Журнал учета входящей корреспонденции является документом первичного статистического учета и относится к документам списочной системы учета.

Все дела, поступившие в суд, регистрируются в базе данных программного изделия "Судебное делопроизводство" в соответствии с документами первичного статистического учета на учетно-статистических карточках, например:

- для уголовных дел - форма № 5 р,

- для гражданских дел - форма № 6 р,

- для дел об административных правонарушениях - форма № 7 р.

По уголовному делу на несколько привлеченных лиц карточка формы № 5 р заводится в соответствующем количестве экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо. При этом карточки по одному делу скрепляются. В карточке с порядковым номером 1 заполняются сведения всех разделов, в остальных - только раздел Б "Сведения о привлеченном лице". По результатам рассмотрения уголовного дела на каждое привлеченное лицо формируется статистическая карточка на подсудимого в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики.

Статкарточка на подсудимого заполняется по результатам рассмотрения дела судом первой инстанции с последующей корректировкой значений показателей в случае изменения судебных постановлений в апелляционном и кассационном порядках. Статкарточка заполняется судьей только на осужденных, оправданных, лиц, в отношении которых уголовные дела прекращены, а также лиц, к которым применены принудительные меры медицинского характера.

При привлечении к уголовной ответственности нескольких лиц на каждого подсудимого заполняется отдельная статкарточка. При этом в показателе "Число привлеченных по делу" проставляется соответствующее значение по их числу в деле. Статкарточка должна иметь уникальный порядковый номер, обеспечивающий ее идентификацию как в базе данных по судимости в субъекте Российской Федерации, так и в базе данных по судимости по Российской Федерации в целом.

При формировании порядкового номера статкарточки используется составной код, состоящий из кода суда и порядкового номера статкарточки в текущем году. При этом код суда, включающий код региона, буквенный код уровня суда и порядковый номер суда в субъекте Российской Федерации, формируется из справочника подсистемы "Организационное обеспечение" Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие".

Составной код статистической карточки заполняется следующим образом: например, сто первая статкарточка Волжского городского суда Волгоградской области будет иметь код "34RS11 101". Первые два символа кода и код региона в реквизите "Регион" справочного раздела статкарточки не совпадают только у военных судов.

┌─┐┌─┐ ┌─┐┌─┐ ┌─┐┌─┐ ┌─┐┌─┐┌─┐┌─┐

│ ││ │ │ ││ │ │ ││ │ │ ││ ││ ││ │

└─┘└─┘ └─┘└─┘ └─┘└─┘ └─┘└─┘└─┘└─┘

Код региона Уровень Номер суда Порядковый номер

(субъекта суда (последние статкарточки

Российской символы в суде

Федерации) в коде) в текущем году

По гражданскому делу заводится только один экземпляр карточки формы № 6 р, алфавитный указатель по делам искового производства ведется на каждого ответчика; по делам, вытекающим из публичных отношений, - на подателя жалобы; по делам, вытекающим из налоговых отношений, - на налогоплательщика; по делам особого производства - на заявителя.

Дела об административных правонарушениях, поступившие в суд одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в отделе делопроизводства суда (форма № 7р). По делу об административном правонарушении заводится учетно-статистическая карточка формы № 7р на каждое привлеченное лицо.