Управленческая документация является основой организационной коммуникации.

 

Управленческая документация классифицируется по следующим признакам:

 

  1. По специализации:

 

· общие;

· административные;

· специализированные (финансовые, коммерческие и др.).

 

2. По назначению:

· организационные;

· распорядительные;

· информационные;

· коллегиальных органов.

3. По происхождению:

· внутренние;

· внешние.

 

4. По направлению:

· входящие

- исходящие

 

5. По источникам возникновения:

· первичные;

· вторичные.

 

6. По форме:

· стандартные;

· индивидуальные.

 

7. По технике изготовления:

· рукописные;

· созданные механическим способом;

· электронные.

 

8. По времени использования:

· общие бессрочные;

· срочные;

· очень срочные.

 

9. По срокам хранения:

· постоянного хранения;

· длительного хранения (более 10 лет);

· временного хранения (до 10 лет).

 

Организация коммуникаций с помощью документов заключается в создании условий, которые обеспечивают поиск, передачу, использование и хранение документов. Эта сфера деятельности называется делопроизводством.

 

Для создания эффективной системы документопотоков важно знать источники помех и коммуникационных барьеров.

 

Несмотря на проведенную унификацию служебных документов, в практике их составления допускается масса ошибок. Это является следствием допускаемых всевозможных помех.

 

Все помехи можно подразделить на следующие виды:

 

технические,

структурные,

грамматические,

семантические,

синтаксические,

стилистические.

 

Технические помехи. К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста при передаче - надрывы, склеивания с конвертом и т. д. Основная причина возникновения технических помех - составительская небрежность.

 

Количество ошибок, описок тем больше, чем больше объем, т. е. чем больше в письме слов и знаков. Очевидно, если число слов в письме свести до минимума, тем самым сократится до минимума и возможность ошибок и описок.

 

Структурные помехи. Источником этих помех является неверное построение текста служебного документа, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение данного условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Например, поскольку в формуляре документа отведено специальное место для заголовка, нет необходимости начинать изложение документа с того, что уже сказано в заголовке.

 

Не следует указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписывающего документ, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, проставленном на документе.

 

Часто в служебных документах информация, место которой в приложении, попадает целиком в сам документ. Таким образом, подобные письма занимают несколько страниц. Информация, которая не может быть выражена в жанре письма, должна составить содержание приложения к нему.

 

Грамматические помехи.

 

Орфография и пунктуация должны в целом строго соответствовать ныне действующим правилам. Вместе с тем, при подготовке служебных документов допускаются отклонения от общелитературных норм языка, что допустимо только в отдельных видах документов.

 

Например, прямая речь, как правило, уже не употребляется в протоколах, используется косвенная речь, а чаще вариант прямой речи без кавычек.

 

Особые затруднения вызывают случаи с употреблением названий предприятий, организаций, учреждений. Допускаются ошибки при написании сокращенных наименований. Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя.








Дата добавления: 2015-10-26; просмотров: 686;


Поиск по сайту:

При помощи поиска вы сможете найти нужную вам информацию.

Поделитесь с друзьями:

Если вам перенёс пользу информационный материал, или помог в учебе – поделитесь этим сайтом с друзьями и знакомыми.
helpiks.org - Хелпикс.Орг - 2014-2024 год. Материал сайта представляется для ознакомительного и учебного использования. | Поддержка
Генерация страницы за: 0.007 сек.