Хранение документов.

После разметки данные документов о хозяйственных операци­ях записывают в синтетических и аналитических счетах, а исполь­зованные документы сдают в архив.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответству­ющим образом подготовить. С этой целью однородные первичные документы формируются в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.

При формировании дел необходимо соблюдение следующих требований:

- документы постоянного и временного сроков хране­ния - группировать раздельно;

- подлинники долж­ны быть отделены от копий, годовые - от квар­тальных и месячных;

- в дело должно быть включено по одному эк­земпляру каждого документа.

Приложения к документам, независимо от даты их утвержде­ния или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности организации, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяс­нительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников организации по заработной плате груп­пируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфа­витном порядке фамилий. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров.

Папки с документами переплетаются. На титульном листе ука­зываются наименование организации, название и порядковый но­мер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ве­домости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определены «Перечнем типовых уп­равленческих документов, образующихся в деятельности органи­заций, с указанием сроков хранения».

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

4.2. Основные этапы учётного процесса. Формы бухгалтерского учета.

Учетная работа проходит три основных этапа:

1. обработку первичных учетных документов бухгалтером;

2. регистрацию документов в соответствующих регистрах;

3. обобщение данных текущего учета и составление баланса.

На первом этапе проверяется доброкачественность каждо­го первичного документа, поступившего в бухгалтерию. При­знав документ полноценным, главный или старший бухгал­тер составляет письменное распоряжение о принятии его на учет и регистрации отраженной в первичном документе хо­зяйственной операции на определенных счетах (регистрах). Это распоряжение называется бухгалтерской проводкой.

Технически проводка может быть оформлена в самом пер­вичном документе, в учетных регистрах проставлением в пер­вичном документе номера соответствующего учетного регис­тра.

На втором этапе хозяйственная операция на основании пер­вичного документа с проводкой бухгалтера регистрируется во взаимосвязанных учетных регистрах (книгах, журналах, карточках и т.п.) в систематическом и хронологическом по­рядке. Книга для регистрации синтетических счетов называ­ется Главной книгой.

На третьем этапе данные текущего учета обобщаются пу­тем составления оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам.

Итоговые суммы по ним должны быть равными, поэтому оборотные ведомости называют оборотным балансом.