ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ТОРГОВЛИ НА ОБЪЕКТАХ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

1 Организация работы Internet-магазина

«Технология процесса продажи организациями почтовой связи маркированной и немаркированной продукции (конвертов, открыток, марок)» и товаров народного потребления через Интернет» - данный документ определяет технологию взаимодействия Клиентов (Покупателей) и структурных подразделений РУП «Белпочта» при продаже маркированной и немаркированной продукции (конвертов, открыток, марок) и товаров народного потребления (товара) через коммуникационные системы общего пользования (Интернет). Эта технология должна определять и обеспечивать функциональное обеспечение Интернет-магазина.

Цели разработки и внедрения системы Интернет-магазин

Электронная торговля на предприятиях почтовой связи осуществляется с помощью системы «Интернет-магазин».

Покупка-продажа любого товара состоит из трех этапов – формирование заказа, его оплата и передача товара от Продавца (доставка) Покупателю. Традиционно этот процесс происходит при непосредственном взаимодействии Продавца и Покупателя.

При использовании Интернет можно:

1) Исключить личное участие Продавца в процессе формирования заказа.

2) Исключить (при наличии развитых платежных систем) личное участие Продавца в процессе оплаты товара.

3) Для небольшой категории специфических товаров исключить личное участие Продавца в процессе доставки товара.

Преимущества внедрения технологии продажи товаров через Интернет для покупателей:

• получение возможности доступа к актуальной информации (каталогам товаров) в любое время и в любом месте;

• получение возможности оформлять заказ на покупку товара в любое удобное для них время на дому или рабочем месте;

• получение возможности получать товар в удобное для них время и в удобном, определенном месте.

Преимущества внедрения технологии продажи товаров через Интернет для предприятий связи:

• сокращение затрат на подготовку и опубликование каталогов продаваемых товаров;

• сокращение нагрузки на сотрудников, занимающихся реализацией товаров;

• сокращение затрат на доставку товаров в места реализации;

• сокращение затрат на организацию мест хранения и хранение товара;

• расширение спектра услуг на реализацию товара.

Особенности работы в сети Интернет, влияющие на выбор технологии работы подразделений РУП «Белпочта»:

1) Интернет – глобальная сеть. Это означает, что воспользоваться услугами Интернет-магазина по оформлению заказа может любой пользователь как в Республике Беларусь, так и за ее пределами. Потенциальная аудитория Интернет-магазина ограничивается только возможностями и организацией системы доставки.

2) Интернет доступен пользователю 24 часа в сутки и работает в режиме 24х7. Это означает, что автоматизированные системы РО «Белпочта» и структурные подразделения, с которыми Интернет-магазин будет взаимодействовать, либо должны работать с том же режиме, либо адаптироваться к этому режиму. В первую очередь это касается контроля остатков товаров и сроков доставки товара Покупателю. Режим функционирования Интернет-магазина с учетом работы складов и Администраторов товаров должен составлять пять дней в неделю (понедельник-пятница) по восемь часов рабочего времени с 9.00 до 17.00.

Технология работы Интернет-магазина

Торговля через Интернет представляет собой разновидность торговли по каталогам. Информация о товарах (электронный каталог) размещается на электронной витрине (сайте Продавца) и тем самым становится доступной любому пользователю Интернета. Поэтому круг потенциальных клиентов Интернет-магазина ограничивается только наличием доступа физического/юридического лица в Интернет и возможностями системы доставки товаров Продавцом.

Функционирующие в настоящее время в Республике Беларусь Интернет-магазины не имеют развитой системы доставки и используют для этих целей курьеров. Это оюъективно ограничивает их обороты, номенклатуру продаваемых товаров и круг клиентов (как правило, Интернет-магазины обслуживают население Минска).

Наличие у РУП «Белпочта» системы доставки республиканского уровня делает ее потенциальным лидером в продаже товаров по каталогам через Интернет. При наличии такой сети доставки РУП «Белпочта» может не только увеличить объемы продаж с собственных складов и уменьшить издержки на хранение товаров, но и сдавать в аренду «торговое место» в Интернет-магазине сторонним предприятиям и организациям, а также предоставлять им платные услуги по доставке.

Информация о товарах, выставляемых на продажу в Интернет-магазине, формируется службой маркетинга РУП «Белпочта», издатцентра «Марка» или арендатора на основании состояния соответствующих товарных складов. За формирование каталога отвечает Администратор товаров. Администраторов может быть несколько – в зависимости от организационной структуры и физического расположения складов. В нашем случае прдусматривается определение Администратора товара на складе маркетинга и Администратора товара на складе издатцентра «Марка». Т.е. каждый склад закрепляется за конкретным Администратором товаров.

Администраторы товаров отвечают за состояние каталога товаров по тем складам, которые за ними закреплены. Они добавляют товары в каталог, проводят предпродажную подготовку (создают расширенные описания товаров и их графическое представление), выставляют товары на продажу, снимают товары с продажи, контролируют соответствие остатков товаров, выставленных на продажу в Интернет-магазине и реального склада, устанавливают режим продажи товара, обрабатывают поступившие заказы.

Товары могут продаваться в двух режимах:

• прямая продажа (когда при создании заказа контролируются реальные остатки товара);

• сбор заявок (предполагается, что любое количество заказанного товара может быть получено у Поставщика в определенные, согласованные сроки).

В зависимости от режима продажи определяются максимально допустимые сроки доставки, о чем должно быть указано в форме заказа.

В режиме прямой продажи (т.е. при наличии товара на складе) заказ классифицируется, как «срочный», в этом случае извещение о поступлении заказа дополнительно немедленно направляется по электронной почте соответствующему Администратору товаров.

На основании единого каталога товаров Покупатель создает заказ. Если в заказ входят позиции, относящиеся к складам различных Администраторов товаров, этот заказ автоматически разделяется на подзаказы, каждый из которых оформляется отдельно на каждом месте Администратора товара.

Оформленные заказы сохраняются в базе данных Интернет-магазина для дальнейшей обработки.

Администратор товаров по утвержденному графику обработки заказов (либо по поступлению извещения о срочном заказе) входит в систему Интернет-магазин и загружает на свой компьютер информацию о поступивших заказах. После этого система помечает заказы на принятые к обработке.

Администратор товаров распечатывает информацию о заказах и связывается с Покупателем, используя его регистрационные данные, содержащиеся в заказе. После получения от Покупателя подтверждения заказа, Администратор товаров оформляет необходимые документы, а также на основании первичных документов контролирует отгрузку, оплату и доставку товара, вводя соответствующие данные в систему.

Администратор товара контролирует состояние заказа и отображение информации об этом состоянии в систему Интернет-магазина. Системой предусмотрена выгрузка данных по требованию в различные системы (бухгалтерские, складские).

Подготовка к работе и организация Интернет магазина. За работоспособность Интернет-магазина отвечает Администратор Интернет магазина. Кроме поддержки работы ПО в его функции входит:

• регистрация Администраторов товаров;

• регистрация складов товаров (соответственно «категорий» продаваемых товаров);

• закрепление складов за Админмстраторами товаров;

• контроль за исполнением Администраторами товаров регламента работ;

• формирование сводной отчетности.

Решение о выставлении товаров с определенных складов на продажу через Интернет-магазин принимается руководством РУП «Белпочта». В нем определяются склады и подразделения, отвечающие за продажи. Руководитель подразделения принимает решение о назначении Администраторов товаров и закрепление их за конкретными складами.

На основании этих решений Администратор Интернет-магазина регистрирует в системе склады, Администраторов товаров и закрепляет склады за Администраторами товаров. Любые дальнейшие изменения совершаются только по распоряжению руководителя соответствующего подразделения.

Каталог товаров. Каталог товаров формируется Администраторами товаров в разрезе складов, закрепленных за ними. При этом Администратор может импортировать в систему информацию, подготовленную для интернет-магазина системой складского учета, либо ввести товар вручную.

Информация о товаре включает:

• категория товара;

• наименование товара;

• рубрика товара;

• код складского учета;

• единица измерения;

• розничная цена;

• остаток;

• развернутое описание;

• графическое представление;

• возможные способы доставки (стоимость доставки);

• возможные способы оплаты;

• время сбора заказа (комплектации непосредственным производителем).

Система Интернет-магазин контролирует полученную информацию о товаре. В частности, она не позволяет выставить на продажу товар, по которому отсутствует развернутое текстовое описание и/или графическое представление.

Если товара выставлен на продажу в режиме сбора заказов, остаток не контролируется.

Товар, удовлетворяющий критериям, выставляется системой на продажу автоматически. Товар, выставленный в режиме прямой продажи, автоматически снимается, когда его остаток становится меньше минимального значения, установленного Администратором товара. Администратор товаров может в любой момент снять товар с продажи вручную и/или вернуть его в продажу.

Поскольку склады обслуживают не только Интернет-магазин, а и подсистемы складского учета, то в системе Интернет-магазина не может быть использована система контроля остатков на складах в реальном режиме времени. Администратор товаров по регламенту осуществляет обновление информации об остатках товаров в электронном каталоге путем импорта данных, полученных из подсистем складского учета. Кроме того, остатки на складе могут устанавливаться Администратором товаров вручную.

2 Оформление и прием заказов к исполнению

Оформление заказов. После того, как товары выбраны, Покупателю выдается для заполнения регистрационная форма, куда вводятся реквизиты Покупателя на формирование заказа по выбранным позициям, или выбирает свои реквизиты из базы регистрации (для юридических лиц по УНН). Параметры формы зависят от того, является Покупатель физическим или юридическим лицом, и содержат информацию, необходимую для автоматического формирования платежных документов. Кроме того, Покупатель предоставляет контактную информацию, указывает тип заказа (срочный или обычный) и форму и место доставки (отделение связи или по адресу). Все реквизиты Покупателя сохраняются в базе данных Интернет-магазина.

На основании параметров заказа и регистрационной формы система рассчитывает стоимость доставки. Если в заказе содержатся товарные позиции, принадлежащие разным складам, заказ разбивается на несколько отдельных заказов, каждый из которых обслуживается отдельным Администратором товаров.

Каждому заказу присваивается уникальный номер. Система формирует для покупателя документ, отражающий параметры заказа и предлагает загрузить его на компьютер Покупателя. Данный документ не является юридическим документом и предназначен исключительно для удобства Покупателя при получении товара.

Сформированный заказ сохраняется в базе данных. Если заказ срочный, система отправляет в адрес соответствующего Администратора товаров электронное письмо с уведомлением о поступлении срочного заказа.

Сформированные заказы сохраняются в системе и могут контролироваться Покупателем по изменению статуса заказа («передан в обработку», «принят к исполнению», «передан в доставку», «оплачен», «аннулирован», «доставлен»).

Прием заказов к исполнению. По установленному регламенту Администратор товаров входит в систему Интернет-магазин и инициирует процедуру обработки новых заказов

Система просматривает список новых заказов и по каждому из них формирует:

• для Покупателей – физических лиц – заказ-договор;

• для Покупателей – юридических лиц – счет-фактура/ протокол согласования договорной цены.

Сформированная информация загружается на компьютер Администратора товаров. Все обработанные заказы получают статус «Принят в обработку». Администратор товаров распечатывает полученные документы для дальнейшей обработки. При необходимости администратор товаров может повторно получить необходимый набор документов по конкретному заказу.

Исполнение заказов юридических лиц. При поступлении заказа от юридического лица Администратор товаров:

1) Связывается с Покупателем по контактному телефону для подтверждения заказа. Если Покупатель не подтверждает заказ, заказ аннулируется, о чем делается отметка в Интернет-магазине по данному номеру заказа.

2) Если заказ подтвержден, то Администратор товаров оформляет счет-фактуру/протокол согласования договорной цены (печать и подпись) и передает копию Покупателю по факсимильной связи для оплаты.

3) Покупатель оплачивает заказ и по факсу пересылает Администратору товаров копию платежного поручения.

4) На основании копии платежного поручения и информации системы Клиент-Банк, передаваемой бухгалтерией за предыдущий день в систему Интернет-магазина, Администратор товаров устанавливает факт оплаты и отмечает заказ в системе Интернет-магазина, как оплаченный.

5) Если факт оплаты установлен, Администратор товаров комплектует заказ, прилагает к нему оригинал счет-фактуры и накладную в трех экземплярах.

6) Укомплектованный заказ передается в Службу доставки (перевозки).

7) Служба доставки доставляет укомплектованный заказ в зависимости от определенного Покупателем способа доставки (в отделение связи либо нарочным).

8) Сотрудник ОПС (при получении в ОПС) информирует покупателя о поступлении его заказа с предложением его получить в соответствующем операционном окне.

9) Нарочная доставка заказа Покупателю осуществляется почтальоном (курьером) в согласованное время по указанному адресу с полученными сопроводительными документами (пункт 5).

10) После передачи заказа Покупателю сотрудник ОПС через Систему доставки (почтой или лично) возвращает оформленный Покупателем второй экземпляр накладной Администратору товаров.

11) Отмечает заказ в системе Интернет-магазина, как исполненный.

12) Должен предоставлять в бухгалтерию отчет о реализованных товарах в разрезе складов по форме и в сроки, действующие в настоящее время.

Исполнение заказов физических лиц. При поступлении заказа от физического лица Администратор товаров:

1) Связывается с Покупателем по контактному телефону для подтверждения заказа. Если Покупатель не подтверждает заказ, заказ аннулируется, о чем делается отметка в системе Интернет-магазина по данному номеру заказа.

2) Если заказ подтвержден, то Администратор дооформляет заказ-договор (печать и подпись).

3) Администратор комплектует заказ и прилагает к нему заказ-договор.

4) Укомплектованный заказ передается в Службу доставки (перевозки).

5) Служба доставки доставляет укомплектованный заказ в указанное ОПС, если оно было зафиксировано в заказе.

6) Сотрудник ОПС (в зависимости от типа доставки) либо информирует покупателя о поступлении его заказа в ОПС, либо доставляет заказ по указанному адресу.

7) При получении заказа Покупатель подписывает заказ-договор и оплачивает его.

• Если оплата осуществляется в ОПС, то информация о принятом платеже

фиксируется по определенному коду на ПКТ и затем в СДО.

• Если оплата осуществляется почтальону на дому Покупателя, то эта сумма

фиксируется в бланке строгой отчетности – квитанции ф.№1, с выдачей

оригинала этого документа Покупателю. Копию квитанции почтальон должен в

этот же день сдать начальнику ОПС.

8) После передачи заказа Покупателю (сотрудник) почтальон ОПС передает на хранение подписанный заказ-договор начальнику ОПС.

9) Информация из СДО о получении и оплате заказа Покупателем товара должна поступить в систему Интернет-магазина для отметки об исполнении этого заказа.

10) Администратор товаров по регламенту должен осуществлять контроль исполнения заказа в системе Интернет-магазина.

Отчеты. Система должна предоставлять Администратору информацию:

• о состоянии заказов (в разрезе складов и Интернет-магазина в целом) за любой интервал времени;

• о реализованных товарах (в разрезе складов и Интернет-магазина в целом) за любой интервал времени;

• вести учет покупателей и их предпочтения.

Отказ от товара юридическими лицами.

В случае отказа от товара, доставленного в ОПС, либо по месту доставки, сотрудник ОПС совместно с данным юридическим лицом оформляет и подписывает заявление-отказ в получении товара с указанием причины отказа. Полученный товар возвращается и принимается только в ОПС. Полученный назад товар возвращается Службой доставки на склады предприятия для дальнейшей реализации:

• в системе Интернет-магазина;

• через розничную сеть ОПС;

• на склад завода-изготовителя, фирмы-поставщика товара (согласно заключенного договора).

Сотрудник ОПС передает соответственно либо на склад реализации или на розничный склад производства «Минская почта» Администратору товара оформленный заявление-отказ. Соответствующий Администратор товара аннулирует данный заказ и определяет его дальнейшую реализацию. В бухгалтерию предприятия Администратор товара передает информацию об отказе в получении товара по заказу №_____ от_________200__г_________________(юридическое лицо); подписанное заявление-отказ, что служит основанием для возврата денег без учета стоимости доставки.

Отказ от товара физическими лицами. В случает отказа от товара, доставленного в ОПС в, либо по месту доставки, сотрудник ОПС (почтальон) совместно с данным физическим лицом подписывает заявление-отказ в получении товара с указанием причины отказа. В ОПС согласно оформленному заявлению-отказу Покупателю выплачивается через ПКТ стоимость товара, без учета стоимости доставки. Полученный товар возвращается и принимается только в ОПС по месту жительства. Товар из ОПС возвращается Службой доставки на склады предприятия для дальнейшей реализации:

• в системе Интернет-магазина;

• через розничную сеть ОПС;

• на склад завода-изготовителя, фирмы-поставщика товара (согласно заключенного договора).

Сотрудник ОПС (почтальон) передает соответственно либо на склад реализации или на розничный склад производства «Минская почта» Администратору товара оформленный заявление-отказ. Соответствующий Администратор товара аннулирует данный заказ и определяет его дальнейшую реализацию.