Управленческая документация является основой организационной коммуникации.
Управленческая документация классифицируется по следующим признакам:
- По специализации:
· общие;
· административные;
· специализированные (финансовые, коммерческие и др.).
2. По назначению:
· организационные;
· распорядительные;
· информационные;
· коллегиальных органов.
3. По происхождению:
· внутренние;
· внешние.
4. По направлению:
· входящие
- исходящие
5. По источникам возникновения:
· первичные;
· вторичные.
6. По форме:
· стандартные;
· индивидуальные.
7. По технике изготовления:
· рукописные;
· созданные механическим способом;
· электронные.
8. По времени использования:
· общие бессрочные;
· срочные;
· очень срочные.
9. По срокам хранения:
· постоянного хранения;
· длительного хранения (более 10 лет);
· временного хранения (до 10 лет).
Организация коммуникаций с помощью документов заключается в создании условий, которые обеспечивают поиск, передачу, использование и хранение документов. Эта сфера деятельности называется делопроизводством.
Для создания эффективной системы документопотоков важно знать источники помех и коммуникационных барьеров.
Несмотря на проведенную унификацию служебных документов, в практике их составления допускается масса ошибок. Это является следствием допускаемых всевозможных помех.
Все помехи можно подразделить на следующие виды:
технические,
структурные,
грамматические,
семантические,
синтаксические,
стилистические.
Технические помехи. К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста при передаче - надрывы, склеивания с конвертом и т. д. Основная причина возникновения технических помех - составительская небрежность.
Количество ошибок, описок тем больше, чем больше объем, т. е. чем больше в письме слов и знаков. Очевидно, если число слов в письме свести до минимума, тем самым сократится до минимума и возможность ошибок и описок.
Структурные помехи. Источником этих помех является неверное построение текста служебного документа, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение данного условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.
Например, поскольку в формуляре документа отведено специальное место для заголовка, нет необходимости начинать изложение документа с того, что уже сказано в заголовке.
Не следует указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписывающего документ, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, проставленном на документе.
Часто в служебных документах информация, место которой в приложении, попадает целиком в сам документ. Таким образом, подобные письма занимают несколько страниц. Информация, которая не может быть выражена в жанре письма, должна составить содержание приложения к нему.
Грамматические помехи.
Орфография и пунктуация должны в целом строго соответствовать ныне действующим правилам. Вместе с тем, при подготовке служебных документов допускаются отклонения от общелитературных норм языка, что допустимо только в отдельных видах документов.
Например, прямая речь, как правило, уже не употребляется в протоколах, используется косвенная речь, а чаще вариант прямой речи без кавычек.
Особые затруднения вызывают случаи с употреблением названий предприятий, организаций, учреждений. Допускаются ошибки при написании сокращенных наименований. Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя.
Дата добавления: 2015-10-26; просмотров: 686;