Виды, задачи, формы организации делопроизводства в органах внутренних дел. Субъекты делопроизводства в ОВД и их обязанности

Выделяют следующие виды делопроизводства в ОВД:

А) в зависимости от документов, являющихся объектом делопроизводства;

1. Управленческое делопроизводство регулируется системой законодательных актов и осуществляет операции с управленческой документацией (распорядительной, организационной, справочной). Систематизация документов в дела осуществляется соответствующими службами документационного обеспечения управления (например, канцелярией ОВД), а перечень наименований дел в ОВД утверждается в специальном документе – номенклатуре дел.

2. Специальное делопроизводство регулируется законами, исполнение которых связано с реализацией основной функции ОВД (правоохранительной, правообеспечительной, надзорной и других). Создание и систематизация документов в дела осуществляется по специальным правилам, а заведение дел не связано с управленческим делопроизводством.

Б) в зависимости от секретности сведений, содержащихся в документах.

1. Секретное делопроизводство, то есть документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны и организация работы с документами, содержащими такие сведения. Осуществляется данное направление деятельности в органах внутренних дел по специальным правилам. Так, многие документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной, кадровой деятельности ОВД, оформляются, хранятся, пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства.

2. Несекретное. Многие документы, создаваемые в процессе деятельности ОВД, могут быть несекретными и не требуют соблюдения каких-либо правил при изготовлении, хранении или отправке. Документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдикционной деятельности осуществляется по правилам несекретного делопроизводства.

В органах внутренних дел существуют следующие системы организации и осуществления делопроизводства:

- централизованное. Все делопроизводственные операции в ОВД осуществляются в одном месте (в единой канцелярии).Применяется в небольших и средних по объему переписки органах МВД России.

- Децентрализованное. Все делопроизводственные операции рассредоточены по отдельным канцеляриям структурных подразделений. Применяется в крупных и территориально разбросанных ОВД.

- Смешанная. Часть делопроизводственных операций централизована ( приема, отправка, размножение документов), а другая часть осуществляется структурными подразделениями. Применяется в ОВД со сложной структурой и большим объемом документооборота.

Для делопроизводства, как и для любого направления деятельности ОВД, выделяются задачи, которые необходимо решить:

- Обеспечение приема, учета и отправки документации.

- Обеспечение контроля за своевременным и правильным оформлением документов в ОВД, то есть контроль над сроками исполнения документов.

- Систематизация и хранение документов, находящихся в делопроизводстве. Хранение должно производиться в делах, внутри которых документы располагаются в определенном порядке – систематизировано в соответствии с описью.

- Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.

- Обеспечение быстрого нахождения необходимой для реализации функций ОВД информации в текущих делах и архиве.

- Правильное и быстрое отражение в документах работы ОВД, его структурных подразделений и сотрудников.

- Экономия затрат времени и сил сотрудниками ОВД на составление, изготовление и поиск документов.

Субъектами делопроизводства в органах внутренних дел являются:

1. Руководители органов внутренних дел.

2. Специальные подразделения делопроизводства и режима.

3. Инспекторский (личный) состав органов внутренних дел.

Руководитель органа внутренних дел несет персональную ответственность за организацию делопроизводства в ОВД и имеет следующие обязанности в этой сфере:

- обеспечение необходимых условий для сотрудников, ведущих делопроизводство;

- осуществление контроля за ведением делопроизводства, утверждение номенклатуры дел;

- принятие мер, исключающих утрату документов, разглашение государственной и служебной тайны;

- рассмотрение корреспонденции, определение исполнителей, сроков и порядка исполнения.

Специальные подразделения делопроизводства и режима, их структура и штатная численность, зависят от уровня ОВД, объема документооборота.

Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел, подчиненным непосредственно руководителю органа внутренних дел.

Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников разрабатываются на основе Инструкции, статусных документов органа внутренних дел и утверждаются руководителем органа внутренних дел.

Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел осуществляется Департаментом делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций МВД России, управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства; делопроизводства и режима; документационного обеспечения и режима; режима, делопроизводства и кадров; режима и делопроизводства; обеспечения делопроизводства; документального обеспечения; документационного обеспечения; общими отделами, секретариатами и канцеляриями органов внутренних дел.

На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:

- прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов, передача документов на рассмотрение руководителю органа внутренних дел и непосредственно исполнителю, после получения соответствующих указаний (резолюций).

- контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству органа внутренних дел.

- регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

- организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

- ведение секретного делопроизводства и контроль за ним.

- выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.

- информирование руководителя органа внутренних дел об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.

- определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающих объем документооборота.

- координация деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел по вопросам документационного обеспечения управления.

- контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органа внутренних дел.

Должностные обязанности сотрудников ОВД (личного состава):

- Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.

- Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов.

- Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).

- Передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.

- Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима, под расписку в соответствующих журналах учета.

- Знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащиеся в документах посторонним лицам только с разрешения соответствующего руководителя органа внутренних дел.

- Немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.

- При увольнении со службы или работы, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима.

В соответствии с функциональными обязанностями на некоторых сотрудников ОВД возложено выполнение других обязанностей, связанных с делопроизводством.

Например, сотрудники дежурных частей обязаны в выходные и праздничные дни входящую корреспонденцию, сотрудники УР и БЭП обязаны лично готовить к отправке некоторые секретные документы.

Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.

При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю соответствующего структурного подразделения, который обязан принять исчерпывающие меры к поиску документов, и руководителю подразделения делопроизводства и режима.

Передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел или его заместителей по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

С учетом развития компьютерных технологий возникает необходимость их внедрения в процесс делопроизводства в целях создания документов с помощью компьютерной техники, передачи документа на расстояние и с этой целью создание средств передачи информации: электронной почты, факсов, регистрация и контроль за исполнением документов с помощью специальных компьютерных программ, а также сохранение и быстрый поиск информации с помощью создания электронного архива.