5 страница

На основании структуры документа “Наряд на сдельную работу” в СУБД Access построить таблицу “НАРЯД” в БД «ТРУД».

1.3. Описание нормативно-справочной информации задачи Перечень нормативно-справочных документов:

- «Справочник работающих»;

- «Справочник норм и расценок на деталь»;

- «Справочник видов оплат»;

- «Справочник производственных счетов».

Вид представления нормативно-справочных документов: таблица 3, таблица 4, таблица 5, таблица 6.

Структура документа “Справочник работающих”

На основании структуры документа “Справочник работающих” в СУБД Access построить таблицу ’’СПРАВОЧНИК РАБОТАЮЩИХ” в БД «ТРУД»

Структура документа “Справочник норм и расценок на деталь”

На основании структуры документа “Справочник норм и расценок на де­таль” в СУБД Access построить таблицу “СПРАВОЧНИК НОРМАТИВОВ” в БД «ТРУД».

Таблица 5 а

Структура документа “Справочник видов оплат”

На основании структуры документа “Справочник видов доплат” в СУБД Access построить таблицу “СПРАВОЧНИК ДОПЛАТ” в БД «ТРУД».

Таблица 6а

Структура документа “Справочник производственных счетов”

На основании структуры документа “Справочник производственных счетов” в СУБД Access построить таблицу “СПРАВОЧНИК ПРОИЗВОД­СТВЕННЫХ СЧЕТОВ” в БД «ТРУД».

Вопросы для самоконтроля:

1. Дайте характеристику основных моделей данных: иерархической, сете­вой, реляционной.

2. Основные понятия реляционных баз данных.

3. Назначение и возможности СУБД Access. Основные объекты.

4. Что включают в себя этапы проектирования баз данных?

5. Назначение инфологической модели предметной области.

6. Определите основные достоинства и недостатки иерархической, сете­вой, реляционной моделей данных.

7. Назовите этапы обобщенной технологии работы с базой данных.

8. Перечислите требования к проектируемой информационной системе.

9. Дайте характеристику основным объектам СУБД Access.

Задания для практики

1. Выполните постановку экономической задачи «Учет труда и заработ­ной платы на предприятии», решаемой средствами СУБД Access.

2. Опишите организационно-экономическую сущность задачи, структуру входной и выходной информации.

3. Постройте инфологическую модель предметной области.

Порядок выполнения заданий приведен в учебном пособии «Основы со­здания информационных систем в экономике» [2, с. 122-163].

Рекомендуемые информационные ресурсы

1. Экономическая информатика: учебник / Под ред. В.П. Косарева и Л.В. Еремина - М.: Финансы и статистика, 2006. - с. 372-376.

Лекция 11. Технология создания базы данных и работа с табли­цами в информационных системах

План:

11.1. Таблица - основной объект для хранения информации в базе данных. Способы создания таблиц базы данных.

11.2. Работа с таблицей в режиме Конструктора таблиц. Типы полей базы данных. Понятие ключевого поля. Виды ключей.

11.3. Создание связей между таблицами базы данных. Работа с ко­мандой Схема данных.

11.4. Ввод и редактирование данных в таблицах базы данных.

11.5. Способы сортировки записей в таблицах базы данных. Виды фильтрации записей в таблицах базы данных.

Вопрос 11.1. Таблица - основной объект для хранения информа­ции в базе данных. Способы создания таблиц базы данных.

Таблица является основным объектом, в котором хранится информа­ция. Все остальные объекты (запросы и пр.) являются производными.

Создание таблиц

Таблицы можно создавать с помощью Мастера, либо с помощью Кон­структора или путем ввода данных.

Рассмотрим создание таблицы с помощью Конструктора.

1. Выполнить команду СОЗДАТЬ - КОНСТРУКТОР ТАБЛИЦ.

2. Описать структуру таблицы согласно постановке задачи.

- В колонке «Имя поля» ввести имена полей таблицы. В качестве имен полей можно ввести идентификаторы (см. постановку задачи).

- В колонке «Тип данных» указать тип данных в этом поле

- В колонке «Описание» можно ввести информацию о назначении поля.

- В области «Свойства поля» задаются свойства выделенного поля. Боль­шинство значений устанавливается по умолчанию.

3. Для завершения создания таблицы нужно закрыть окно конструк­тора таблицы (х). Появится вопрос «Изменить макет таблицы» Ответить ДА

4. Появится окно сохранения таблицы. Ввести имя таблицы.

В ответ на сообщение «Ключевые поля не заданы. Задать ключевое поле сейчас»:

1) Если ответить ДА, то в таблице автоматически создается до­полнительное поле типа Счетчик и оно определяется как ключевое.

2) Если ответить НЕТ, ключевое поле по умолчанию не будет со­здано. Его можно создать позже в любое время.

Вопрос 11.2. Работа с таблицей в режиме Конструктора таблиц.

Типы полей базы данных. Понятие ключевого поля. Виды ключей

Работа с таблицей в режиме Конструктора таблиц

Данный вопрос рассматривается при выполнении заданий на практи­ческом занятии.

Типы и свойства полей базы данных

Основные типы данных (полей):

• Текстовый - произвольная последовательность символов (текст или цифры, не участвующие в вычислениях) длиной до 255;

• Числовой - числовые данные, используемые в математических вы­числениях. Конкретный вариант этого типа и длина задаются в свойстве «Размер поля»;

• Денежный - при обработке данных из этого поля вычисления вы­полняются быстрее, чем данных числовых полей, и предотвращается округление;

• Дата/время;

• Логический - применяется для атрибутов, которые могут принимать одно из двух взаимоисключающих значений: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл./Выкл.;

• Счетчик - содержит номера записей в БД которые нельзя изменить или удалить. Может использоваться для определения уникального ключа таблицы;

• Поле объекта OLE - служит для внедрения объектов в Базу данных (рисунок, документ Word, клип, звук и т.д.);

• Поле MEMO - длительный текст (до 64000 символов), например описание или примечание;

• Гиперссылка - в качестве ссылки можно указывать путь к файлу на жестком диске, эл. адрес и т.д.

Наиболее важные свойства поля:

• Размер поля - задает максимальное количество символов, допусти­мое для ввода в это поле;

• Формат поля - задает формат вывода значений данного поля;

• Подпись - определяет текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах;

• Число десятичных знаков - задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой;

• Значение по умолчанию - позволяет указать значение, автоматиче­ски вводящееся в поле при создании новой записи;

• Условие на значение - задает ограничения на вводимые значения, позволяет осуществить контроль ввода данных.

Например: Если для поля Дата записать [Дата]>31.12.2010 то при вводе даты ранее 1 января 2011 года, система сообщит, что данные оши­бочны;

• Сообщение об ошибке - позволяет указать текст сообщения, которое будет выводиться на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в «Условии на значение»

Например: «Вы пытаетесь ввести неверную дату!»);

• Обязательное поле - указывает, требует ли поле обязательного ввода значения;

Понятие ключевого поля. Виды ключей

Первичный ключ обладает следующими свойствами:

1) однозначная идентификация записи

2) отсутствие избыточности - никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойства однозначной идентификации.

Вопрос 11.3. Создание связей между таблицами базы данных. Ра­бота с командой Схема данных

Между информационными объектами возможны связи Один-к- одному, Один-ко-многим, Многие-ко-многим.

В Access связи определяются и запоминаются в Схеме данных.

Ключом связи всегда служит уникальный (первичный) ключ Главной таблицы.

В подчиненной таблице ключом связи является либо часть первично­го ключа, либо поле, не входящее в первичный ключ. Ключ связи в под­чиненной таблице называется Внешним ключом.

Механизм, который обеспечивает согласованность данных между двумя связанными таблицами, называется «поддержка целостности дан­ных».

Целостность данных означает:

1) в связанное поле подчиненной таблицы можно вводить только те значения, которые имеются в связанном поле главной таблицы

2) из главной таблицы нельзя удалить запись, у которой значение связанного поля совпадает хотя бы с одним значением того же поля в под­чиненной таблице.

Каскадное удаление и обновление записей.

Каскадное обновление означает, что изменение значения связанного поля в главной таблице автоматически будет отражено в связанных запи­сях подчиненной таблицы.

Каскадное удаление означает, что при удалении записи из главной таблицы из подчиненной таблицы будут удалены все записи, у которых значение связанного поля совпадает с удаляемым значением.

Создания связей между таблицами БД

1. Определить в таблицах ключевые поля.

2. Выполнить команду РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ -

СХЕМА ДАННЫХ.

3. В контекстном меню Схемы данных выбрать команду ДОБА­ВИТЬ ТАБЛИЦУ.

4. Выделить все таблицы и нажать Добавить. Закрыть окно добавле­ния таблиц.

5. На экране появится окно «Схема данных». Связь всегда устанав­ливается от главной таблицы к подчиненной. Для установления связи пе­реместить мышью поле связи из Главной таблицы на поле связи в Подчи­ненной таблице.

6. В окне «Изменение связи» включить флажок «Обеспечение це­лостности данных. Нажать кнопку СОЗДАТЬ

Вопрос 11.4. Ввод и редактирование данных в таблицах базы дан­ных.

Заполнение таблиц

Для заполнения таблицы нужно открыть ее в режиме таблицы коман­дой ВИД - РЕЖИМ ТАБЛИЦА. (Или выполнить двойной щелчок по име­ни таблицы)

Выполняется командой ФАЙЛ - ПЕЧАТЬ. До печати выполнить предварительный просмотр таблиц.

Вопрос 11.5. Способы сортировки и фильтрации записей в табли­цах. Виды фильтрации записей в таблицах базы данных

Данный вопрос рассматривается на практических занятиях.

Вопросы для самоконтроля:

1. Назовите типы данных в таблицах Access.

2. Определите назначение режима Конструктор при работе с табли­цами.

3. Дайте понятие Главной и Подчиненной таблиц.

4. Определите назначение Схемы данных.

5. Охарактеризуйте способы фильтрации данных.

6. Назовите виды форм, применяемых в MSAccess.

Задания для практики:

1. Создайте базу данных в соответствии со структурой, описанной в постановке задачи «Учет труда и заработной платы на предприятии». Структура базы данных рассмотрена в учебном пособии «Основы созда­ния информационных систем в экономике» [2, с.167-168].

2. С помощью Конструктора создайте структуры таблиц, предусмот­ренных в базе данных. Структура таблиц приведена в учебном пособии «Основы создания информационных систем в экономике» [2, с.167-168].

3. Предусмотрите нужные ключевые поля в главных таблицах. Поря­док определения ключевых полей приведен в учебном пособии «Основы создания информационных систем в экономике» [2, с.172-173].

4. Постройте Схему данных задачи в соответствии с инфологической моделью предметной области. Технология построения Схемы данных приведена в учебном пособии «Основы создания информационных систем в экономике» [2, с. 175-185].

5. Введите данные в созданные таблицы базы данных «Учет труда и заработной платы на предприятии». Данные для заполнения таблиц при-

ведены в учебном пособии «Основы создания информационных систем в экономике» [2, с.250-253].

6. Выполните сортировку данных в таблицах. Порядок выполнения задания приведен в учебном пособии «Основы создания информационных систем в экономике» [2, с.186].

7. С помощью фильтра сделайте выборку данных из таблиц. Порядок выполнения задания приведен в учебном пособии «Основы создания ин­формационных систем в экономике» [2, с.186-189].

8. Для главной таблицы создайте один из видов автоформы.

9. Для подчиненной таблицы создайте форму с помощью Мастера форм. Порядок выполнения заданий 4, 5 приведен в учебном пособии «Основы создания информационных систем в экономике» [2, с.189-197].

Рекомендуемые информационные ресурсы:

1. Информатика и информационные технологии: учебное пособие / Под ред. Романовой Ю.Д. - М.: Изд-во Эксмо, 2009. - с.433-473.

Лекция 12. Технология организации запросов в автоматизирован­ных информационных системах

План:

12.1. Запрос - средство доступа к информации базы данных. Виды за­просов.

12.2. Технология создания запроса с помощью Конструктора запро­сов. Создание в запросе вычисляемых полей.

12.3. Создание запросов с групповой операцией.

12.4. Технология создания перекрестного запроса.

12.5. Способы создания запросов на обновление, на добавление, на удаление, на создание таблицы

Вопрос 12.1. Запрос - средство доступа к информации базы дан­ных. Виды запросов.

• Выбрать записи, удовлетворяющие условию отбора

• Включить в запрос (в результирующую таблицу) заданные пользова­телем поля

• Произвести различные вычисления (Например, нам нужно найти Начислено=Кол-во принятых деталей * расценка)

• Сгруппировать записи (например, указать нужно ли объединить в группу записи с одним и тем же номером цеха)

• Произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей (например, изменить расценку на все операции над деталью 6512)

• Создать новую таблицу базы данных на основе уже имеющихся таб­лиц

• Удалить выбранное подмножество записей из таблиц базы данных (например, удалить все данные о работнике с табельным номером 6032)

• Добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу

Виды запросов

MSAccess позволяет создавать следующие виды запросов:

1) Запрос на выборку (простой запрос). Позволяет выбирать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, а также из ранее со­зданных запросов. Результаты выполнения запроса отображаются в виде таблицы, которая может использоваться при дальнейшей обработке дан­ных.

2) Перекрестный запрос. это операция построения таблицы для вы­числения итоговых значений на основе существующей таблицы или за­проса. Перекрестный запрос создается в предположении, что исходная таблица содержит необходимые данные для формирования заголовков строк и столбцов новой таблицы.

3) Запрос на добавление. позволяет скопировать данные из одной таб­лицы в другую не прибегая к буферу обмена. Данные могут перемещаться между разными файлами баз данных и между базами данных разного ти­па.

4) Запрос с параметром. Позволяет выводить на экран только требуе­мые данные.

5) Запрос на обновление. Этот тип запроса обеспечивает одну из важ­нейших функций СУБД - автоматизированную обработку данных, что существенно снижает время редактирования информации.

6) Запрос на удаление. позволяет автоматически удалить большое число записей из таблицы. Для автоматизации удаления нужно опреде­лить условие отбора записей для удаления в виде логического выражения.

7) Запрос на создание таблицы. Может служить средством создания новой таблицы. С помощью такого запроса можно превратить несколько связанных таблиц в одну.

Вопрос 12.2. Технология создания запроса с помощью Конструк­тора запросов. Создание в запросе вычисляемых полей.

Создание простого запроса:

1. В меню выбрать команду СОЗДАНИЕ

2. Нажать пиктограмму МАСТЕР ЗАПРОСОВ

3. Выбрать ПРОСТОЙ ЗАПРОС

4. Указать все поля, которые должны быть в Запросе. Для этого в об­ласти Таблицы выбираем из списка нужную таблицу. В области Доступ­ные поля выделяем нужное поле и нажимаем на «стрелку». ДАЛЕЕ

5. Установить флажок «подробный запрос» или «итоговый запрос». Далее.

6. Задать имя запроса

7. Нажать ГОТОВО.

Создание в запросе вычисляемых полей

1. Открыть ЗАПРОС в режиме Конструктор.

2. Установить курсор в первое свободное поле.

3. Щелкнуть по пиктограмме ПОСТРОИТЕЛЬ.

4. Появится окно «Построитель выражений». В этом окне вы­брать нужную таблицу в списке таблиц. Выделить поле, которое нужно вставить в формулу, и нажать кнопку Вставить. Ввести знак арифметического действия, вставить следующее поле и т.д.

5. После ввода формулы нажать ОК

6. Установить курсор в вычисляемое поле. Вместо имени поля по умолчанию (Выражение 1) ввести название поля.

Вопросы 12.3, 12.4, 12.5 рассматриваются на лекции на демон­страционных примерах и при выполнении заданий на практических занятиях

Вопросы для самоконтроля:

1. Назовите, на основе каких объектов можно создать запрос в MS Ac-

cess.

2. Определите назначение и особенности создания запроса на обнов­ление, запроса с параметром, запроса на удаление, перекрестного запроса.

3. Рассмотрите технологию создания в запросе вычисляемого поля.

Задания для практики:

1. На основе таблицы «Наряд» базы данных «Учет труда и заработной платы на предприятии» создать запрос на выборку, вид которого приведен в таблице 5.

Таблица 12.1

Запрос из базы данных «Учет труда и заработной платы на пред­

Сумма по наряду вычисляется по формуле:

Сумма по наряду = Принято деталей * Расценка за операцию.

2. Создать запрос с параметром, выводящий данные о количестве принятых деталей и начислениях для табельного номера, указанного поль­зователем.

3. Создать запрос на обновление, повышающий на 10% расценки на все операции с заданной деталью.

4. Создать запрос, удаляющий из базы данных все записи о заданном табельном номере.

Порядок выполнения заданий приведен в учебном пособии «Основы создания информационных систем в экономике» [2, с.198-210].

Рекомендуемые информационные ресурсы:

1. Информатика и информационные технологии: учебное пособие / Под ред. Романовой Ю.Д. - М.: Изд-во Эксмо, 2009. - с. 458-463, 475-479.

2. Экономическая информатика: учебник / Под ред. В.П. Косарева и Л.В. Еремина - М.: Финансы и статистика, 2006. - с. 376-389.

Лекция 13. Технология создания результирующих отчетов в ав­томатизированных информационных системах

13.1. Отчеты - средство вывода информации из базы данных. Спосо­бы создания отчетов.

13.2. Создание отчета с помощью Мастера отчетов.

13.3. Технология работы с отчетом в режиме Конструктора отчетов.

13.4. Структура и разделы отчета. Элементы управления отчета.

13.5. Технология работы с отчетом на примере решения экономиче­ской задачи.

Вопрос 13.1. Отчеты - средство вывода информации из базы дан­ных. Способы создания отчетов

Отчет создается в том случае, когда нужно наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в БД. Отчет позволяет:

- представить данные в удобной для чтения и анализа форме;

- сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением ито­говых и средних значений;

- включить в отчет и напечатать графические объекты, например диа­граммы;

- включить в отчет выборочную информацию из таблиц БД;

- добавить информацию, не содержащуюся в БД.

Отчет может создаваться в режиме Конструктора или с помощью Ма­стера отчетов.

MSAccess позволяет создавать однотабличные отчеты, многотаблич­ные отчеты на основе данных нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных, отчеты на основе запросов, отчеты в виде диаграмм.

Рассмотрим создание отчета на основе запроса.

Вопрос 13.2. Создание отчета с помощью Мастера отчетов.

Выполнение:

1. До создания отчета нужно создать запрос, содержащий все по­ля, которые предполагаются в отчете, и вычисляемые поля.

2. Выполнить команду СОЗДАНИЕ - МАСТЕР ОТЧЕТОВ

3. В поле Таблицы и Запросы выбрать из списка Запрос, на осно­вании которого строится отчет.

4. В области Доступные поля выбрать поля, которые будут вклю­чены в Отчет.

5. Установить, по каким полям выполнить группировку.

Для того, чтобы сгруппировать записи по какому-либо полю, нужно выделить это поле и нажать >. Затем можно указать следующее поле группировки.

Примечание 1: Если в качестве поля для группировки уже указано ка­кое-либо поле, по которому нам не нужно группировать данные, то нуж­но выделить это поле и нажать стрелку назад <. Примечание 2: Кнопка «Группировка» позволяет определить интервалы группировки. Это обеспечивает создание таких групп, которые нужны пользователю.

6. Указать, если требуется, по каким полям выполнить сортиров­ку записей. Access автоматически сортирует записи по тем же полям, по которым выполняется группировка.