Особенности подготовки и проведения приемов

Классификация деловых приемов

Деловые приемы, как и официальные переговоры и беседы, в жизни бизнесменов играют большую роль, поскольку на приемах продолжаются те же дискуссии, что и за столом переговоров, только в более непринужденной и раскованной обстановке. Следовательно, организации приемов, манере поведения и формам общения на них следует уделять пристальное внимание и не забывать о правилах этикета и делового протокола. Приемы подразделяются на дневные и вечерние, а также приемы с рассаживанием за столом и без него.

Дневными приемами считаются бокал вина с сыром или завтрак. Все остальные относятся к вечерним. Согласно международной практике наиболее почетными видами приемов являются завтрак и обед. Такие приемы, как бранч (поздний завтрак, переходят в ленч), ужин после театра, пикник, фондю, барбекю, пивной стол и т.п., по методам их организации являются комбинацией основных видов приемов.

Приемы бывают официальные и неофициальные в зависимости от событий и состава участников, по поводу или в честь которых организуются торжества. На официальных приемах присутствуют лица, приглашенные исключительно в силу их положения. Официальные приемы утраиваются по поводу прибытия главы иностранного государства или правительства, дипломатических и других официальных представителей, национальных и государственных праздников, юбилейных дат, конференций, симпозиумов и так далее. Неофициальные приемы - это товарищеские встречи.

Любой прием требует предварительной подготовки, которая начинается с выбора вида приема. В деловой и дипломатической практике общения существуют различные виды приемов:

1. завтрак;

2. чай;

3. фуршет;

4. коктейль (и его разновидности);

5. «coupe de champagne» (бокал шампанского);

6. «vin d'honneur» (бокал вина);

7. обед;

8. обед-буфет (шведский стол);

9. ужин;

10. журфикс (прием гостей в определенный день недели);

- барбекю (прием на открытом воздухе) [2, С.144-150].

Особенности подготовки и проведения приемов

Деловой завтрак - этот вид приема удобен для людей, которые работают обеденные часы или для тех, у кого план обедов расписан на недели вперед. Если встречаются мужчина и женщина, то им лучше выбрать время обеда, оно будет менее компрометирующим, поскольку вызовет меньше подозрений насчет того, где эта парапровела предыдущую ночь.

Наиболее подходящее время для делового завтрака - от 12 до 13 часов, его продолжительность 1-1,5 часа, из которых 45-60 минут гости проводят за столом. Меню завтрака, как правило, состоит из одной-двух холодных закусок, одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блюда и десерта. Первые блюда на завтрак не подают. Перед завтраком участникам предлагается коктейль (сухое вино, соки), но время завтрака - минеральная вода и иногда соки, а по окончании - кофе или чай, но эти напитки подают уже в гостиной, куда приглашают гостей.

Бранч - представляет собой поздний завтрак, переходящий в раннийленч, который по времени проводится ближе к ленчу. Бранч носит неофициальный, даже будничный характер, и для него не нужно искать особого повода - его проводят тогда, когда просто хочется встретиться с друзьями или соседями. Угощения ставятся на столе, как на приеме а-ля фуршет, они обычно более скромные, чем на обеде или ленче, - красивые бутерброды, вафли, кусочки курицы в сметане. Готовят и фирменное блюдо. На отдельном столе соки и кофе.

На чайприглашают между 16 и 18 часами. Этот вид приема распространен в дипломатической среде. На чай гостей приглашают по самым разным поводам, ине только семейным. Чай, как и другие виды приемов, может быть официальным, например по поводу визита важного гостя. Этот прием проводят обычно во второй половине дня, и длится он около 2 часов. При этом необходимо придерживаться тех же правил, что и на любом официальном приеме. Но все же обстановка во время чайного приема обычно неофициальная. Вступать в разговор можно даже с теми людьми, которым вы не были представлены. В зависимости от количества гостей накрывается один или несколько столиков, подаются кондитерские и булочные изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и воды. Закуски (бутерброды с икрой, рыбой, сыром, колбасой) подаются редко и в небольшом количестве. Подходить к чайному столу и наполнять свою чашку можно столько раз, сколько вам хочется, однако чрезмерно наполнять тарелку бутербродами и сладостями не стоит. Если на чай приглашено много гостей, можно уйти, не дожидаясь конца приема, просто попрощавшись с хозяевами и почетным гостем.

«Бокал шампанского» - устраивают или по случаю национального праздника, или в честь делегации, или по случаю отъезда посла итак далее. На приеме подают шампанское, поджаренные орешки, шоколад, иногда мелкие пирожные.

«Бокал вина» - гостям, кроме вина, подают различные канапе, тарталетки, фрукты.

Деловойобед - вид приема, который дает отличную возможность ближе познакомиться с клиентами, лучше узнать сослуживцев, подчиненных, руководителей. Деловой обед с партнером, прошедший в неофициальной обстановке, непременно благоприятно скажется на вашей карьере. Он будет более эффективен, чем короткие контакты в офисе или телефонные разговоры.

За деловым обедом опасайтесь:

показать свое неумение вести себя за столом;

наговорить лишнего о своей личной жизни, это может повредить вашему профессиональному престижу;

выпить много спиртного.

У делового обеда есть свои преимущества перед другими видами приемов. Зная заранее, что у вас в этот день деловой обед, вы обычно стараетесь быть в хорошей форме, а потому к обеду обретаете необычайную уверенность в своих силах. Достоинством этого вида деловых встреч является и то, что на обед можно пригласить тех людей, с которыми в другое время по каким-либо причинам трудно встретиться.

Приглашая на деловой обед, следует иметь в виду, что нельзя предлагать всем подряд партнерам пообедать вместе, если у вас на этот счет нет твердого намерения. Для делового человека совместный обед - серьезное событие. Приглашать на обед следует только в том случае, если вы этого действительно хотите. Сделав такое предложение, тотчас назначьте конкретное время.

Обед начинается с 20-21 часа, он считается более почетным видом приема. Меню состоит из одной-двух холодных закусок, супа, одного горячего рыбного и одного горячего мясного блюда и десерта. Перед обедом подают коктейль, после - чай или кофе. К супу можно предложить херес, но это необязательно.

Обед-буфет или шведский стол. Особенность этого приема заключается в том, что участники обеда не сидят за общим столом. Они подходят к столу с закусками, берут левой рукой салфетку, на нее ставят тарелку и накладывают на нее кушанья. Правой рукой берут бокал, наполняют его вином или соком и оборачивают в бумажную салфетку, чтобы при запотевании его от холодного напитка влага не попадала на руки. После этого отходят от стола и располагаются на стульях, креслах или возле небольших столиков (обычно на 4-6 человек). Иногда перед тем, как подойти к большому столу, гостей приглашают за небольшие столы, которые заранее сервируются супом.

Деловой ужин носит более торжественный характер, чем завтрак и обед. На ужин приглашают, как правило, в письменной форме, и одежда должна быть нарядной. Если на обед можно пойти в костюме, в котором вы пришли в этот день на службу, то на ужин придется переодеться во что-нибудь более подходящее случаю.

Ужин устраивают после 21 часа. Его меню сходно с меню обеда. Деловой ужин, как и деловой обед обычно состоит из двух частей: первая - встреча, приветствие гостей, частные и общие беседы, ознакомление приглашенных с их местами за банкетным столом, аперитив; вторая - банкет (чаще за столом с полным обслуживанием).

Если деловые обеды обычно проводятся в рабочие дни, то на ужин лучше приглашать в субботу. Собираться на ужин с супругами или поодиночке - этот вопрос решается по договоренности.

Журфиксв переводе с французского означает «точное время». Эти приемы устраиваются в определенный день недели с осени до лета. Приглашения на такие приемы («среды», «четверги», «пятницы») рассылаются один раз в начале сезона и действуют до конца сезона, если не будет специального уведомления о перерыве. Иногда такие приемы носят форму музыкальных или литературных вечеров. Часто по типу журфикса организуют обслуживание в перерывах на симпозиумах, конференциях: гостям подают закуски, соки, воду и горячие напитки.

Барбекю - вариант неофициального приема, который проводится на открытом воздухе, обычно в воскресенье. На него приглашают близких друзей или родственников, что вполне допустимо сделать по телефону. Для проведения такого приема нужно иметь две вещи: достаточно места и специальные приспособления для приготовления блюд. Блюда барбекю готовятся на особой жаровне. Если такой прием проводится вечером, нужно, чтобы ваш сад или патио,где проводится прием, были ярко освещены фонарями или развешанными гирляндами. Если к вечеру станет прохладно, можно пригласить гостей пройти на веранду или в дом. Журфиксы и барбекю, как правило, устраивают в 12-13 часов.

В наши дни коктейли стали очень распространенной формой приемов, поскольку они достаточно демократичны, для их подготовки требуется меньше времени и они позволяют принять большое количество гостей в сравнительно небольшом помещении. Коктейли могут быть деловыми, которые проводят в перерывах между заседаниями на конгрессах и симпозиумах и которые длятся 40-50 минут, и банкеты-коктейли продолжительностью до 2 часов, их часто проводят на свежем воздухе.

На коктейль (не деловой) можно приглашать по телефону, если гостей немного, или разослать приглашения, если предполагается принять большое общество.

На коктейле можно предложить гостям любые закуски, главное условие, чтобы их можно было есть без использования столовых приборов (только при помощи шпажек). Можно на стол, где размещены закуски, поставить также стопку небольших тарелок, чтобы гости могли положить на них выбранные закуски, хотя, конечно, не слишком удобно держать в одной руке бокал, в другой - тарелку, при этом пытаться с кем-то общаться, обмениваться рукопожатием. Поскольку закуски часто бывают жирными, обязательно нужно положить бумажные или тканевые салфетки, которые могут на время исполнить роль тарелок и не дать гостям случайно испачкаться. Кстати, если вы не хотите, чтобы от тарелок и стаканов на ваших столах остались некрасивые круги, разложите побольше декоративных круглых бумажных или соломенных подставок.

Меню коктейля может быть самым разнообразным, например оливки, бутерброды-канапе с икрой, семгой, осетриной, ветчиной, тарталетки с паштетом, салатом, на горячее - франкфуртские сосиски, которые можно обжарить тут же, на пламени спиртовой горелки, люля-кебаб, кусочки рыбы в тесте, куриные крылышки и многое другое. На десерт обычно предлагают мороженое, желе, свежие фрукты, пирожное, орешки.

Само название приема - коктейль - предполагает достаточно широкий выбор напитков. Конечно, не все приглашенные будут пить спиртное, поэтому обязательно нужно в избытке запасти безалкогольные напитки - соки, минеральную и газированную воду, приготовить морс или квас. Продумать, какие коктейли вы будете подавать, также лучше заранее. Если на коктейль приглашено более20 человек, хозяину потребуется помощник. Если вы решите обойтись без помощника, тогда хозяин будет выступатьв роли бармена, а хозяйка - официантки. Ей придется несколько разпройти с подносом, на котором лежат закуски, затем поднос ставят на видное место, и гости обслуживают себя сами. На десерт подают креманки со сладкими блюдами и фрукты, которые должны быть очищены (яблоки разрезаны на дольки и очищены от кожуры, апельсины очищены и разделены на дольки), к фруктам также подают шпажки.Завершает банкет-коктейль кофе.

Ленч (англ. lunch, второй завтрак) стал в последнее время очень популярен подчас заменяет легкий обед, поскольку время ленча (13 часов) совпадает со временемобеденного перерыва во многих учреждениях. Раньше в Англии светские ленчи (в отличие от деловых) устраивали женщины, как правило, для женщин. На ленчи в выходные дни, естественно, приглашали и мужчин.

На ленч обычно приглашают по телефону, но если это бизнес-ленч, на который предполагается пригласить серьезного партнера или известное лицо, тогда лучше послать приглашение.

Перед ленчем иногда подают коктейли, обычно это «Кровавая Мэри» или бокал вина, конечно, разумно предложить и минеральную воду.

Еслиленч официальный, то обслуживание проходит так же, как и на официальном обеде, т.е. тарелки наполняются на кухне, а на стол ставят только блюдас фруктами, сладостями и орехами. Если же ленч более скромный и вы предполагаете обслуживать гостей самостоятельно, тогда лучше устроить ленч в стиле фуршет. Меню ленча обычно скромное и никогда не включает в себя более четырех смен блюд, как правило, ограничиваются двумя или тремя блюдами. Часто это фруктовые салаты, морепродукты, одно горячее блюдо, например жареный цыпленок с салатом. Характерной чертой любого ленча является горячая выпечка - рогалики, обсыпные булочки, слоеные пирожки и пр. Масло для них ставят заранее, причем предпочтительнее, чтобы оно было в форме шариков или завитков, а не простых кубиков. Блюдца для хлеба с маслом, перечницы и солонки убирают со стола перед подачей десерта.

Типичными напитками для ленча являются чай или кофе со льдом. Всегда уместно поставить либо кувшин с водой, либо стаканы с водой перед каждым прибором.

Фуршет - это обед, на котором каждый из приглашенных обслуживает себя сам, имеет несколько неоспоримых преимуществ. Прежде всего, на такой прием можно пригласить гораздо больше гостей, чем на прием с рассаживанием однако нужно следить, чтобы все же хватало мест, где люди могут присесть, и не создавалась толпа у столов с закуской. То, что за гостями никто не ухаживает, нельзя расценивать как недостаток, они чувствуют себя более свободно, и хозяйка, дажеесли ей никто не помогает, может провести с гостями больше времени, чем при традиционном обеде за столом. Кроме того, свободная обстановка, царящая на таком приеме, позволяет выбирать самим те блюда, которые вам по душе, и тех собеседников, которые вам приятны, чего никак нельзя сделать во время официального обеда. Немаловажно, что Фуршеты обычно не столь продолжительны во времени, как приемы с рассадкой, и длятся около 2 часов, гости с такого банкета могут уйти в любое время, не дожидаясь его окончания.

Меню для фуршета состоит в основном из закусок, ассортимент которых гораздо шире, чем в меню других банкетов. Иногда в это меню включают и горячие блюда, например индейку или седло барашка, которые подают как горячую закуску, нарезая предварительно мясо небольшими ломтиками и снова складывая их, придавая изначальную форму. Распространенным блюдом является фондю. Блюда для стола лучше подбирать с таким расчетом, чтобы они были хороши с одинаковыми гарнирами, овощами и приправами, иначе их приготовление займет слишком много времени, да и расставить все на столе будет трудно. Существует несколько правил, которых лучше придерживаться при сервировке фуршетного стола: сначала ставят закуски, которые хорошо сохраняются (копченая колбаса, семга, грибы), затем те, которые могут быстро потерять привлекательный вид и свежесть (паштеты, сливочное масло, заливное кз языка и рыбы). Высокие блюда ставят ближе к центру стола, средние - в середине и низкие ближек краям стола, оставив свободным край стола по всему периметру шириной около 20 см, на который гости могли бы поставить свою тарелку с закуской. Закуски лучше расставлять, чередуя по виду продуктов (рыбные, мясные, овощные и пр.). Соусники ставят рядом с блюдами, для которых они предназначены, к каждому блюду надо не забыть положить прибор, которым блюдо накладывают в тарелку, - лопатку, большую вилку, ложку. Хлеб ставят в хлебницах или выкладываютна закусочные тарелки. Напитки - красное и белое вино, пунш, крюшон или другой холодный напиток, сок в кувшинах, минеральную воду, пиво в бутылках или банках, а также стаканы и бокалы принято ставить на отдельный столик, стоящий рядом с основным столом. Если основной стол поставлен так, что к нему можно подойти с двух сторон, то хрустальные (стеклянные) фужеры ирюмки можно расставить несколькими способами: в два ряда, группами, елочкой, змейкой.

Когда хозяйка приглашает к столу, гости подходят и накладывают блюда в свои тарелки самостоятельно. Хозяйка никогда не кладет себе на тарелку еду первая. Мужчины вполне могут предложить свои услуги дамам и положить выбранное ими блюдо.

В подготовку любого приема входит:

1. составление списка приглашенных лиц;

2. рассылка приглашений (заблаговременно);

3. составление плана расположения гостей за столом;

4. составление меню;

5. сервировка столов и обслуживание гостей;

6. подготовка тостов и речей (на приемах за столом);

7. составление схемы или порядка проведения приема [2].