штамп бланка 223445, г. ОмскОтдел сбыта ул. Речная, 26 10.04.93 № 63-02/23 На № от По заключенному договору от 30.10.92. Вы были обязаны поставить в 1 квартале 1993 года кожаной фурнитуры на общую сумму __________ руб. Фактически ее сдано на сумму ___________ руб. Таким образом, Вами недопоставлено продукции на сумму ______ руб. Согласно п.2 договора за недопоставку продукции уплачивается неустойка в размере 2% суммы недопоставки, т.е. _______ руб. Указанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет. В противном случае мы будем вынуждены обратиться в Госарбитраж. Заместитель директора Подпись И.О.Фамилия
Письмо-ответ
Текст письма-ответа зависит от инициативного документа. Ответа посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования.
Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который дается ответ: «На №______ от __». Если инициативное письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа.
В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован.
В тексте используют устойчивые словосочетания:
Мы не можем принять Ваше предложение из-за...
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не можем...
Предлагаемые Вами сроки проведения...
Ваше предложение отклонено по следующим причинам...
Образец письма - ответа.
УПРАВЛЕНИЕ ПредседателюСЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА акционерного общества (справочная характеристика Иванову П.Н.организации-адресанта) 05.02.95 № 45-03 На № 67 от 01.02.95 О поставках автомобилей Уважаемый господин Иванов! Сообщаем Вам, что легковые автомобили будут передаваться в хозяйства в IV квартале 1995 г, согласно заключенного договора с автозаводом по полученным заявкам. Начальник отдела снабжения Подпись И.О.Фамилия
Дата добавления: 2019-04-03; просмотров: 517;