Тайм-менеджмент и основы самоорганизации

Перевод термина «time management» с английского языка означает «управление временем». В прямом смысле управлять временем невозможно. Мы можем управлять тем, как мы расходуем свое время. Реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью. Другими словами - упорядочить использование времени (и рабочего, и личного) дня, недели, месяца и т.д., чтобы успевать делать все важные дела. То есть, тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование времени, регулирование своего личного времени.

2. Определения: Тайм-менеджмент — это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени. Тайм-менеджмент — это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

3. От тайм-менеджмента нужно отличать лайф-менеджмент: упорядочивание времени жизни в целом. (Как сделать так, чтобы, прожив всю жизнь, в конце не обнаружить: «Что-то я жил совсем не так. Кажется, у меня были совсем другие планы на жизнь» ).Тайм-трекер: анализ - на что у Вас уходит время, сбор статистики (понаблюдайте за собой 1-2 недели). Тайм-трекер помогает концентрироваться на задачах. Также надо понимать, что тайм-менеджмент – это всего лишь инструмент, а не самоцель. Точно так же лопата может быть прекрасным инструментом при создании красивого сада, но важно всегда помнить, что Вы используете лопату не для того, чтобы эффективнее и больше копать, а для того, чтобы вырастить сад.

4.Цель тайм-менеджмента -умение сортировать, что для Вас на данный момент является главным, а что – второстепенным, что самое первое Вы должны сделать, а что можно перенести на несколько часов вперед. (Как только человек начинает это осознавать – у него сразу же пропадает вся суета с нехваткой времени).

5. Историятайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое. Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все свое время на потраченное с пользой, то есть хорошее, и на бесполезное (плохое). Он говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности. В дальнейшем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность». Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеют управлять временем с пользой, будут всегда успешны. Для этого он предложил использовать два правила:

А) Каждый день с утра (а лучше накануне вечером) составлять список дел.

Б) Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

Дисциплина «Тайм-менеджмент и основы самоорганизации» возникла на Западе в 80-х годах XX века, в России – в начале XXI века.

6. Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

· строгий учёт времени;

· оптимизация временных ресурсов;

· планирование дня (недели, месяца или другого отрезка времени).

7. Запомните: люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами. Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится. Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Если Вы не хотите стать жертвой депрессии и стрессов, нужно научиться правильно планировать свое время, то есть заняться тайм-менеджментом. Психологи считают, что выход из ситуации «катастрофической нехватки времени» есть, главное, чтобы у Вас было желание немного изменить себя, а также поменять свое отношение к личному времени.

8. Миф. Многие думают, что если они будут использовать тайм-менеджмент, то придется жить и все делать по расписанию, будет меньше свободы и выбора. Это не так. Вы всегда можете поменять свои планы или от них отказаться. Тайм-менеджмент, наоборот, позволяет быть Вам более свободным: Вы выбрали что-то сделать – запланировали и сделали. А те люди, которые с этим не согласны, скорее всего, просто неорганизованны.

9. Анекдотв тему:

- Лучший совет по тайм-менеджменту - это игнорировать идиотов...
- Отличная цитата. Кто автор?
- Представлять, что их не существует...
- Ну, а кто автор-то?
​ - И продолжать делать своё...

Лекция 2 «Основные идеи и принципы тайм-менеджмента»:

1. Планирование высвобождает время. Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем. Запомните Правило 6 «П», которое гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели или задачи нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день. Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией. Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки. Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

2. Самое главное — определить главное. Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности. После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок. Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения. Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д. Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

3. Принцип равновесия. Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы. Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы. Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха. Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе. На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

Закон принудительной эффективности. Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз. Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно разделить на 4 группы:

1. Срочные и важные;

2. Важные, но не срочные;

3. Срочные, но не важные;

4. Не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.

1. Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.

2. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.

3. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.

4. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

 

 

Лекция 3 «Приемы и способы по тайм-менеджменту»:

1. Исключайте «пожирателей» времени. Кстати, это самая первая проблема, которая мешает нам всем эффективно и продуктивно контролировать свое время! На проверку почты, на общение в ICQ и в соц.сетях (в контакте, facebook) – мы крадем у себя время, тратим его впустую! Если Вы все же собрались заняться полезным делом (на благо своего будущего) – отключите на время все эти «побрякушки», чтобы они Вас не отвлекали! Сконцентрируйтесь на своем важном задании, держите себя в руках и вырабатывайте терпение. Кстати, полезная привычка вырабатывается около 66 дней, но если Вы ее будете выполнять ЕЖЕДНЕВНО! Поэтому выберите время, когда Вы будете заниматься полезными делами, исключите с этого времени все, что Вас отвлекает (телевизор, соц. сети, кофеек с подругой и бесполезные разговоры) – и ВПЕРЕД покорять вершины и автоматизировать полезные привычки! Также полезно будет, если Вы заведете отдельный дневник, где будете записывать никчемные занятия, которые пожирают Ваше время, не приближают Вас к цели и не приносят никакой пользы!

2.Фильтруйте информацию. Для того чтобы не перенасыщать свой мозг огромным количеством ненужной информации, а также не тратить на нее свое драгоценное время – учитесь выбирать самое нужное, полезное и отсеивать ненужное! Учитесь бегло изучать и пробегать глазами по страницам всемирной интернет-паутины, не читая все подряд от начала и до конца. Останавливайтесь и запоминайте только важное.

3. Представьте, что сегодня Ваш последний день. Задайте себе вопрос: «Если бы я знал, что сегодня последний день моей жизни — что бы я сделал и как себя вел бы в этот день?» Возьмите листок бумаги и сами для себя откровенно ответьте на поставленный вопрос. От такого вопроса и ответа на него большинство людей начинают с умом управлять своим временем.

4. Концентрируйтесь от начала до конца на одном задании. Чем больше и быстрее Вы будете выполнять несколько задач одновременно – тем хуже Вы их сделаете. Никогда не переходите к новому заданию, пока полностью не сделаете старое!

5. Учитесь расставлять приоритеты! Отсортируйте по важности и срочности определенные задачи – запишите их в личный дневник. Не тратьте большую часть своего времени на мелкие и ненужные дела!

6.«Съешьте лягушку на завтрак!» Что это значит? Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день. Успешный бизнес-консультант Б.Трейси «лягушкой» называет самые сложные дела, с которыми нужно справиться на протяжении дня. Если Вы их постоянно переносите то на 1 час вперед, то на вечер – Вы сами себе создаете неприятное эмоциональное напряжение, с которым ходите весь день. Свой день нужно начинать именно с самого трудного – и Ваш день пройдет гладко и не принудительно.

7.Соблюдайте чистоту на столе. Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

8. Почаще говорите «НЕТ» ненужным делам. Слово «нет» экономит неожиданно много времени. Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели. По отношению к людям будьте предельно тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

9.У Вас должно быть комфортное рабочее место. Когда Вы работаете дома – у Вас появляется куча возможностей, чтобы отвлечься, особенно это относиться к тем, кто живет не один. Отдельное рабочее место увеличит Вашу продуктивность в разы и поможет Вам хорошо сконцентрироваться на собственном деле.

10.Выбираем место для работы.От того, насколько комфортную и подходящую рабочую обстановку Вы создадите для себя, зависит то, насколько продуктивно Вы будете работать, а значит, и то, сколько времени Вы будете тратить на ту или иную задачу.Причем для разных задач будет нужна различная обстановка. Замечали ли Вы, что самые гениальные идеи приходят, когда находишься в душе или на прогулке, т.е. в неформальной обстановке. Выполните небольшое упражнение. В левом столбце запишите определенное занятие (вид деятельности, которым Вы занимаетесь). В правом – запишите то место, где занятие это дается Вам легко и Вам приятно работать. Знание того, где Вы сможете выполнить поставленную задачу быстрее, эффективнее и с большим удовольствием позволит Вам существенно сэкономить свое время.

Занятие Место
   
   
   

 

 

Лекция 4 «Советы психологов-практиков по тайм-менеджменту»:

Те, кто научились эффективно распоряжаться своим временем, сэкономили себе треть жизни. Заманчиво звучит, не правда ли? Особенно, если подумать, в каком постоянном аврале мы с вами живем. Но если Вы всерьез задумываетесь над тем, чтобы взять ответственность за себя и свою жизнь, делать больше за меньшее количество времени и быть более свободным, тогда вам стоит прислушаться к советампсихологов-консультантов по тайм-менеджменту.

1. Три вопроса для Вашей эффективности. Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

1. Какие дела самые важные и ценные?

2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?

3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.

2. Мотивация.Не зря говорят, что человеку достаточно ответить на вопрос ЗАЧЕМ?, а ответ на вопрос КАК? придет сам собой. А теперь представьте, что у Вас освободилось 2 часа в день. На что Вы сможете потратить это время? Возьмите, пожалуйста, лист бумаги и напишите, на что бы Вы потратили 2 свободных часа в день. Пишите те вещи, которые Вам по-настоящему дороги. Может быть, это время с родными и близкими, может, занятие хобби, – что угодно. Главное, чтобы это было действительно ваше. А теперь давайте пойдем дальше. 2 часа в день умножаем на 365дней. Получается 730 часов = 30 дней = целый месяц! Экономя всего лишь 2 часа в день, у Вас появляется целый месяц свободного времени!

3. Ставьте цели.Когда Вы знаете, что Вы хотите, на достижение этого Вам потребуется намного меньше времени.Приведем пример. Вы когда-нибудь выбирали себе обувь или одежду? Да, конечно же выбирали. Теперь следующий вопрос: сколько времени Вы потратили в магазинах, когда не знали, что именно хотите купить? А сколько времени Вы потратили, когда заранее знали модель обуви или одежды, где ее можно купить и когда работает магазин?В жизни происходит так же. Чем более конкретно Вы определите то, что хотите от жизни, тем быстрее к Вам это придет.Поэтому возьмите лист бумаги и напишите свои цели на ближайший месяц, с указанием сроков их выполнения.

4. Осознанность.Что значит быть осознанным? Это замечать все, что происходит как внутри тебя, так и вокруг, и наоборот. По мнению психологов, осознанность сама по себе творит чудеса. Они провели тренинги под названием «Осознанность». Осознанность может помочь и в тайм- менеджменте. Предлагается в течение ближайшей недели быть осознанным в плане того, на что Вы тратите свое время. Будет удобно завести для этого небольшой блокнот, который можно везде носить с собой. В течение этих 7 дней с момента, как Вы проснулись и до того момента, как легли спать, записывайте все то, что делаете, начиная от того что почистили зубы и умылись и заканчивая стоянием в очереди.Это упражнение не займет много времени, но оно сразу поможет взглянуть на то, как Вы в действительности тратите свое время.

5. Делаем перерывы.Вся наша жизнь устроена таким образом, что одни процессы сменяются другими: смена времен года, смена дня и ночи, сон приходит на место бодрствования. Но почему-то многие люди думают, что можно постоянно работать, работать, работать безо всякого отдыха. Но такого, к сожалению, не бывает, иначе мы были бы роботами.Поэтому, чтобы наиболее легко и быстро достигать поставленных целей, нам необходим отдых. Когда вы выполняете то или иное задание, ставьте себе таймер и делайте перерывы на 10-15 минут. Это поможет Вам увеличить свою продуктивность и оставаться бодрым и веселым на протяжении всего рабочего времени. В противном случае можно войти в такое состояние, когда вообще ничего не захочется делать. Еще один неплохой способ помнить об отдыхе - это попросить себе об этом напоминать своего друга, компаньона или близкого человека.Через какое время лучше делать перерывы? Все зависит от вида деятельности и от Ваших собственных ощущений. В одном случае Вам нужен будет отдых каждые 20-30 минут, в другом случаем за 45 минут работы Вы только разогреетесь и будете в самом своем активном состоянии.Чем более качественно мы работаем, тем более качественно мы отдыхаем и наоборот. Давая себе хорошо отдохнуть, Вы всегда будете бодрыми, здоровыми и полными сил.

6. Работайте в определенное время.Ни для кого не секрет, что в течение дня наша работоспособность меняется. Одному человеку намного легче работать с утра, другому, наоборот, легче работать вечером или ночью. Определите то время, когда Вы наиболее эффективны в том, что Вы делаете. Отведите это время на важные дела. Все остальное делайте в другое время.Так, например, для «жаворонков» самое продуктивное время с 6 часов утра до 10 часов утра. Работая в это время, они успевают сделать объем работы, который запланирован на целый день.Итак,отводя время, когда Вы наиболее эффективны, самому важному, Вы сможете выполнять в несколько раз больше и в несколько раз быстрее.

7. И напоследок, в тайм-менеджменте большое внимание уделяется психическому состоянию, в котором находится человек, а потом уже самому планированию. Почему? Чтобы планировать – нужно думать логически. Но согласитесь, что не всегда наша жизнь подчиняется логике. Подумайте, было ли у Вас такое состояние, в котором Вы ничего не хотели делать, даже если запланировали сделать это дело много-много раз и понимали, что это важно и необходимо сделать? У всех были такие моменты, когда единственное, что хотелось - это выкинуть ежедневник с задачами как можно дальше и пойти, скажем, спать. В чем разница между теми моментами, когда Вы находитесь в готовности что-то сделать и когда Вам, наоборот, ничего не хочется. Все зависит от того состояния, в котором Вы находитесь! Поэтому изучите состояния своей максимальной и минимальной работоспособности и сделайте для себя соответствующие выводы. Успехов!

 

 


<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Расчетные нагрузки, действующие на элементы дробилки. Расчет на прочность элементов дробилки. | А. Виды электротравм




Дата добавления: 2019-02-07; просмотров: 4924;


Поиск по сайту:

При помощи поиска вы сможете найти нужную вам информацию.

Поделитесь с друзьями:

Если вам перенёс пользу информационный материал, или помог в учебе – поделитесь этим сайтом с друзьями и знакомыми.
helpiks.org - Хелпикс.Орг - 2014-2024 год. Материал сайта представляется для ознакомительного и учебного использования. | Поддержка
Генерация страницы за: 0.017 сек.