Этапы обмена информацией

 

Неотъемлемым элементом любой организации является информационная система, состоящая из совокупности субъектов, осуществляющих прием, передачу, обработку, преобразование, хранение информации, а также процедур, каналов, посредством которых те связаны между собой.

По типу производимых изменений информацию можно разделять на:

• сообщения информирующего характера;

• сообщения инструктирующего характера;

• сообщения мотивирующего характера.

Такая информационная система, создаваемая одновременно с организацией и с учетом ее специфики, должна:

обеспечивать своевременность поступления данных о происходящем в ней и за ее пределами (мониторинг); формирование базы данных;

позволить контролировать их объективность и достоверность;

облегчать обмен сведениями, минимизировать их потери, искажения и неточности;

осуществлять отбор, анализ, сопоставление нужных для принятия решения данных из разных источников;

быть удобной для использования.

Информационные системы могут:

• не влиять на положение организации ни сегодня, ни в будущем;

• влиять сегодня, но не влиять в будущем;

• не влиять сегодня, но влиять в будущем;

• влиять сегодня и в будущем.

Элементом информационной системы является специальный блок, осуществляющий защиту информации от всех видов угроз, создающих помехи управлению. Такой блок, затраты на создание которого должны быть меньше стоимости теряемой информации, включает правовые, технические и организационные элементы.

Надежные информационные системы позволяют ограничить объем первичных сведений, повысить коэффициент их использования, избежать информационных перегрузок и обеспечить соответствия между производством и потреблением информации.

Управление информационной системой предполагает ее планирование, приобретение элементов, модернизацию и использование.

Движение информации от отправителя к получателю в рамках таких систем состоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит ее отбор.

Он бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях.

 

На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п. Подбирается и подходящий способ ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков.

На третьем этапе происходит передача информации.

Если последняя важна, считается, что не стоит ограничиваться одним каналом, а по возможности дублировать этот процесс по нескольким, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может "захлестнуть".

 

На четвертом этапе получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию.

Отправитель же ждет, чтобы тот каким-то образом подтвердил факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установил бы обратную связь.

В идеале это должно происходить без промедления (по возможности, обусловливаться заранее), облекаться в форму, соответствующую ситуации, учитывать возможности восприятия.

Сигналами обратной связи при устной передаче информации бывает уточнение, перифраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку они могут быть достаточно слабыми, за реакцией иногда требуется специально наблюдать.

Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь, различных помех, искажающих смысл. Например, типичными являются ситуации, когда:

• первичная информация не доходит до управляющего субъекта, доходит с опозданием или искажениями;

• информации так много, что субъект с ней не справляется;

• управляющий субъект ее не понимает.

К причинам этого относятся:

1. Предвзятости и стереотипы, которыми могут обладать все, поэтому после обмена информацией необходимо удостовериться в том, насколько она понята.

2. Представление ложных сведений из-за желания показать себя с лучшей стороны, скрыть ошибки, застраховаться от возможных конфликтных ситуаций и неприятностей.

Нежелание сообщить истинную информацию может быть вызвано реакцией на неразумные распоряжения и излишнюю строгость руководства, жесткий контроль с его стороны и чрезмерное вмешательство в работу исполнителей; стремлением тех обезопасить себя; неэффективностью системы проверки и оценки сведении.

 

3. Отсутствие интереса к информации вследствие ее неубедительности, неконкретности и пр.

Поэтому рекомендуется дополнительно делать акцент на возможных выгодах, которые может принести ее использование, и потерях, связанных с игнорированием.

 

4. "Технические неполадки", например неодинаковое понимание символов, с помощью которых информация передается.

Это бывает вызвано различиями в образовании, квалификации, национальных традициях; слабым знанием языка и пр. Например, в отличие от большинства стран в Болгарии отрицательное высказывание сопровождается кивком головы, что часто вызывает различные недоразумения.

5. Физические или психологические моменты: усталость, слабая память, рассеянность или, наоборот, импульсивность, излишняя эмоциональность, нетерпеливость, не позволяющие сосредоточиться.

6. Информационные перегрузки, вызывающие пропуск или невосприятие сигнала, его фильтрацию, ошибочные или упрощенные ответы, их неадекватную реакцию, отключение от его источника.

Это может иметь место при монотонности информации, ее опасности для жизни и благополучия, несоответствии ее реальным потребностям.

 

В результате одному из участников обмена информацией не удается в полном объеме донести ее до другого, а тому - должным образом ее воспринять. Это, в конечном итоге, отражается на качестве управленческих решений.

Поэтому для надежности передачи информации необходимо правильно выбирать коммуникационный канал, спрямлять его (избавляться от лишних посредников) дублировать источники сведений, передавать их с некоторым избытком.

Однако избыточность информации должна быть оптимальной, только чтобы обеспечить правильное ее усвоение, поэтому сразу же необходимо определить минимальную "дозу" повторения, тем более что из-за неравномерности деловой компетентности потребность в нем может быть разной.

Если приходится неоднократно повторять указания в одной и той же ситуации это свидетельствует не только о неспособности или нежелании усваивать информацию, но и о том, что сама она невысокого качества.

 

Информационный обмен облегчают:

краткость, ясность, недвусмысленность сведений;

постоянный контроль над их содержанием, процессами передачи и приема;

использование нескольких видов коммуникационных каналов, дублирование сообщений;

координация процессов обработки информации;

обеспечение соответствия потребностей в данных и возможностей их получения;

унификация основных характеристик информационных процессов, облегчающая и управление ими и позволяющая экономить средства.

Сеть – это структурированная группа, занимающая по своим размерам промежуточное место между индивидом и организацией. В контакт вступают чаще, чем с представителями иных систем.

Сеть – коммуникационный аналог социологического понятия "группа", охватывает ряд индивидов, устойчиво взаимодействующих друг с другом в соответствии с установившимися схемами коммуникаций, связанных между собой упорядоченными потоками сообщений по определенным вопросам, сеть частично объясняет поведение индивида, в том числе на основе эффективного обмена информацией.

Преграды на пути межличностных коммуникаций:

• взаимосвязанные личностные сети обладают малой информационной силой

• неформальные сети коммуникации менее упорядочены и из-за этого менее предсказуемы

• увеличивается число ошибок в процессе коммуникации и снижает удовлетворенность участников выполнением задания.

Структура сети коммуникаций влияет на точность последней, на функционирование группы, на чувство удовлетворенности.

 








Дата добавления: 2017-05-18; просмотров: 3185;


Поиск по сайту:

При помощи поиска вы сможете найти нужную вам информацию.

Поделитесь с друзьями:

Если вам перенёс пользу информационный материал, или помог в учебе – поделитесь этим сайтом с друзьями и знакомыми.
helpiks.org - Хелпикс.Орг - 2014-2024 год. Материал сайта представляется для ознакомительного и учебного использования. | Поддержка
Генерация страницы за: 0.008 сек.