Сроки поставки и количество поставляемых товаров.

Описание товаров. Необходимые товары должны быть четко определены в заказе на поставку, с соответствующими ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию.

Адрес поставки. В случаях, когда адрес поставки отличается от основного адреса компании, названного в бланке заказа, необходимо его указать.

Цена. В бланке заказа должна быть проставлена цена товара во избежание конфликтных ситуаций при расчете за поставленные товары.

Расчетный счет. Чтобы не возникали различные финансовые недоразумения, необходимо указать свои банковские реквизиты.

Зарубежные фирмы (кроме самых мелких) используют, как пра­вило, четыре экземпляра заказа. Для облегчения работы они обычно окрашены в различные цвета. Экземпляр 1 (белый) — отправляется поставщику. Это заказ на поставку Он обязывает поставщика по­ставлять товары согласно оговоренным условиям, а заказчика при­нимать и оплачивать товар. Экземпляр 2 (розовый) — отправляется в финансовый отдел, подтверждает передачу заказа и является осно­ванием для оплаты счета. Экземпляр 3 (голубой) — отправляется в отдел материально-технического снабжения. По нему отдел прове­ряет соответствие количества и качества товаров, означенных в бланке заказа и транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый отдел о совершившейся поставке. Экземпляр 4 (зеле­ный) — оставляется для контроля и используется при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками. После того как отдел материально-технического снабжения подтвердил получе­ние товаров, зеленый экземпляр сдается в архив.

В зависимости от особенностей фирмы количество, цвета и вари­анты использования экземпляров могут варьировать. Важно облег­чить работу и избежать возможных чисто технических ошибок.

4. Закупки и организация собственного производства

При планировании закупок после определения потребности и расчета количества часто возникает необходимость принять решение о том, закупать ли те или иные материалы, комплектующие изделия, детали или производить самому. Для принятия такого решения необходимо сопоставить затраты на закупку и на собственное производство.

В целом затраты на закупку определяются ценой поставщика. Необходимо также учесть затраты на оформление заказа; транспортировку, страхование и упаковку; складирование; обработку (переработку, сортировку и т. п.); оплату персонала, связанного с закупками. Затраты на производство состоят из стоимости сырья, энергии, рабочей силы, хранения и накладных расходов. Сравнив затраты на собственное производство по каждому материалу (детали, изделию) с затратами на закупку, можно принять решение.

Решение в пользу собственного производства может быть принято и без помощи расчетов, например, если есть уверенность в том, что предприятие способно использовать свои основные фонды и персонал более эффективно, организовав производство некоторых деталей, необходимых для изготовления конечной продукции, сократив, кроме того, расходы на сырье, рабочую силу, энергию и складские поме­щения.

5. Получение и кодирование поставляемой продукции

Важное значение в реализации плана закупок имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товара.

Приемка продукции. В первую очередь необходимо удостове­риться, что получен товар: а) нужного качества; б) в нужном количестве; в) от своего поставщика; г) в обусловленное время; д) за оговоренную цену.

В целях экономии времени, усилий и соответственно денег сле­дует позаботиться о том, чтобы складские помещения, места раз­грузки, приемки товара были расположены как можно ближе друг к другу и недалеко от производственных помещений. Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада, для экономии затрат труда на погрузочно-разгрузочных работах со­ставьте график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Предусмотрите при этом, чтобы основное сырье поставлялось в строго определенные дни, а другие виды материалов — по мере необходимости. Такие меры позволят, кроме того, не отрывать рабо­чих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта.

Документальное оформление поставок. Для правильного выпол­нения операций, связанных с поставками товаров, необходимо вни­мательно работать с документами, их отражающими.

Копия заказов должна быть направлена в подразделение-потре­битель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившего товара. При проверке используют и спе­цификации (описание товара). Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке. В этом доку­менте указывается номер заказа и время поставки. Сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены для определенной фирмы.

Документ доставщика применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются:

• название и адрес отправителя;

• описание продукции;

• количество мест;

• масса (вес) продукции;

• особенности транспортировки;

• название доставщика.

Подтверждение получения поставки используют для информиро­вания подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета. В книге регистрации товаров указываются: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товаров.

Некоторые фирмы не используют приведенные виды уведомле­ний о получении товара, а закладывают информацию в компьютер. Однако на случай недобросовестности поставщика необходимо проявить предусмотрительность и сохранить какие-то письменные документы. Не будет лишним в отдельном документе фиксировать брак и другие недостатки поставленного товара, так как это поможет отделу закупок принять необходимые меры.

6. Проверка качества и количества полученной продукции

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъяв­ляемым требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:

• дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;

• остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;

• судебные иски;

• потеря доверия потребителей продукции фирмы из-за поставок недоброкачественных материалов (деталей, изделий).



Применяемые на практике меры по обеспечению качества прини­маемых товаров могут быть классифицированы следующим образом (табл.1).

Таблица 1

Методы приемки партий Методы приемочного контроля
А. Сплошной контроль Б. Выборочные методы: 1) приемочный выборочный контроль партий по качественным признакам; 2) непрерывный выборочный контроль по качественным признакам; 3) приемочный выборочный контроль по качественным признакам с пропуском партий; 4) приемочный выборочный контроль по качественным признакам; 5) ревизионный выборочный контроль А. Апробация установленной поставщи­ком системы методов и операций по обеспечению качества Б. Апробация применяемой поставщи­ком методики контроля качества закупаемых товаров В. Учет и определение улучшения качества показателей продукции данного поставщика Г. Сравнительная оценка качества продукции различных поставщиков

 

Представление о взаимоотношениях, связывающих поставщиков и потребителей продукции с точки зрения ее качества, дает схема, приведенная на рис.8.

 

Фирма А Фирма Б

Отделение А1 Отделение А2 Отделение Б1 Отделение Б2

 

Рис.8. Движение продукции от поставщика к потребителю

Движение воображаемого потока продукции может происходить следующим образом: отдел закупок отделения А1 получает детали от отделов технического контроля готовой продук­ции отделений А2 и Б2. Затем отдел закупок отделения А1 направ­ляет эти детали в производственные цехи А1, где они подвергаются дальнейшей обработке и передаются затем в сборочный цех А1. После сборки продукция поступает в отдел технического контроля для окончательной проверки и далее направляется конеч­ному потребителю.

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Механизм функционирования закупочной логистики | Служба закупок на предприятии


Дата добавления: 2018-03-01; просмотров: 58; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ


Поиск по сайту:

При помощи поиска вы сможете найти нужную вам информацию, введите в поисковое поле ключевые слова и изучайте нужную вам информацию.

Поделитесь с друзьями:

Если вам понравился данный ресурс вы можете рассказать о нем друзьям. Сделать это можно через соц. кнопки выше.
helpiks.org - Хелпикс.Орг - 2014-2018 год. Материал сайта представляется для ознакомительного и учебного использования. | Поддержка
Генерация страницы за: 0.006 сек.