Понятие и виды инвентаризации

Актуальной проблемой социально-экономического развития нашего общества на современном этапе является обеспечение сохранности хозяйственных ресурсов, их рационального и экономического использования, предотвращение непроизводственных расходов сырьевых, топливных и других материальных ценностей. А одним из наиболее важных средств контроля за сохранностью хозяйственных средств является инвентаризация, в процессе которой проверяется сохранность ценностей и сличивается фактическое их наличие с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация обеспечивает достоверность данных бухгалтерского учета, позволяет реальность всех статей бухгалтерского баланса и отчетности предприятия. Вот почему предприятия организационно-правовых форм и видов деятельности обязаны в соответствии с “Законом о бухгалтерском учете и отчетности” проводить сплошную инвентаризацию материальных ресурсов перед составлением годового отчета.

Документы всех хозяйственных операций не могут обеспечить пол­ного отражения всей хозяйственной деятельности предприятия. Су­ществуют процессы, которые не поддаются повседневному доку­ментированию.

Инвентаризация - метод бухгалтерского учета, позволяющий обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета об имуще­стве и обязательствах их фактическому состоянию.

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств, утвер­жденными Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 № 49.

Пред­приятия (организации) обязаны проводить инвентаризацию основ­ных средств, капитальных вложений, незавершенного капиталь­ного строительства, капитального ремонта, незавершенного про­изводства, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и других статей бухгалтерского баланса.

Основными задачами инвентаризации являются:

- выявление фактического наличия основных средств, товарно-ма­териальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре;

- контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

- выявление товарно-материальных ценностей, частично потеряв­ших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т.п.;

- выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

- проверка соблюдения правил и условий хранения материаль­ных ценностей и денежных средств, а также правил содержа­ния иэксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

- проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-ма­териальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на рас­четном счете, на валютном счете, других счетах, денежных
средств в пути, незавершенного производства, расходов буду­щих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, де­биторской задолженности (расчетов с покупателями, по вексе­лям полученным и др.), кредиторской задолженности (постав­щикам материалов, банкам, по векселям выданным, по налогам финансовым органам и др.) и других статей баланса.

Количество инвентаризаций в отчетном году, порядок и сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются самим предприятием, кроме слу­чаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

- при реорганизации предприятия, т.е. когда предприятие меняет собственников, либо меняет организационно-правовую форму, либо ликвидируется, либо происходит слияние этого предприя­тия с другим;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 ок­тября отчетного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств может прово­диться один раз в два-три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет;

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а так­же порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычай­ных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

К сожалению, эти требования часто не выполняются, в результате чего после увольнения материально ответственных лиц нередко вскрываются значительные суммы недостач материальных и денежных средств, иски на взыскание которых впоследствии к виновным не предъявляются, и списываются эти суммы в конце года в большинстве случаев на финансовые результаты, что делать категорически запрещено.

Выборочные инвентаризации и контрольные проверки в течение года дисциплинируют работников предприятия, позволяют своевременно вскрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения, содействуют сохранности имущества предприятия. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль за своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотребления и фактов хищения имущества сводится к минимуму.

В деле обеспечения сохранности материальных ценностей и денежных средств важное значение имеют подбор, расстановка и воспитание работников, занимающих должности, связанных с материальной ответственностью.

В целях усиления ответственности лиц за сохранность вверенных им материальных ценностей и денежных средств администрация предприятия заключает письменные договоры о полной ответственности с работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Назначение, увольнение, перевод и перемещение работников, с которыми заключается или заключены письменные договоры о полной материальной ответственности, производятся по согласованию с главным бухгалтером (лицом, его заменяющим).

Все проводимые в организациях инвентаризации делятся по ряду признаков:

1. По охвату имущества:

- полные;

- частичные.

Полнаяинвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчетапо состоянию на первое января или на дату, близкую к концу отчетного года.

Частичнаяинвентаризация охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Она должна проводится систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно скрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль за своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотреблений и фактов хищений сводится к минимуму.

2. По назначению:

- плановые;

- внезапные.

Плановые инвентаризации осуществляются в соответствии с ус­тановленным графиком (перед составлением годового отчета), а внеплановые (внезапные) - по мере необходимости (смена мате­риально-ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, тре­бования аудитора и др.).

Внезапные инвентаризации проводят по распоряжению руково­дителя, вышестоящих органов и по требованию органов дознания судебных органов, прокуратуры. Также может быть проведена по­вторная инвентаризация в случае сомнений в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

3. По методу проведения:

- выборочные;

- сплошные.

Сплошнаяинвентаризация охватывает проверку всего без исключения наличного имущества, предъявленного конкретным материальным лицом.

Выборочная -это инвентаризация, при которой проверяются только нескорые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица.

Кроме того, можно выделить виды инвентаризаций:

Необходимая- проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже.

Повторнаяпроводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве инвентаризации, но и в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

Контрольно-перепроверочнаяпроводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей.

По частоте или периодичности проведения различают ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовыеинвентаризации.

Так, например, ежесменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции осуществляют в ряде производств при передаче смен материально ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

Не реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

Следует также выделить и рассмотреть текущие и перманентные инвентаризации. Текущие (постояные)инвентаризации проводятся для выявления фактического расходования сырья и материалов в производстве, проверки полноты поступающих партий материальных ценностей, соответствия действующих норм расхода сырья и материалов на производство отдельных видов продукции их фактическому расходу.

Перманентная (непрерывная)инвентаризация состоит в том, что постоянно действующая инвентаризационная комиссия подвергает проверке в натуре отдельные виды материальных ценностей в то время когда их остаток является минимальным. Такая организация инвентаризации существенно снижает трудоемкость ее проведения и позволяет более оперативно выявлять естественную убыль и потери отдельных видов материальных ценностей. Ведь нередко в практике возникают такие ситуации, когда в натуре материальных ценностей уже нет, а по учету значится их остаток, представляющий собой естественную убыль или недостачу этих ценностей. В условиях бухгалтерского учета на ЭВМ организация перманентной инвентаризации позволяет повысить точность учетно-экономической информации.