Понятие и виды информации

Информационное обеспечение менеджмента включает сбор, переработку, хранение и передачу пользователю управленческой информации.

Информация (от латинского informatio – разъяснение, изложение): первоначально – сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом; с середины 20 века – общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

Информация состоит из объективных фактов и предположений, которые влияют на восприятие лицом, принимающим решение, сущности и степени неопределенностей, связанных с рассматриваемой проблемой или возможностью. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности – факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи – может считаться информацией.

Виды информации:

· по характеру:

§ технологическая,

§ учетная,

§ научно-техническая,

§ плановая,

§ контрольная;

· по форме представления:

§ цифровая,

§ текстовая,

§ графическая;

· по отношению к организации:

§ внешняя (директивные указания вышестоящих органов, материалы центральных и местных органов управления, документы, поступающие от других организаций),

§ внутренняя (отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства).

К управленческой информации предъявляются следующие требования:

· достоверность и точность – гарантия объективности и правдивости представляемых данных, обеспечивается правильным отбором первичных данных, оптимальностью систематизации, предполагает необходимость указания методов сбора, учета и обработки информации;

· конфиденциальность – строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером;

· целенаправленность – обеспечение потребностей конкретных управленцев;

· своевременность предоставления – способность повлиять на принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному сроку;

· четкость формулировок – информация не должна допускать возможности ее двоякого истолкования, правильно переведена на иностранные языки;

· доступность и понятность информации – представление информации в ясной для понимания форме. Для ясного понимания информации необходимо, чтобы формы ее представления отражали существо вопросов;

· сжатость – без излишней детализации;

· сопоставимость – возможность сравнения показателей с данными по другим организациям, регионам, государствам, требует применения определенных стандартов в предоставлении информации;

· надежность хранения – защита от несанкционированного доступа;

· экономическая эффективность информационного процесса – соотношение прибыли от информации и затрат на ее получение, хранение, обработку и выдачу должно обеспечивать экономическую целесообразность осуществления этих процессов.