Документ и его функция

Исходные понятия делопроизводства

Документ и его функция

Управленческая деятельность любой организации базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98%), используемой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ». Документ –это зафиксированная на материальном носителе информация для передачи её во времени и пространстве с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Основным материальным носителем деловой информации в настоящее время является бумага.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Их число определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для одних документов число и состав реквизитов строго ограничено, для других – установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Документ в управлении выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактор, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, обеспечивают её сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

Официальные документы –это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы

Документ выполняет следующие функции: информационную, организационную, коммуникативную, юридическую, воспитательную.

Важнейшей среди названных функций является информационнаяфункция, т.к. в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией, поскольку с помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.

Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативнаяфункция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений.

Документ выполняет воспитательную функцию, дисциплинируя исполнителя и требуя от него повышенного уровня образовательной подготовки. А хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации в глазах деловых партнеров.

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать её юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) - доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила документа чрезвычайно важна, т.к. означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от неё.

Юридическая сила документа –это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

- соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

- издавать документы только в пределах своей компетенции;

- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов: распорядительная деятельность – изданием различных распорядительных документов, планирование – посредством подготовки различных планов, учет – в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль – путем сбора сведений с целью проверки соответствия наблюдаемого объекта необходимому состоянию и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

- регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

- распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

- накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

- передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Все формы управленческой деятельности отражаются в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Деятельность учреждений оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, единых требований к их оформлению, используемых в определенной сфере человеческой деятельности.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, т.к., зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распоряди-тельной документации– письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распоряди-тельной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, используемые при документировании соответствующих видов деятельности и отражающие их специфику (системы документации по здравоохранению, образованию, нотариальные, судебные). Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой – в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.