Коммуникативное поведение в организации

Цели темы:

• показать природу и сложность коммуникаций, рассмотреть их
значение в организации;

раскрыть содержание коммуникационного процесса и рассмотреть препятствия, стоящие на пути коммуникаций;

• рассмотреть различные виды коммуникаций и определить методы повышения их эффективности;

Коммуникации занимают важнейшее место в жизни организации оказывают серьезное влияние на поведение индивидов и групп. Эффективный обмен информацией необходим на всех этапах деятельности и во всех подразделениях организации для достижения намеченных целей

Коммуникационный процесс сложен. Он состоит из ряда этапов, которые взаимосвязаны между собой и взаимозависимы. Каждый из этапов необходим для того, чтобы мысли и идеи одного индивида стали понятны другому и восприняты им как руководство к действию.

Коммуникации в администрациях осуществляются различных видах и формах, исследование которых позволяет определить способы повышения их эффективности.

Особого внимания заслуживают межличностные коммуникации, которые зависят от множества факторов. Изучение влияния различных факторов, таких, как, обратная связь, статусные различия, компетентность, доверие и совместимость работников, культурные различия и многие другие, позволит изучить процессы межличностных коммуникации. Среди них важное место занимают невербальные коммуникации. Они дополняют и, обогащают процесс межличностного общения.

Для того чтобы обеспечить четкие и эффективные коммуникации в организации, необходимо знать и предотвращать возможные помехи в процессе их осуществления.

В данном контексте коммуникации — контакт, связь с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий. Передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации — добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. В коммуникациях всегда участвуют по крайней мере два лица — отправитель и получатель.

Рассмотрим процесс коммуникации.

Процесс коммуникации - это обмен информацией между людьми, целью которогоявляется обеспечивание понимания передаваемой и получаемой информации

Отправитель— это любой индивид (сотрудник), имеющий определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации.

Отправитель формулирует смысл того, что и почему он хочет передать другому участнику процесса коммуникации.

Кодирование— перевод информации отправителя в комплекс коммуникационных символов (слов, действий, выражения лица и т.п.). Основной формой кодирования высту­пает язык коммуникации.

Сообщение— информация, которую отправитель передает желаемому получателю, формируется в результате кодирования. Отправитель ставит своей целью выражение сообщения в вербальной или невербальной форме.

Каналы,по которым передается сообщение в организации, различны. Информация может передаваться путем личного общения, телефонных переговоров, групповых встреч, передачи сообщений по факсу, докладных и служебных записок, документов, графиками производства и* отгрузки продукции и т.д.

Получатель— индивид, воспринимающий сообщение отправителя.

Декодирование— процесс превращения сообщения в имеющую смысл форму. Коммуникация успешна, когда получатель получил и понял отправленное сообщение. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация. Не следует отождествлять отправку сообщения и его передачу. Передача осуществляется только в случае, когда получатель реально получил сообщение.

Результаты декодирования зависят от навыков, установок, знаний, ожиданий, социокультурной среды получателя.

Обратная связь— присутствует, когда получатель демонстрирует реакцию на полученное сообщение. Это может быть любЪй сигнал получателя отправителю — кивок, подразумевающий понимание вопроса, быстрый ответ по электронной почте и т.д. Дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение и вызвало ли оно ожи­даемую реакцию.

Когда адресат, получивший сообщение, отвечает отправителю, роли сторон изменяются. Между ними формируется взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. В этом случае устанавливается двусторонний коммуникативный процесс.

Виды коммуникаций в организации

Межличностные коммуникации коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов ' и несловесных средств общения; представляют наибольшую значимость для изучения ОП.

Коммуникации, осуществляемые с помощью технических средств, информационных технологий в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий (УИС) и др.

Вербальные коммуникации — коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования.

Невербальные коммуникации — сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, с помощью жестов, мимики, поз, взгляда, манер и т.д. (Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. С помощью вербальных коммуникаций передается информация, а невербальные коммуникации передают отношениек партнеру по сообщению).

Формальные коммуникации — позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки: определяются существующими регламентами:

• организационными (схема организационной структуры),

• функциональными (положение об отделах и службах, содержащее раздел «Взаимосвязи между подразделениями»).

Формальные коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления.

Неформальные коммуникации социальные

Взаимодействия между людьми, выражение человеческой потребности в общении; дополняют формальные коммуникации.

Неформальную систему коммуникаций часто называют «виноградной лозой»; информация в ней часто распространяется с помощью слухов

Виды слухов и их характеристика¹

По данным некоторых исследователей слухи по меньшей мере на 75% являются точными².

Информация по каналам, передается по вертикали— сверху вниз, снизу «верх, а также в горизонтальной плос­кости.

Нисходящие коммуникации — коммуникации, направленные сверху вниз от руководителя к подчиненным.

Восходящие коммуникации — коммуникации, направленные снизу вверх от подчиненных к руководителю

Горизонтальные коммуникации коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствуют повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации.

Диагональные коммуникации — коммуникации, осу­ществляемые работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Они используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими способами затруднено