Оформление докладной, служебной и объяснительной записок

Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы ил постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

В зависимости от содержания назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации. Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4 с угловым расположением постоянных реквизитов.

Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать предложение, просьбу или отчетную информацию. Подписывает её руководитель подразделения или соответствующее должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4.

Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги, реквизиты её аналогичны докладной записке.

Оформление акта

Актом называют документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченный работ и т.д.

Акт оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов. Название документа печатается от левого поля формуляра в разрядку.

Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при актировании. При необходимости в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения.

В тексте акта допускается заключительная часть, содержащая выводы или заключения комиссии.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о несогласии, оформив его на отдельном листе.