Коммерческая часть тендерной документации

Различные компании применяют разные подходы, шаблоны и формы для описания коммерческой части документации.

В общих чертах этот раздел должен включать:

- описание содержания работ и принципы внесения изменений в него;

- положения и правила взаимодействия, условия хранения, обмена и передачи информации;

- требования по предоставлению информации;

- требования по планированию, контролю и отчетности;

- формы планов, графиков и отчетов;

- требования к управлению рисками поставки;

- условия оплаты;

- правила разрешения противоречий, арбитраж, судебные иски;

- применимое законодательство, особенности и исключения;

- особые условия.

Как видно из описанной структуры документации, ее объем и сложность могут быть очень большими.

Можно сравнить тендерную документацию для поставщика с основной проектной документацией для заказчика. Это и Устав, и описание содержания, и План управления подпроектом поставки одновременно, как для команды поставки от заказчика, так и от подрядчика.

Подготовить качественно такой документ может только высококвалифицированная команда при условии наличия необходимого времени и ресурсов. При планировании проекта необходимо отвести адекватное количество времени на подготовку тендерной документации.

Игнорирование процесса разработки тендерной документации может серьезно повредить проекту впоследствии:

1) нечетко определенные результаты поставки приведут к возникновению неожиданного результата. Очень возможно, что это будет не то, не там, не в те сроки и не с тем качеством, которое предполагалось, но почему-то не было описано в документации.

2) переделать что-либо порой сложнее, чем сделать все заново;

3) внесение изменений в результаты поставки может обернуться дополнительными затратами, и очень большими.

Скорее всего, подрядчик легко согласится переделать, изменить, подправить, но за большие деньги (например, он еще не забыл, как жестко его вынуждали снижать цену в ходе конкурентного состязания; что вынужден был включить в договор несколько дополнительных пунктов, опасаясь, как бы сделка не сорвалась; как строго и придирчиво анализировали его самого, его персонал, его продукцию, прежде чем допустили к «телу» заказчика). Теперь пришла пора поквитаться (заказчик уже потратил серьезные деньги, остановиться на половине пути он не может, сменить подрядчика тоже не очень разумно).

Запрос предложений

Официальное приглашение поставщиков к участию в тендере может быть произведено различными способами (например, публикацией о начале торгов в соответствующих источниках: средства массовой информации, веб-сайт заказчика, доски объявлений и иные информационные площадки).

В случае открытых торгов, торгов по государственному заказу федеральный закон четко определяет правила и источники, согласно которым должны быть информированы потенциальные участники.

В случае организации закрытого тендера или проводимого на особых условиях потенциальным претендентам может быть выслан «Запрос на подачу конкурсных предложений (заявок)».

В состав этого документа должна быть включена почти в полном объеме подготовленная тендерная документация и некоторые дополнительные элементы:

1) сопроводительное письмо (включающее общие сведения, перечень приложений, контактных лиц);

2) тендерная документация (включая техническую и коммерческую части);

3) требования по срокам, форме, месту, числу экземпляров, формату запрашиваемой информации;

4) разъяснения по поводу альтернативных предложений;

5) типовой контракт (или форма типового контракта);

6) любые дополнительные требования к поставщику, в т.ч. особые и специфические требования.

Чем лучше и качественнее проработаны тендерная документация и запрос на предоставление информации, тем проще будет поставщикам подготовить свои предложения, тем эффективнее пройдет процесс выбора поставщика.