Организация личного труда

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, руководитель должен правильно планировать и организовывать свой труд. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Поток хаотических операций и дел в более или менее стройную систему превращают следующие составляющие:

Планирование. Это основа любой производственной деятельности. Оно включает в себя: исследования, анализ результатов, тестирование, сопоставление, консультации, разработка самого плана и доведение его до исполнителей.
Реализация планов. Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкретные задачи разбиваются на две категории. Первая это задачи индивидуального уровня, решение которых связано с личной свободой руководителя. Вторая – это задачи, выполнение которых сопряжено с рядом операций и привлечением других людей. Их решение дает важный общий конечный результат с их нарастающей сложностью. В любом случае задачи в каждой из категорий так или иначе переплетаются друг с другом и взаимосвязаны с планированием.
Мониторинг и контроль. Любая работа должна проверяться как в отношении исполнительности, так и с точки зрения получения оптимальных результатов. Проверка может быть самой простой или очень сложной, сопряженной со множеством дополнительных операций.
Взаимодействие с другими людьми. На коммуникации руководители тратят от 50% до 90% времени.

Общий практический опыт свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на использование и, в конечном счете, к экономии времени в целом.

Руководитель обязан уметь анализировать свое рабочее время, составлять план личной работы, при этом необходимо учитывать все выполняемые им работы, уметь расположить их в порядке важности.

Планируя, мы отвечаем на вопросы:

· Чего я достиг? (оценка ситуации)

· Чего я хочу достичь? (целеполагание)

· Как я этого добьюсь? (планирование)

Чтобы избежать излишних затрат времени, можно составлять ежедневный временной план, который может отслеживать, на что вы тратите свое время. Проанализировав временной план, вы сможете определить те дела, на которые можно потратить меньшее количество времени, и те, заниматься которыми просто не стоит. Лучше составлять временной план на весь день, а не только на рабочее время. Составив такой список, вы начнете пересматривать и по новому планировать очередность дел.

Нерационально спланированный рабочий день имеет следующие признаки:

Неизвестно, на что расходуется время;
Неизвестно, сколько времени требуется для выполнения тех или иных дел;
Неизвестно, какие факторы мотивируют или ограничивают работоспособность.

Если руководитель намерен всерьез подойти к планированию личной работы, то целесообразно придерживаться системы, которая выполняется в следующей последовательности:

Анализ бюджета времени;
Определение содержания планируемых дел;
Определение времени, необходимого для выполнения этих дел;
Сопоставление необходимых затрат времени на планируемые дела с вашим личным бюджетом времени и своими личными возможностями;
Составление списка основных дел на год;
Составление тематического списка дел на месяц;
Составление плана действий на неделю;
Запись текущих дел и составление рабочих планов на день.

По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения «план-факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на последующий период.

Заблаговременно составленные планы работы руководителя дисциплинируют его труд и исключают невыполнение важных мероприятий. Без плана рабочий день руководителя обычно заполняется текущими делами и не остается времени на выполнение перспективных вопросов, повышение квалификации, реализацию духовных интересов и отдых.

Практический прием, который можно рекомендовать, - это деление каждой планируемой работы на элементы: чем детальнее это будет сделано, тем легче себе представить затраты времени на ее выполнение.

После того, как определен бюджет времени и уточнены его затраты на планируемые дела, необходимо сопоставить эти данные. Прежде всего, оценивается их суммарное взаимосоотношение. Оно сразу может выявить несоответствие между объемом планируемых дел и реальными возможностями их выполнения. Ясно, что если они не совпадают, то нужно пересмотреть перечень планируемых дел. Если же они соответствуют друг другу, то такое сопоставление для проверки можно продолжить и узнать, насколько реально выделено время для их выполнения в те или иные временные периоды. В конечном итоге получаем уточненный перечень планируемых дел и ряд практических соображений по поводу последовательности их выполнения.

Реальный рабочий план на день состоит из определенных временных блоков, заполненных А делами, исполнению которых не может помешать ничто и никто. То, что не предусмотрено или незапланировано, но все – таки неизбежно наваливается на руководителя, следует помещать в те временные блоки, в которых запланировано выполнение Б и В дел. Тогда уже эти Б и В дела можно не выполнять.

Никому не позволяйте прервать А занятие. Если руководитель добился успеха, и притом большого, его никто не станет спрашивать, почему он не выполнил те или иные Б и В дела. Его будут уважать, ценить, и не захотят потерять.

Если распорядок дня в основном свободен от различных неожиданностей, руководитель спокойно может выделить 6 часов на выполнение той или иной работы. Если неожиданности не исключены, но и даже возможны, следует ограничиться 3-4 часами.

Хорошо зарекомендовал себя следующий метод: планировать время таким образом, чтобы в каждый час 15 минут оставалось свободными, которые можно было бы использовать для подготовки к тем или иным делам, телефонных звонков, визирования документов, непредусмотренных работ или отдыха.

Для составления ежедневного плана с использованием метода «Альпы» требуется в среднем не более 10 минут. Метод включает пять стадий:

Составление заданий;
Оценка длительности акций;
Резервирование времени;
Принятие решений по приоритетам и перепоручению.
Контроль (учет несделанного).

Приведем основные доводы в пользу этого метода:

Лучший настрой на предстоящий рабочий день;
Четкое представление о задачах дня;
Преодоление забывчивости;
Концентрация на наиболее существенном;
Уменьшение объема бумажной работы;
Достижение целей дня;
Выделение более важных и менее важных дел;
Принятие решений об установке приоритетов и о перепоручении;
Сокращение помех и нежелательных перерывов
Уменьшение стрессов и нервного напряжения;
Ощущение успеха в конце рабочего дня.
Повышение удовлетворенности и мотивации;
рост личных результатов;
выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

Можно еще более рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов использовать другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Например, для пометки тех или иных действий, можно применять следующие символы:

Срочно

! Важно

? выяснить

+ Приоритет категории А

· задача выполнена

О перенос на более поздний срок

Х Невыполнимое или само собой разрешившееся дело

Дата добавления: 2015-11-28; просмотров: 2482;