Оформление приказов по основной деятельности

Приказ – широко применяемый в управлении правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности как текущих (оперативных), так и перспективных задач.

Приказы подразделяются на две группы: приказы по основной (производственной) деятельности и приказы по личному составу (персоналу) организации.

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном, заранее заготовленном бланке, - бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ.

Текст приказа обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются его цели и задачи.

Возможен вариант приказа без констатирующей части в том случае, если поручаемые действия не требуют особого пояснения и являются очевидными.

Распорядительная часть документа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Так как приказ предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которым вменяется контроль за исполнением приказа (рис. 2, 3).

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Часто ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае в практике документирования делается выписка из него. По составу реквизитов и оформления выписка не отличается от самого приказа. В выписке лишь следует уточнить название документа: вместо ПРИКАЗ - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА, вместо полного текста приказа печатается та его часть (пункт, подпункт), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

Выписка из приказа может быть напечатана на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом (рис.3).

Выписка заверяется секретарем-референтом (секретарем) и выдается ответственному исполнителю под расписку.