Этапы проведения инвентаризации

В соответствии с этими правилами, инвентаризацию можно условно разделить на ряд этапов.

1 этап – подготовительный.

Порядок проведения инвентаризаций в организации предполагает создание постоянно действующих инвентаризационных комиссий в составе:

- руководителя предприятия или его заместителя (председате­ля комиссии);

- главного бухгалтера;

- начальников структурных подразделений (служб);

- представителей общественности.

Для непосредственного проведения инвентаризации имущества со­здаются рабочие комиссии в составе:

- представителя руководителя предприятия, назначившего ин­вентаризацию (председатель комиссии);

- специалистов (экономиста, работника бухгалтерской службы, инженера, технолога, товароведа, кладовщика и др.).

Персональный состав постоянно действующих инвентаризаци­онных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий и ко­миссий, осуществляющих проверки и выборочные инвентариза­ции, утверждается приказом руководителя предприятия (орга­низации). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при про­ведении инвентаризации служит основанием для признания ре­зультатов инвентаризации недействительными.

Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих ин­вентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям – контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки нача­ла и окончания работы по проведению инвентаризации. К ее нача­лу должна быть закончена обработка приходных и расходных пер­вичных документов, сделаны все записи в аналитическом, синте­тическом учете и выведены остатки, все ценности должны быть разложены по названиям, сортам, размерам и т.д. Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризаци­онную опись.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные цен­ности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвен­таризационной комиссии, а в остальных случаях – заблаговре­менно.

Складские операции в период инвентаризации не производятся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку складского учета ма­териалов и сданы в бухгалтерию организации.

После всех необходимых подготовительных мероприятий производится вещественная и документальная проверка имущества и источников его формирования.

2 этап – Определение фактического наличия ценностей.

При инвентаризации фактическое наличие имущества опреде­ляют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмеране­посредственно в местах хранения (закрепления) имущества. Проверка фактических остатков производится при обязатель­ном участии материально ответственных лиц (кассиров, заве­дующих, кладовых, секций, торговых предприя­тий и т. п.).

Обязанность руководителя – создать все условия, необходимые для точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки. Для этого он обеспечивает инвентаризационную комиссию рабочей силой для перемещения и взвешивания грузов, технически исправным весовым оборудованием, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Инвентаризация проводится по каждому материально ответствен­ному лицу и месту хранения (складу), обязательно в присутствии материально ответственного лица. Все данные заносятся в инвентаризационные описи.

Материально ответственное лицо дает расписку, что все ценнос­ти, отмеченные в описи, приняты им на ответственное хранение и никаких претензий к комиссии у него нет. По окончании ин­вентаризации оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета.

3 этап – составление сличительных ведомостей.

На данном этапе инвентаризации сопоставляется фактическое наличие имущества и источников его формирования с данными бухгалтерского учета. Выявленные расхождения фиксируются в сличительных ведомостях.

В ней указывают фактическое наличие средств по данным ин­вентаризации (количество и сумма), наличие средств по дан­ным учета и результаты сравнения - излишек или недостача. В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки и недостачи, а остальные по­казывают в ведомости общей суммой.

После этого, инвентаризационная комиссия составляет протокол, в котором руководителю организации делаются предложения об урегулировании инвентаризационных разниц.

4 этап – регулирование инвентаризационных разниц.

Ознакомившись с выводами и предложениями инвентаризационной комиссии, руководитель организации издает приказ, в котором утверждается предложенный инвентаризационной комиссией порядок урегулирования инвентаризационных разниц.

Приказ руководителя организации наряду с инвентаризационными описями, актами инвентаризации и сличительными ведомостями служит основанием для внесения в регистры учета соответствующих бухгалтерских записей.

Материалы инвентаризационной комиссии по завершении инвентаризации передаются в бухгалтерию организации, где подлежат хранению в специальной папке не менее пяти лет.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического на­личия имущества с данными бухгалтерского учета регулируют в соответствии с Законом о бухгалтерском учете следующем порядке.