Понятие и сущность потребности в персонале

Суть определения потребности в кадрах состоит в установлении количественного и качественного состава персонала, соответствующих выбранной стратегии развития организации и необходимого для выполнения задач, поставленных перед организацией и ее персоналом в частности. Она является необходимым опосредующим зве­ном на пути к достижению целей организации, реализуемой в экономических и социальных ожиданиях работников. Это требование соблюдается, если: имеются в наличии соответствующие квалификации работников рабочие места и персоналу обеспечено долговременное существование организации. Пока цели работников совпадают с целями работода­теля существует потребность в постоянном кад­ровом потенциале организации, без которого не возможно достижение экономических целей. Определение потребности осуществляется исходя из количества и качественных характеристик рабочих мест, продолжи­тельности достижения целей организации и в зависимости от места и времени их использования.

Из сказанного следует различать количественную и качественную потребность. Количественная потребность в кадрах , подразумевает количество человек в соответ­ствии с их специальностью, возрастом и полом, необходимыми для выполнения пос­тавленных задач. Качественная потребность это состав персонала по категориям, профессиям, специальностям, уровню квалификационных требований . Когда рассматривается квалификация и личные характеристики кадров, речь идет об определении качественной потребности в кадрах. Главное на этом этапе - определить требования, которые обусловлены рабочими мес­тами. Расчет количественной и качественной потребности в кадрах на практике происходит совместно и осуществляться может только одновременно. Информация о потребности в кадрах тесно связана с данными о времени и продолжительностью потребности в них. Временной аспект является критерием, позволяющим определить потребность в кадрах. Необходимость привлечения и обучения кадров требует проведения расчетов с учетом времени. Потребность в кадрах устанавливается на определенное время или к определённому сроку. Количественная потребность определяется на основе:

-учета времени, необходимого для выполнении работ;

-расчета численности персонала на основе трудоемкости рабочего процесса, по рабочим местам и нормативам численности;

-использования статистических методов (позволяют увязать потребность в персонале с объемами производства и трудоемкостью работ) и экспертных оценок (выполняемых соответствующим руководителем или консультантом).

Качественные потребности рассчитывают исходя из:

-профессионально – квалификационного деления работ (зафиксированных в производственно – технической документации рабочего процесса);

-требований к отделам, должностям и рабочим местам, зафиксированных в должностных инструкциях и описаниях рабочих мест;

-штатного расписания подразделений организации;

--документации, определяющей организационные процессы и профессионально – квалификационного состава персонала.

Расчет качественного состава по профессиям, специальностям и т.п. производится совместно с количественной потребностью. Общая потребность в персонале находится суммированием количественной потребности по отдельным качественным критериям. В настоящее время во многих организациях занимаются оптимизацией численности персонала особенно руководителей и специалистов. Наиболее эффективно это происходи с использованием программно - целевого подхода - стратегическая цель делится на подцели (строится дерево целей), которые реализуются определенными должностными лицами. Приоритет цели определяет важность того или иного должностного лица на данном этапе деятельности, содержание и последовательность реализуемых им функций. При «наложении» такого дерева целей на реальную организационную структуру отчетливо проявляются структурные компоненты не имеющие отношения к цели организации.

Определение количественной и качественной потребности в персонале осуществляется в процессе кадрового планирования, осуществляемого на основе разработанной кадровой политики. На наш взгляд следует выделять стратегическое планирование деятельности по управлению персоналом организации, выполняемое на макро- и микроуровне. На макроуровне стратегический план (стратегия) реализуется управленцами стратегического уровня, а на микроуровне организуется повседневная кадровая работа по выполнению нормы (плана, проекта, программы и т.п.) высшего уровня управленческой иерархии.

Время планирования зависит от стратегии развития общества, положения на рынке рабочей силы, времени ее найма и адаптации к полной готовности к использованию, требуемой квалификации персонала сегодня и в перспективе. Кадровое планирование будет рассмотрено далее, а в данной главе будут изложены определение количественных и качественных потребностей в персонале.

В ФРГ составляется детализированного перечня рабочих мест на следующий плановый период — составляется кадровый бюджет, учитывающий изме­нения подразделений всего предприятия (Рис 3.1)[8]. Кадровый бюджет содержит данные о тарифных и внетарифных разрядах, обозначение видов деятельности, наличный состав кадров, пла­нируемый штатный состав к намеченному времени и потребное количес­тво рабочих мест в определенные временные периоды. Определение среднесрочной и долгосрочной потребности в кадрах ставит задачу корректировки плана. Кадровый бюджет не должен быть чем-то застывшим. Его периодически (каждые 6—12 месяцев) необходимо корректировать в соответствии с изменяющейся обстановкой.

Рис 2.1 Структура кадрового бюджета

Локализованные данные о потребности в рабочей силе содержат указание на место работы либо на рабочее место, на котором работнику предстоит трудится.

Потребность в кадрах определяется в соответствии с плановым штатным составом. Сравнение планового штатного состава с имеющимися наличными кадрами выявляет удовлетворение потребности или недостаток и излишек кадров.

При превышении потребности в рабочей силе по качественным, количественным, временным или локальным показателям, принимаются корректирующие меры, выраженные в высвобождении персонала. При недостаче кадров производится набор из внутренних или внешних источников. Если фиксируется недо­статок в квалифицированных кадрах, то принимаются меры по их обучению и развитию. Считается целесообразно прежде всего определить потребность в кадрах на данный момент и далее, рассчитывать потребность в них на будущее. Выявление потребности в персонале можно разбить на два варианта определения потребности[8]: на данное время; на будущее.

При этом необходимо различать определения потребности в кадрах и исследования соста­ва кадров. Это исследование охватывает учет и детализованную целенаправлен­ную оценку наличного кадрового состава в связи с ожидаемыми в будущем качественными, количественными параметрами персонала, что создает информационную основу работы с кадрами. Можно выделить следующие основные функции исследовательской деятельности:

Функция диагностики преследует оценку состояния наличного персонала, работы с персоналом и кадровой ситуации в соответствии с целью предпринимае­мого анализа кадрового состава.

Рис. 3.2 Потребность в кадрах в зависимости от объема работ

Функция проектирования, направленная на разработку вариантов проектов кадровой деятельности (кадровой политики).

Функция прогнозирования связанная с предвидением изменения структуры и динамики кадровой работы на основе анализа прошлого и настоящего. Она исходит из целей развития предприятия , объединения, отрасли, которых необходимо достичь на определенном перспективном зтапе [9].

Функция принятия и реализации кадровых решений – выбор варианта деятельности персонала управления по организации кадровой политики в области подготовки кадров.

При анализе личного состава необходимо на основе информации, поступающей по каналам обратной связи, оценивать факторы ограничивающие и способствующие достижению вершин личностного и профессионального развития. Качественное и количественное определение потребности в кадрах созда­ет основу для оптимизации затрат, планирования издержек во времени и пространстве (может возникнуть необходимость сокращения потребного состава).

Итак исходным пунктом для определения будущей потребности в кадрах явля­ется выяснение необходимого кадрового состава в настоящее время. Уяснение потребности в кадрах на данный момент осуществляется с целью выяснения необходимого кадрового состава в действую­щем штатном расписании. Это, как правило, информация о реаль­ных работниках. Здесь могут быть такие данные:

- возраст, национальность, образование, религия;

- время найма или назначения на данную должность;

- планируемое увольнение в связи с достижением определенного возраста;

- намечаемые перемещения или повышения по службе;

- краткая характеристика личностных и профессиональных качеств;

- должностной оклад и используемая система льгот;

- уровень профессионализма и компетенции.

Закладываются и другие данные необходимые для целей планирования. Плановое количество кадров складывается из потребного количества ра­ботников и резерва (без находящихся в отпус­ках, болеющих и т.д). Резервная потребность учи­тывает неизбежные потери, исчисляемые с помощью средней квоты временно отсутствующих по отношению к потребному ко­личеству задействованных кадров.

Плановая, потенциаль­ная потребность в кадрах таким образом учиты­вается в штатном расписании, которое, в свою очередь, руководствуется организационным планом. Если организационный план показывает структуру отделов и их иерар­хическое подчинение, то штатное расписание - разделенное по отделам и числу мест, их обозначение, зарплату персонала на данном рабочем месте. Под рабочим местом подразумевается сфера деятельности, место приложения труда работника, оснащенное соответствующим оборудова­нием, средствами оргтехники, вычисли­тельной техники и др. принадлежностя­ми, необходимыми для наиболее эффек­тивного выполнения возложенных на него обязанностей. Штатное расписа­ние — это утвержденный план того, что должно быть. Недокомплект кадров представляет чистую потребность в кадрах, подразделяемую на потребности восполнения персонала и дополнительные, связанные с расширением производства.

Восполнение возникает при разнице между притоком и оттоком кадров за плановый период плюс потребность в покрытии отставания (недобор) за предыдущий период. Потребность восполнения равна штатному составу на данный момент минус фактический состав на данный момент. Она возникает в результате утечки кадров в связи с уходом на пенсию, призывом в армию, смертью, инвалид­ностью, увольнением, повышением по службе, перемещением кадров. Новая потребность в кадрах определяется разницей штатного состава на данные моменты времени, возникающая в результате расширения функциональных областей, изменений в организационной структуре. Если реальное штатное количество кадров ока­зывается больше числа, предусмотренного по штатному плану, возникает потребность в высвобождении кадров.

Планирование количественной потребности в кадрах